Datenschutzerklärung für Praxen

Hinweis zur Zielgruppe dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung richtet sich ausschließlich an Praxen (also Unternehmen sowie deren Inhaber:innen & Mitarbeitende), die die Softwarelösungen der tinana GmbH nutzen oder nutzen möchten.

Wenn Sie Patient:in sind & erfahren möchten, wie mit Ihren personenbezogenen Daten umgegangen wird, wenden Sie sich bitte an Ihre behandelnde Praxis. Diese ist datenschutzrechtlich verantwortlich für die Datenverarbeitung in der tinana-Software.

Verantwortlicher & Ansprechpartner

tinana GmbH
Im Teelbruch 118
45219 Essen, Deutschland

Tel: +49 (2054) 8003100
E-Mail: datenschutz@tinana.de

Externer Datenschutzbeauftragter:

Consularis GmbH
Markus Sobau
Panoramastr. 119
70839 Gerlingen

Tel: +49 621/8455980
E-Mail: support@consularis.de

Teil A – Allgemeine Informationen

Transparenzgebot

Gemäß Art. 13 & 14 DSGVO sind wir verpflichtet, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten umfassend zu informieren. Wir kommen dieser Pflicht nach, indem wir Ihnen diese Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen & sie regelmäßig aktualisieren.

Zwecke & Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bereitstellung, Wartung, Absicherung & Verbesserung unserer Softwarelösungen. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage:

• von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) &
• bei sensiblen Gesundheitsdaten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Wir nutzen die angegebenen Kontaktdaten auch, um Ihnen per E-Mail Produktinformationen, Updates oder Angebote zuzusenden. Soweit Sie bereits Kunde sind und wir Ihnen Informationen zu ähnlichen Produkten zusenden, stützen wir uns auf § 7 Abs. 3 UWG. Im Übrigen erfolgt der Versand nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können dieser Nutzung jederzeit widersprechen.

Widerruf von Einwilligungen

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Ihren Widerruf können Sie per E-Mail an datenschutz@tinana.de richten.

Kategorien der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Bestandsdaten (z. B. Namen, Adressen)
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail, Telefonnummern)
• Inhaltsdaten (z. B. Texteingaben, Fotografien, Videos)
• Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie)
• Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Zahlungshistorie)
• Nutzungsdaten (z. B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten)
• Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. Geräte-Informationen, IP-Adressen)

Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Leistungserbringung an folgende Kategorien von Empfängern weitergegeben, sofern dies erforderlich ist:

• Hosting-Dienstleister (Hetzner Online GmbH) für den Betrieb der Server-Infrastruktur
• Zahlungsdienstleister für die Abwicklung von Zahlungen
• Webanalyse- & Werbedienstleister (Google, Meta, LinkedIn) – nur bei erteilter Einwilligung
• TI-Drittanbieter im Rahmen des TI-Anschluss-Reseller-Modells
• Externer Datenschutzbeauftragter (Consularis GmbH)

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet & gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Darüber hinaus gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen:

• Handels- & steuerrechtliche Aufbewahrung: 6 bis 10 Jahre (gem. § 257 HGB, § 147 AO)
• Vertragsunterlagen: bis zu 3 Jahre nach Vertragsende (Verjährungsfrist gem. § 195 BGB)
• Probeaccounts: Löschung spätestens 90 Tage nach Ablauf, sofern kein Vertrag zustande kommt

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten routinemäßig gelöscht oder gesperrt.

Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Teil B – Produktbezogene Verarbeitung

Praxissoftware (SaaS)

Verarbeitete Datenarten:

• Stammdaten der Praxis (Name, Adresse, Kontakt)
• Benutzerkonten (Name, E-Mail, Logindaten)
• Abrechnungs- & Zahlungsdaten
• Nutzungs- & Systemdaten (z. B. Logins, IP-Adresse)
• ggf. Patient:innendaten (durch die Praxis eingegeben)

Zweck der Verarbeitung:

• Bereitstellung & Betrieb der webbasierten Software
• Verwaltung von Patient:innendaten, Terminen, Dokumentation & Abrechnung
• Abrechnung der Lizenzgebühren
• Support- & Sicherheitsmaßnahmen

Datenschutzrechtliche Rolle:

Die Praxis ist Verantwortliche im Sinne der DSGVO. tinana agiert als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO. Ein AV-Vertrag wird im Rahmen der Registrierung online geschlossen. Eine gesonderte Unterschrift ist nicht erforderlich.

Trainings-App

Verarbeitete Datenarten:

• Stammdaten der Praxis (Name, Adresse, Kontakt)
• Benutzerkonten (Name, E-Mail, Logindaten)
• Name / Pseudonym, E-Mail-Adresse (Patient:innen)
• Trainingspläne, Übungen, Verlauf
• Nutzungsdaten
• Videotherapie-Teilnahmen

Zweck der Verarbeitung:

• Erstellung & Bereitstellung individueller Trainingspläne
• Videotherapie

Datenschutzrechtliche Rolle:

Die Praxis ist auch hier Verantwortliche für Patient:innendaten. tinana agiert als Auftragsverarbeiter & stellt die Infrastruktur bereit.

Videotherapie:

Die Videofunktion erfolgt über verschlüsselte Verbindungen. Es findet keine Aufzeichnung oder Speicherung von Bild-, Ton- oder Textinhalten statt.

TI-Anschluss (Reseller-Modell)

Verarbeitete Datenarten:

• Name & Adresse der Praxis
• Technische Identifikatoren
• Konfigurationsdaten zur Anbindung

Zweck der Verarbeitung:

• Vermittlung & Einrichtung eines TI-Anschlusses über einen Drittanbieter
• Technische Unterstützung beim Setup

Datenschutzrechtliche Rolle:

Der Vertrag kommt direkt zwischen Praxis & Drittanbieter zustande. tinana tritt als Vermittlerin auf & verarbeitet nur die notwendigen Daten zur Weiterleitung & Kommunikation.

Teil C – Website & Tracking

Einsatz von Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden & die Ihr Browser speichert. Sie dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver & sicherer zu machen.

Einige Cookies sind „Session-Cookies“. Solche Cookies werden nach Ende Ihrer Browser-Sitzung von selbst gelöscht. Hingegen bleiben andere Cookies auf Ihrem Endgerät bestehen, bis Sie diese selbst löschen. Solche Cookies helfen uns, Sie bei Rückkehr auf unsere Website wiederzuerkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden & Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Die Einwilligung für nicht technisch notwendige Cookies wird über ein Consent-Management-Tool (Cookie-Banner) eingeholt, das beim ersten Besuch der Website angezeigt wird. Dort können Sie Ihre Einwilligung granular für einzelne Kategorien erteilen oder verweigern. Die erteilten Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen über den entsprechenden Link in der Fußzeile unserer Website aufrufen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für technisch notwendige Cookies; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für alle weiteren Cookies.

Google Analytics

Diese Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen.

Das Google-Analytics-Skript wird erst geladen, nachdem Sie über unseren Cookie-Banner ausdrücklich eingewilligt haben. Vor der Einwilligung werden keine Analyse-Cookies gesetzt & keine Daten an Google übermittelt. Wir verwenden Google Consent Mode v2, um sicherzustellen, dass Google die Einwilligungsentscheidung respektiert.

Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen & dort gespeichert.

Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO gewährleistet ist. Nähere Informationen finden Sie unter https://www.dataprivacyframework.gov.

Die von Google Analytics gesetzten Cookies haben eine maximale Laufzeit von 14 Monaten. Die Nutzerdaten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht.

Sie können die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie Ihre Einwilligung über unseren Cookie-Banner widerrufen (Footer → „Cookie-Einstellungen“) oder das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics installieren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Google Tag Manager

Diese Website verwendet den Google Tag Manager. Durch diesen Dienst können Website-Tags über eine Oberfläche verwaltet werden. Der Google Tag Manager implementiert lediglich Tags. Das bedeutet: Es werden keine Cookies eingesetzt & es werden keine personenbezogenen Daten erfasst.

Der Google Tag Manager löst andere Tags aus, die wiederum ggf. Daten erfassen. Google Tag Manager greift jedoch nicht auf diese Daten zu. Wenn auf Domain- oder Cookie-Ebene eine Deaktivierung vorgenommen wurde, bleibt sie für alle Tracking-Tags bestehen, die mit dem Google Tag Manager implementiert werden.

Google Ads & Conversion Tracking

Wir nutzen Google Ads, um mit Hilfe von Werbemitteln auf externen Webseiten auf unsere Angebote aufmerksam zu machen. Wir können in Relation zu den Daten der Werbekampagnen ermitteln, wie erfolgreich die einzelnen Werbemaßnahmen sind.

Wir verwenden das Google Ads Conversion Tracking. Wenn Sie auf eine von Google geschaltete Anzeige klicken, wird ein Cookie für das Conversion Tracking gesetzt. Diese Cookies verlieren nach 30 Tagen ihre Gültigkeit & dienen nicht der persönlichen Identifizierung. Besuchen Sie bestimmte Seiten unserer Website & das Cookie ist noch nicht abgelaufen, können wir & Google erkennen, dass Sie auf die Anzeige geklickt haben & zu dieser Seite weitergeleitet wurden.

Die mit Hilfe des Conversion-Cookies eingeholten Informationen dienen dazu, Conversion-Statistiken für Ads-Kunden zu erstellen. Sie erhalten jedoch keine Informationen, mit denen sich Nutzer persönlich identifizieren lassen.

Für die Datenübermittlung in die USA gilt auch hier die Zertifizierung von Google LLC unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Auf unserer Website befinden sich Links zu unseren Social-Media-Profilen bei Instagram, LinkedIn & Facebook. Es handelt sich dabei um einfache Hyperlinks (keine Social-Plugins oder eingebetteten Inhalte). Beim Aufruf unserer Website werden keine Daten an diese Dienste übertragen. Erst wenn Sie auf einen Link klicken & die jeweilige externe Plattform besuchen, gelten deren Datenschutzbestimmungen.

Teil D – Newsletter

Inhalt des Newsletters

Wir versenden Newsletter, E-Mails & weitere elektronische Benachrichtigungen mit werblichen Informationen (nachfolgend „Newsletter“) nur mit der Einwilligung der Empfänger oder einer gesetzlichen Erlaubnis. Unser Newsletter enthält Informationen zu unseren Produkten, Angeboten, Aktionen & unserem Unternehmen.

Double-Opt-In & Protokollierung

Die Anmeldung zu unserem Newsletter erfolgt in einem sogenannten Double-Opt-In-Verfahren. Das heißt, Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist notwendig, damit sich niemand mit fremden E-Mail-Adressen anmelden kann. Die Anmeldungen zum Newsletter werden protokolliert, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können.

Kündigung/Widerruf

Sie können den Empfang unseres Newsletters jederzeit kündigen, d. h. Ihre Einwilligungen widerrufen. Einen Link zur Kündigung des Newsletters finden Sie am Ende eines jeden Newsletters. Wir können die ausgetragenen E-Mail-Adressen bis zu drei Jahre auf Grundlage unserer berechtigten Interessen speichern, bevor wir sie löschen, um eine ehemals gegebene Einwilligung nachweisen zu können.

Teil E – Marketing & Referenzen (Foto-, Video- & Zitat-Testimonials)

Zweck der Verarbeitung

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verarbeiten & veröffentlichen wir Foto- & Videoaufnahmen sowie schriftliche Aussagen (Zitate/Testimonials) von Kund:innen, um tinana als Referenz darzustellen & für unsere Produkte & Leistungen zu werben.

Verarbeitete Datenarten

Bild- & Tonaufnahmen (Fotos, Videos inkl. Stimme); schriftliche Aussagen / Zitate; Name, Berufsbezeichnung & Praxis-/Firmenname (soweit von Ihnen freigegeben).

Veröffentlichungskanäle

Die Inhalte können auf unserer Website, in Newslettern, Präsentationen & Vertriebsunterlagen sowie auf unseren Social-Media-Profilen (z. B. Instagram, Facebook, LinkedIn) veröffentlicht werden. Bei einer Veröffentlichung über soziale Netzwerke kann eine Übermittlung Ihrer Daten an die jeweiligen Plattformbetreiber – auch in Länder außerhalb der EU, etwa die USA – erfolgen. Für die dortige Verarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Plattform.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie – bei Bildnissen – § 22 KUG (Recht am eigenen Bild). Die Erteilung der Einwilligung ist freiwillig; aus einer Nichterteilung oder einem Widerruf entstehen Ihnen keine Nachteile für die Geschäftsbeziehung mit uns.

Widerruf

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – formlos per E-Mail an datenschutz@tinana.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Bereits gedrucktes Material oder bereits geteilte Inhalte können unter Umständen nicht vollständig zurückgeholt werden.

Speicherdauer

Die Inhalte werden gespeichert & genutzt, solange der Werbezweck besteht, längstens jedoch bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Anschließend werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Teil F – Bewerbungen & Bewerberdaten

Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerber:innen zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, d. h. zur Beurteilung der Eignung für die ausgeschriebene oder eine andere passende Stelle in unserem Unternehmen sowie zur Kommunikation im Rahmen des Verfahrens.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 26 BDSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit Sie uns freiwillig zusätzliche Daten zur Verfügung stellen.

Kategorien verarbeiteter Daten

• Kontaktdaten (Vor- & Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Berufliche Angaben (aktuelle Position, Arbeitgeber, Berufserfahrung, LinkedIn-Profil)
• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, weitere Dokumente)
• Gehaltsvorstellung & frühester Eintrittstermin

Empfänger & Dienstleister

Ihre Bewerbungsdaten werden ausschließlich von den am Bewerbungsverfahren beteiligten Personen innerhalb der tinana GmbH eingesehen. Darüber hinaus setzen wir folgende Dienstleister ein:

• Hetzner Online GmbH (Hosting & Datenspeicherung, Server in Deutschland)
• Brevo (Sendinblue) (E-Mail-Versand der Bewerbungsbenachrichtigung an unser Recruiting-Team; Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO)

Eine Weitergabe an sonstige Dritte oder in Drittländer findet nicht statt.

Speicherdauer & Löschung

Ihre Bewerbungsdaten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für maximal 6 Monate aufbewahrt, um etwaige Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu wahren. Danach werden sämtliche Daten und Dokumente vollständig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder Sie uns eine Einwilligung zur längeren Speicherung (z. B. für unseren Talentpool) erteilt haben.

Ihre Rechte als Bewerber:in

Ihnen stehen als Bewerber:in die gleichen Betroffenenrechte zu wie in „Ihre Rechte als Praxis“ beschrieben, insbesondere:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (LDI NRW)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@tinana.de.

Teil G – Ergänzende Informationen

Hosting & Infrastruktur

Die Server von tinana befinden sich ausschließlich in Deutschland, betrieben durch:

Hetzner Online GmbH (Primärer Hosting-Partner)

Es erfolgt keine Verarbeitung außerhalb der EU.

Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird.

Wir bedienen uns geeigneter technischer & organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Weitergabe von Daten

Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Lizenzrechte

Sämtliche Inhalte dieser Website (Texte, Bilder, Grafiken, Ton, Animationen & Videos) unterliegen dem Urheberrecht & anderen Gesetzen zum Schutz geistigen Eigentums. Sie dürfen nicht für Handelszwecke oder zur Weitergabe kopiert, verändert oder auf anderen Websites verwendet werden.

Ihre Rechte als Praxis

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Tel: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: https://www.ldi.nrw.de

Kontakt: datenschutz@tinana.de

Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter tinana.de abrufbar.