Allgemeine Einstellungen
Systemweite Konfiguration, Abo-Verwaltung & Datenverarbeitung.
Allgemeine Einstellungen konfigurieren
Unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen konfiguriert ihr die Basisangaben eurer Praxis. Der Bereich ist in drei Abschnitte unterteilt: Praxis, Persönlich & System. ## Praxis - Praxisname: Erscheint in Berichten, E-Mails & auf der Buchungsseite. Tippt den Namen ein & bestätigt mit Speichern. - Logo: Über Logo hochladen hinterlegt ihr euer Praxislogo. Es wird für die Buchungsseite & für Belege ohne eigenes Logo verwendet. ## Persönlich - Standard-Startseite: Legt fest, welche Seite nach dem Anmelden geöffnet wird – z. B. das Dashboard oder der Kalender. Diese Einstellung gilt nur für euren eigenen Benutzer, nicht für das ganze Team. ## System - Testmodus: Schaltet eure Praxis in einen Probierbetrieb, ohne die Produktivdaten zu beeinflussen. Praktisch, um neue Abläufe mit dem Team zu üben. Einige Funktionen – etwa echte Einladungen an Benutzer:innen oder Teile der Integrationen – sind im Testmodus bewusst nicht verfügbar & entsprechend gekennzeichnet. ## Wo die übrigen Einstellungen liegen Die allgemeinen Einstellungen sind absichtlich schlank gehalten. Alles Weitere findet ihr in den passenden Bereichen: - Adresse, Steuernummer & Bankverbindung: Einstellungen → Unternehmen - Zeitzone, Zeitraster & Farbkodierung: Einstellungen → [Kalender-Einstellungen](/helpcenter/kalender-termine/kalender-ansichten) - Zusätzliche Felder in der Patientenakte: Einstellungen → [Patienten-Einstellungen](/helpcenter/patienten-dokumentation/patientendetails-anpassen) - Erinnerungs-E-Mails: Einstellungen → [Terminerinnerungen](/helpcenter/kalender-termine/terminerinnerung-einrichten) - Eigenes Profil & Passwort: Avatar → [Konto-Einstellungen](/helpcenter/allgemeine-einstellungen/profil-passwort) 💡 Tipp: Nutzt den Testmodus, wenn ihr neue Mitarbeiter:innen einarbeitet. Sie können alles ausprobieren, ohne dass echte Termine, Rechnungen oder Abrechnungen entstehen.
Abo & Tarif verwalten
Unter Einstellungen → Abo seht ihr euren aktuellen tinana-Tarif & den Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Bereich hat zwei Tabs: Tarif & Auftragsverarbeitung. ## Tarif einsehen 1. Navigiert zu Einstellungen → Abo. 2. Im Tab Tarif seht ihr: - Den Status eures Zugangs – im Probezeitraum die verbleibenden Tage & das Enddatum - Den Basispreis, der einen Mitarbeitenden & einen Standort enthält - Die Anzahl & Kosten zusätzlicher Mitarbeitender - Die Anzahl & Kosten zusätzlicher Standorte - Den monatlichen Gesamtbetrag (alle Preise brutto, inkl. USt.) 3. Über Abo abschließen wechselt ihr vom Probezeitraum in ein laufendes Abo. ## Wie sich der Preis zusammensetzt Euer Preis wächst mit eurer Praxis: Der Basispreis deckt einen Mitarbeitenden & einen Standort ab. Für jede weitere Person & jeden weiteren Standort kommt ein fester Betrag hinzu. Legt ihr also in den Einstellungen einen Mitarbeitenden oder Standort an, passt sich der Betrag automatisch an. Die jeweils aktuellen Beträge seht ihr direkt im Tab Tarif & auf unserer Preisseite. ## Testzeitraum Während des kostenlosen Probezeitraums stehen euch alle Funktionen zur Verfügung. Auf der Startseite seht ihr, wie viele Tage noch verbleiben, & erreicht über Zum Abonnement direkt die Abo-Verwaltung. ## Auftragsverarbeitung Im zweiten Tab findet ihr den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO – siehe [Datenverarbeitung & Datenschutz](/helpcenter/allgemeine-einstellungen/datenverarbeitung). 💡 Tipp: Legt vor dem Abo-Abschluss alle Mitarbeitenden & Standorte an, die ihr tatsächlich braucht. Dann zeigt euch der Tarif-Tab genau den Betrag, der später abgerechnet wird.
Datenverarbeitung & Datenschutz
Datenschutz ist in der Gesundheitsbranche besonders wichtig. Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit tinana findet ihr direkt in der Software. ## Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) Als Praxisinhaber:in seid ihr verpflichtet, mit jedem Dienstleister, der personenbezogene Daten verarbeitet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen. 1. Navigiert zu Einstellungen → Abo. 2. Wechselt zum Tab Auftragsverarbeitung. 3. Ihr seht den vollständigen Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO zwischen eurer Praxis & tinana – mit euren Unternehmensdaten als Auftraggeber. 4. Lest den Vertrag sorgfältig durch. 5. Klickt auf PDF herunterladen & legt das Dokument in eurer Datenschutz-Dokumentation ab. Damit der Vertrag korrekt ausgefüllt ist, müssen Name & Adresse eures Unternehmens vollständig hinterlegt sein – siehe [Praxis anlegen](/helpcenter/praxis-einrichten/praxis-anlegen). ## Was der Vertrag regelt Der AVV umfasst unter anderem: - Gegenstand & Dauer der Verarbeitung - Art & Zweck der Verarbeitung (u. a. Patientenverwaltung, Terminverwaltung, Behandlungsdokumentation, Rechnungsstellung, Berichte) - Art der personenbezogenen Daten – einschließlich Gesundheitsdaten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO - Kategorien betroffener Personen (Patient:innen, Mitarbeitende, überweisende Ärzt:innen) - Pflichten von Auftragnehmer & Auftraggeber - Technische & organisatorische Maßnahmen (Anlage 1) - Unterauftragsverarbeitung ## Datensicherheit bei tinana - Verschlüsselung bei der Übertragung & bei der Speicherung - Regelmäßige, automatische Backups eurer Daten - Zugriffskontrolle: Wer in eurer Praxis was sieht, steuert ihr über [Benutzerkonten & Rollen](/helpcenter/praxis-einrichten/benutzerkonten-rollen) - Nachvollziehbarkeit: Über den Login-Verlauf in den Konto-Einstellungen seht ihr, wann & von welchem Gerät zugegriffen wurde ## Datenlöschung Wenn ihr euer tinana-Konto kündigt, könnt ihr eine vollständige Löschung aller Daten anfordern. Beachtet dabei die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 10 Jahre für Abrechnungsdaten). Vor der Löschung solltet ihr eure Daten über [Datenexport](/helpcenter/integrationen/datenexport) sichern. 💡 Tipp: Ladet den AVV direkt nach der Registrierung herunter & bewahrt ihn in eurer Datenschutz-Dokumentation auf. Bei einer Prüfung durch die Datenschutzbehörde müsst ihr ihn vorlegen können.
Profil & Passwort ändern
Unter den Konto-Einstellungen verwaltet ihr euer persönliches Profil, ändert euer Passwort & prüft euren Login-Verlauf. ## Konto-Einstellungen öffnen 1. Klickt oben rechts auf euren Avatar. 2. Wählt Konto-Einstellungen. 3. Ihr landet im Bereich Konto mit drei Tabs: Profil, Passwort & Login-Verlauf. ## Profil bearbeiten 1. Bleibt im Tab Profil. 2. Ändert Vorname & Nachname – beides sind Pflichtfelder. 3. Klickt auf Speichern. Die E-Mail-Adresse ist euer Login & kann hier nicht geändert werden. Falls sie sich ändert, wendet euch an unser Support-Team. ## Passwort ändern 1. Wechselt zum Tab Passwort. 2. Gebt ein neues Passwort ein & bestätigt es. Das Formular verlangt mindestens 6 Zeichen. Wählt trotzdem ein deutlich stärkeres Passwort: Bei Registrierung & Einladung fordert tinana mindestens 8 Zeichen mit Groß- und Kleinbuchstaben sowie einer Zahl. Das ist die sinnvolle Untergrenze – eure Praxis verwaltet Gesundheitsdaten. 3. Klickt auf Passwort ändern. ## Login-Verlauf einsehen Im Tab Login-Verlauf seht ihr die letzten Anmeldungen mit: - Zeitpunkt - Gerät - Browser - IP-Adresse Falls ihr einen verdächtigen Login bemerkt, ändert sofort euer Passwort & informiert euer Team. ## Abmelden Über den Avatar erreicht ihr auch Ausloggen – praktisch an geteilten Rechnern am Empfang. 💡 Tipp: Verwendet ein starkes, einzigartiges Passwort für tinana & vergebt für jede Person ein eigenes Benutzerkonto statt eines gemeinsamen Zugangs. Nur so bleibt im Login-Verlauf nachvollziehbar, wer wann gearbeitet hat.