Dashboard & Übersicht
Euer täglicher Startpunkt: Tagesübersicht, Auslastung & Buchungsanfragen.
Die Startseite verstehen
Die Startseite ist euer zentraler Anlaufpunkt nach dem Login. Sie gibt euch auf einen Blick alle wichtigen Informationen für den aktuellen Tag. ## Bereiche der Startseite - Begrüßung & Datum: Oben werdet ihr mit Namen begrüßt, darunter steht das aktuelle Datum. - Tagesplan: Chronologische Liste aller Termine des Tages mit Uhrzeit, Mitarbeiter:in & Patient:innenname. Über das Feld Alle Mitarbeiter schränkt ihr die Liste auf eine einzelne Person ein. - Notizen für heute: Alle Notizen & Aufgaben des Tages. Aufgaben markiert ihr hier direkt als erledigt bzw. wieder als unerledigt. - Mitarbeiter heute: Wer heute im Dienst ist. - Heutige Patienten: Anzahl der Patient:innen mit Termin heute, aufgeteilt in wiederkehrende & neue Patient:innen. - Aktuelle Auslastung: Wie viel Prozent eurer verfügbaren Zeit gebucht ist – für Heute & für Diese Woche. ## Die Einrichtungs-Checkliste Solange eure Praxis noch nicht vollständig eingerichtet ist, erscheint unten der Bereich Willkommen bei tinana mit sechs Schritten: - Leistungserbringer hinzufügen - Unternehmensdaten vervollständigen - Standort hinzufügen - Öffnungszeiten/Dienstpläne festlegen - Importiere deine Patientenliste - Füge Mitarbeitende hinzu Ein Klick auf einen Eintrag führt euch direkt an die passende Stelle. Erledigte Punkte werden automatisch abgehakt; ihr könnt sie auch selbst als erledigt oder unerledigt markieren. Sind alle Schritte erledigt, verschwindet die Checkliste. ## Testzeitraum Während des kostenlosen Probezeitraums seht ihr unten, wie viele Tage noch verbleiben. Über Zum Abonnement kommt ihr direkt in die [Abo-Verwaltung](/helpcenter/allgemeine-einstellungen/abo-tarif). ## Standort wählen Alle Zahlen der Startseite beziehen sich auf den in der Kopfzeile gewählten Standort. Mit Alle Standorte seht ihr die Summe über alle Filialen. 💡 Tipp: Macht es zur Gewohnheit, jeden Morgen als Erstes die Startseite zu öffnen. So startet ihr informiert & vorbereitet in den Tag.
Terminanfragen bearbeiten
Habt ihr die Online-Buchung auf Terminanfrage gestellt oder die Telefon.KI angebunden, landen Terminwünsche nicht direkt im Kalender, sondern zuerst bei euch zur Prüfung. ## Anfragen öffnen Sobald Anfragen vorliegen, erscheint in der Kopfzeile ein Zähler mit der Anzahl. Ein Klick darauf öffnet den Anfragen-Bereich mit zwei Tabs: - Terminanfragen: Anfragen mit konkretem Wunschtermin - Offene Anfragen: Anfragen ohne festen Termin, bei denen die Patient:in nur Wunschtage & Tageszeiten angegeben hat ## Anfrage mit Wunschtermin bearbeiten 1. Öffnet den Tab Terminanfragen. 2. Prüft die Details: Name & Kontaktdaten der Patient:in, gewünschter Termin, Leistung & gewählte:r Mitarbeiter:in. Neupatient:innen sind gekennzeichnet. 3. Entscheidet: - Öffnen & bestätigen: tinana springt in den Kalender zum gewünschten Termin, wo ihr ihn prüft & bestätigt. Die Patient:in erhält eine Terminübersicht per E-Mail. - Ablehnen: Der Termin wird abgelehnt & gelöscht. Umfasst die Anfrage mehrere Termine, weist tinana darauf hin, dass alle Termine dieser Buchungsanfrage betroffen sind. Die Patient:in erhält eine Absage per E-Mail. Ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, fragt tinana euch, an welche Adresse Bestätigung oder Absage gehen soll – oder ihr schließt den Vorgang ohne E-Mail ab. ## Offene Anfragen bearbeiten Anfragen ohne konkreten Wunschtermin enthalten die Präferenzen der Patient:in – etwa „Mo, Mi · Vormittags" oder Flexibel. Über Termin planen legt ihr auf dieser Basis einen passenden Termin an. ## Automatische oder manuelle Bestätigung? Unter Einstellungen → Online-Buchung entscheidet ihr im Abschnitt Buchungsarten je Terminart: - Direkt buchen: Termine werden sofort im Kalender eingetragen. Schnell für Patient:innen, weniger Kontrolle für euch. - Terminanfrage: Termine müssen manuell bestätigt werden. Mehr Kontrolle, aber Patient:innen warten auf eure Rückmeldung. Bei angebundener Telefon.KI könnt ihr zusätzlich einstellen, dass Anfragen als Blocker im Kalender reserviert werden, solange sie unbestätigt sind. 💡 Tipp: Startet mit Terminanfrage, bis ihr ein Gefühl dafür habt, welche Buchungen reinkommen. Wenn alles rund läuft, könnt ihr auf Direkt buchen wechseln.
Berichte & Auswertungen
Die Berichte in tinana geben euch datenbasierte Einblicke in eure Praxisperformance. Ihr erreicht sie über Berichte in der Seitenleiste; oben wechselt ihr zwischen den vier Auswertungen Umsatz, Mitarbeiter, Verordnungen & Heilmittel. ## Umsatzbericht Zeigt den Umsatz je Tag bzw. Monat – als Diagramm & als Tabelle. 1. Wählt unter Ansicht zwischen Täglich & Monatlich. 2. Legt Monat & Jahr fest. 3. Die Auswertung unterscheidet den theoretischen Umsatz (aus geplanten & stattgefundenen Terminen) vom bereits bezahlten Betrag. Zukünftige Tage sind als (geplant) gekennzeichnet. 4. Über Export ladet ihr die Auswertung herunter. ## Mitarbeiterbericht Schlüsselt Arbeitszeit & Umsatz je Mitarbeiter:in auf. Er besteht aus zwei Tabellen: - Zeithaltungsbericht: Stunden, Stunden mit Termin, Stunden mit Aufgaben & die daraus resultierende Auslastung - Umsatzbericht: Behandlungen, theoretischer Umsatz, bezahlter Umsatz & Stundenumsatz Über Zeitraum wählt ihr den Auswertungszeitraum, über Export ladet ihr die Zahlen herunter. ## Verordnungsbericht Zeigt, wie viele Verordnungen ihr erhalten habt – aufgeschlüsselt nach Verordnungsart. 1. Wählt unter Ansicht zwischen Monatlich & Wöchentlich. 2. Legt den Zeitraum fest (z. B. Dieses Jahr). 3. Schaltet zwischen Anzahl & Wert um – je nachdem, ob euch die Menge oder der Rezeptwert interessiert. 4. Die Tabelle schlüsselt je Zeitraum auf: Gesamt, Muster 13, Blanko, BG, Entlass., Privat & Zahnarzt. 5. Über Export ladet ihr die Auswertung als CSV oder PDF herunter. ## Heilmittelbericht Analysiert, welche Behandlungen euren Umsatz tragen. 1. Wählt unter Ansicht z. B. Verteilung (%) oder die Aufschlüsselung nach Mitarbeiter. 2. Legt den Zeitraum fest (z. B. Dieses Jahr). 3. Ihr seht je Heilmittel den Umsatz & den prozentualen Anteil, kleinere Positionen zusammengefasst als Sonstige. 4. Über Exportieren ladet ihr die Auswertung herunter. ## Standort & Zeitraum Alle Berichte beziehen sich auf den in der Kopfzeile gewählten Standort. Wechselt den Standort, um die Zahlen einer anderen Filiale zu sehen. ## Weitere Auswertungen Nicht jede Zahl steckt in den Berichten: - Tagesgeschäft der Kasse: Kassensystem → Tagesübersicht - Alle Barbewegungen: Kassensystem → Kassenstand → Journal - Abrechenbare Verordnungen & Prognose: Bereich Abrechnung 💡 Tipp: Schaut euch den Umsatzbericht mindestens einmal im Monat an. So erkennt ihr frühzeitig Trends & könnt gegensteuern, wenn die Auslastung sinkt.
Produktentwicklung: Neuerungen & Ideen
Im Bereich Produktentwicklung erfahrt ihr, was in tinana neu ist – & bringt eure eigenen Wünsche ein. Ihr erreicht ihn über Produktentwicklung in der Seitenleiste. ## Neuerungen Im Tab Neuerungen sammeln wir alle veröffentlichten Updates: neue Funktionen, Verbesserungen & behobene Fehler. Schaut hier vorbei, wenn sich in der Oberfläche etwas geändert hat oder ihr wissen möchtet, woran wir gerade gearbeitet haben. Solange keine Updates veröffentlicht sind, erscheint der Hinweis „Keine Neuerungen". ## Ideen Im Tab Ideen reicht ihr eigene Vorschläge & gefundene Fehler direkt bei uns ein. Das ist der schnellste Weg, Einfluss auf die Weiterentwicklung zu nehmen: 1. Öffnet Produktentwicklung in der Seitenleiste. 2. Wechselt zum Tab Ideen. 3. Beschreibt euren Vorschlag oder den gefundenen Fehler. 4. Sendet die Idee ab. ## Was eine gute Idee ausmacht - Beschreibt den Anlass, nicht nur die Lösung: Was wolltet ihr tun, & wo hat es gehakt? - Nennt ein konkretes Beispiel aus eurem Praxisalltag – das hilft uns beim Priorisieren. - Bei Fehlern: Welche Seite, welcher Klick, was habt ihr erwartet & was ist passiert? 💡 Tipp: Reicht Ideen ein, sobald euch im Alltag etwas auffällt – nicht erst gesammelt am Monatsende. Frisch beschriebene Situationen sind für uns deutlich wertvoller als eine Liste aus Stichworten.