Dashboard & Übersicht
Euer täglicher Startpunkt: Tagesübersicht, Auslastung & Buchungsanfragen.
Das Dashboard verstehen
Das Dashboard ist euer zentraler Anlaufpunkt nach dem Login. Es gibt euch auf einen Blick alle wichtigen Informationen für den aktuellen Tag. ## Bereiche des Dashboards Das Dashboard besteht aus mehreren Bereichen, die euch den Tag strukturieren: - Auslastung: Kreisdiagramme für die Tages- & Wochenauslastung. Wie viel Prozent eurer verfügbaren Slots sind gebucht? - Heutige Patient:innen: Anzahl der Patient:innen, die heute Termine haben, plus Anzahl der Neupatient:innen. - Tagesplan: Chronologische Liste aller Termine des Tages mit Uhrzeit, Therapeut:in & Patient:innenname. - Anwesenheit: Übersicht, welche Mitarbeiter:innen heute anwesend sind & wer Abwesenheiten hat. - Buchungsanfragen: Neue Online-Buchungsanfragen, die bestätigt werden müssen. ## Dashboard filtern 1. Nutzt den Mitarbeiter-Filter oben rechts, um die Ansicht auf eine:n bestimmte:n Therapeut:in einzuschränken. 2. So seht ihr nur die Termine & Auslastung der ausgewählten Person. 3. Klickt auf Alle anzeigen, um wieder das Gesamt-Dashboard zu sehen. 💡 Tipp: Macht es zur Gewohnheit, jeden Morgen als Erstes das Dashboard zu öffnen. So startet ihr informiert & vorbereitet in den Tag.
Buchungsanfragen bearbeiten
Wenn ihr die Online-Buchung aktiviert habt, erscheinen eingehende Terminwünsche als Buchungsanfragen. Ihr entscheidet, ob ihr den Termin annehmt oder ablehnt. ## Buchungsanfrage bearbeiten – Schritt für Schritt 1. Öffnet das Dashboard – neue Buchungsanfragen werden prominent angezeigt. 2. Klickt auf eine Buchungsanfrage, um die Details zu sehen: - Name & Kontaktdaten der Patient:in - Gewünschter Termin (Datum, Uhrzeit) - Gewählte Leistung - Gewählte:r Therapeut:in (falls ausgewählt) 3. Prüft, ob der gewünschte Zeitpunkt tatsächlich verfügbar ist. 4. Entscheidet: - Bestätigen: Der Termin wird automatisch im Kalender angelegt. Die Patient:in erhält eine Bestätigungs-E-Mail. - Ablehnen: Die Patient:in erhält eine Absage-E-Mail. Optional könnt ihr einen Grund angeben oder einen Alternativtermin vorschlagen. - Alternative vorschlagen: Schlagt einen anderen Zeitpunkt vor & die Patient:in kann erneut bestätigen. ## Automatische vs. manuelle Bestätigung Unter Einstellungen → Online-Buchung könnt ihr einstellen, ob Buchungen automatisch bestätigt werden (ohne manuelle Prüfung) oder ob sie als Anfrage erscheinen, die ihr manuell bestätigen müsst. - Automatisch: Schnell für Patient:innen, aber weniger Kontrolle für euch. - Manuell: Mehr Kontrolle, aber Patient:innen müssen auf eure Bestätigung warten. 💡 Tipp: Startet mit manueller Bestätigung, bis ihr ein Gefühl dafür habt, welche Buchungen reinkommen. Wenn alles rund läuft, könnt ihr auf automatische Bestätigung wechseln.
Berichte & Auswertungen
Die Berichtsfunktion in tinana gibt euch datenbasierte Einblicke in eure Praxisperformance. So trefft ihr fundierte Entscheidungen für die Zukunft. ## Verfügbare Berichte - Umsatzbericht: Zeigt Einnahmen nach Zeitraum, Zahlungsart, Leistungsart & Kostenträger. Vergleicht Monate oder Quartale miteinander. - Mitarbeiterbericht: Schlüsselt Umsätze, Behandlungszahlen & Auslastung pro Therapeut:in auf. Zeigt, wer wie viele Termine hatte & welchen Umsatz generiert. - Verordnungsbericht: Überblick über alle Verordnungen mit Status (offen, in Behandlung, abgeschlossen, abgerechnet). Zeigt offene Verordnungen, die bald ablaufen. - Heilmittelbericht: Analysiert, welche Behandlungen am häufigsten durchgeführt werden & welche Diagnosen am häufigsten vorkommen. - Produktbericht: Zeigt Verkaufszahlen & Umsätze nach Produktkategorie. ## Berichte nutzen 1. Navigiert zu Berichte in der Seitenleiste. 2. Wählt den gewünschten Bericht aus. 3. Legt den Auswertungszeitraum fest (z. B. letzter Monat, letztes Quartal, letztes Jahr). 4. Optional: Filtert nach Standort, Therapeut:in oder Leistungsart. 5. Die Auswertung wird sofort angezeigt – als Diagramm & als Tabelle. 6. Klickt auf Exportieren, um den Bericht als PDF oder CSV herunterzuladen. 💡 Tipp: Schaut euch den Umsatzbericht mindestens einmal im Monat an. So erkennt ihr frühzeitig Trends & könnt gegensteuern, wenn die Auslastung sinkt.