Habt ihr die Online-Buchung auf Terminanfrage gestellt oder die Telefon.KI angebunden, landen Terminwünsche nicht direkt im Kalender, sondern zuerst bei euch zur Prüfung.
Anfragen öffnen
Sobald Anfragen vorliegen, erscheint in der Kopfzeile ein Zähler mit der Anzahl. Ein Klick darauf öffnet den Anfragen-Bereich mit zwei Tabs:
- Terminanfragen: Anfragen mit konkretem Wunschtermin
- Offene Anfragen: Anfragen ohne festen Termin, bei denen die Patient:in nur Wunschtage & Tageszeiten angegeben hat
Anfrage mit Wunschtermin bearbeiten
- Öffnet den Tab Terminanfragen.
- Prüft die Details: Name & Kontaktdaten der Patient:in, gewünschter Termin, Leistung & gewählte:r Mitarbeiter:in. Neupatient:innen sind gekennzeichnet.
- Entscheidet:
- - Öffnen & bestätigen: tinana springt in den Kalender zum gewünschten Termin, wo ihr ihn prüft & bestätigt. Die Patient:in erhält eine Terminübersicht per E-Mail.
- - Ablehnen: Der Termin wird abgelehnt & gelöscht. Umfasst die Anfrage mehrere Termine, weist tinana darauf hin, dass alle Termine dieser Buchungsanfrage betroffen sind. Die Patient:in erhält eine Absage per E-Mail.
Ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, fragt tinana euch, an welche Adresse Bestätigung oder Absage gehen soll – oder ihr schließt den Vorgang ohne E-Mail ab.
Offene Anfragen bearbeiten
Anfragen ohne konkreten Wunschtermin enthalten die Präferenzen der Patient:in – etwa „Mo, Mi · Vormittags" oder Flexibel. Über Termin planen legt ihr auf dieser Basis einen passenden Termin an.
Automatische oder manuelle Bestätigung?
Unter Einstellungen → Online-Buchung entscheidet ihr im Abschnitt Buchungsarten je Terminart:
- Direkt buchen: Termine werden sofort im Kalender eingetragen. Schnell für Patient:innen, weniger Kontrolle für euch.
- Terminanfrage: Termine müssen manuell bestätigt werden. Mehr Kontrolle, aber Patient:innen warten auf eure Rückmeldung.
Bei angebundener Telefon.KI könnt ihr zusätzlich einstellen, dass Anfragen als Blocker im Kalender reserviert werden, solange sie unbestätigt sind.