Die Telefon.KI funktioniert als intelligenter Anrufbeantworter für eure Praxis. Sie nimmt Anrufe entgegen & kann Termine direkt in tinana anfragen oder absagen. Die Verbindung läuft über einen API-Key.
Telefon.KI verbinden
- Navigiert zu Einstellungen → Integration.
- Öffnet den Bereich Telefon.KI & bleibt im Tab Verbindung.
- Klickt auf Neuen API-Key erstellen.
- Kopiert den erzeugten Key über Kopieren.
- Fügt den Key in eurem Telefon.KI-Dashboard ein. Von dort erreicht ihr das Dashboard auch direkt per Link.
Nach erfolgreicher Verbindung erscheint der Bereich mit dem Status Aktiv. Einen Key könnt ihr jederzeit über Widerrufen ungültig machen – etwa bei einem Anbieterwechsel.
Einstellungen für Anrufe
Im Tab Einstellungen legt ihr fest, wie tinana mit den Anliegen aus Anrufen umgeht:
- Automatisch Termine absagen: Absagen, die über die Telefon.KI eingehen, werden direkt im Kalender umgesetzt.
- Terminanfragen im Kalender reservieren: Anfragen zu neuen Terminen werden als Blocker im Terminkalender reserviert, bis ihr sie bestätigt oder ablehnt.
Was wo konfiguriert wird
- In tinana: API-Key, Umgang mit Absagen & Reservierungen.
- Im Telefon.KI-Dashboard: Begrüßungstext, Sprachverhalten, Erreichbarkeitszeiten & alle weiteren Einstellungen des Anrufbeantworters.
Wo die Ergebnisse landen
Termine, die über die Telefon.KI entstanden sind, werden im Kalender mit dem Hinweis (via Telefon-KI) gekennzeichnet. Terminanfragen erscheinen zusammen mit den Online-Buchungsanfragen im Anfragen-Bereich – siehe Terminanfragen bearbeiten.
💡 Tipp: Aktiviert Terminanfragen im Kalender reservieren. So ist der Slot blockiert, während ihr die Anfrage prüft – & niemand bucht ihn euch in der Zwischenzeit weg.