Die Telefon.KI funktioniert als intelligenter Anrufbeantworter für eure Praxis. Sie nimmt Anrufe entgegen & kann Termine direkt in tinana anfragen oder absagen. Die Verbindung läuft über einen API-Schlüssel.
Telefon.KI verbinden
- Navigiert zu Einstellungen → Integration.
- Öffnet den Bereich Telefon.KI & bleibt im Bereich Verbindung.
- Klickt auf Neuen API-Schlüssel erstellen.
- Kopiert den erzeugten Schlüssel über das Kopieren-Symbol daneben.
- Fügt den Schlüssel in eurem Telefon.KI-Dashboard ein. Über den Link Telefon.KI-Dashboard erreicht ihr es direkt.
Nach erfolgreicher Verbindung erscheint der Bereich mit dem Status Aktiv. Einen Schlüssel könnt ihr jederzeit über das Symbol Widerrufen ungültig machen – etwa bei einem Anbieterwechsel.
Einstellungen für Anrufe
Im Bereich Einstellungen legt ihr fest, wie tinana mit den Anliegen aus Anrufen umgeht:
- Automatisch Termine absagen: Termine, die Patient:innen über die Telefon.KI absagen, werden im Kalender automatisch als abgesagt markiert.
- Terminanfragen im Kalender reservieren: Anfragen zu neuen Terminen werden als Blocker im Terminkalender reserviert, bis ihr sie bestätigt oder ablehnt.
Was wo konfiguriert wird
- In tinana: API-Schlüssel, Umgang mit Absagen & Reservierungen.
- Im Telefon.KI-Dashboard: Begrüßungstext, Sprachverhalten, Erreichbarkeitszeiten & alle weiteren Einstellungen des Anrufbeantworters.
Wo die Ergebnisse landen
- Anrufe: Über das Telefon-Symbol in der Kopfzeile öffnet ihr die Liste Telefon.KI Anrufe. Ein Zähler zeigt neue Anrufe. Je nach Anliegen könnt ihr dort direkt Termin absagen oder Termin erstellen, Anzeigen springt in den Kalender.
- Terminanfragen: Ist Terminanfragen im Kalender reservieren aktiv, steht die Anfrage als Terminanfrage im Kalender – mit Name, Telefonnummer & der Nachricht der Anrufer:in. Über Zur Bestätigung übernehmt ihr sie, über Ablehnen verwerft ihr sie.
- Absagen: Termine, die über die Telefon.KI abgesagt wurden, tragen im Kalender den Zusatz (via Telefon-KI).
Anfragen aus der Online-Buchung bearbeitet ihr dagegen im Anfragen-Bereich – siehe Terminanfragen bearbeiten.
💡 Tipp: Aktiviert Terminanfragen im Kalender reservieren. So ist der Slot blockiert, während ihr die Anfrage prüft – & niemand bucht ihn euch in der Zwischenzeit weg.