Integrationen
Verbindet tinana mit externen Diensten, der TI & weiteren Systemen.
Telematikinfrastruktur (TI) anbinden
Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) ermöglicht euch den Versand & Empfang sicherer Nachrichten per KIM sowie die Suche im TI-Verzeichnisdienst. tinana nutzt dafür TI365 als cloudbasierten Zugang – ihr braucht keinen lokalen Konnektor-Server. ## Voraussetzungen - TI365-Zugang: Ihr erhaltet Benutzername & Passwort von eurem TI-Anbieter. - SMC-B Karte (Institutionskarte): Weist eure Praxis als berechtigte medizinische Einrichtung aus. Beantragung über die zuständige Kartenstelle (z. B. medisign, D-Trust). - Kartenleser: Zum Freischalten der SMC-B per PIN. ## TI verbinden – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Einstellungen → Integration. 2. Öffnet den Bereich TI (Telematikinfrastruktur). 3. Gebt euren TI365-Benutzernamen & das zugehörige Passwort ein. 4. Optional: Aktiviert Zugangsdaten speichern (für automatische Anmeldung), damit sich tinana künftig selbst anmeldet. 5. Klickt auf Verbinden. Ist für euren Zugang eine zusätzliche Bestätigung nötig, fragt tinana sie im nächsten Schritt ab. 6. Nach erfolgreicher Anmeldung zeigt der Bereich den Status Verbunden & den angemeldeten Benutzer. Über Trennen beendet ihr die Verbindung wieder. ## SMC-B freischalten Für Vorgänge, die eine Signatur benötigen, wird die SMC-B per PIN freigeschaltet. Unterstützt euer Kartenleser die Remote-PIN-Eingabe, könnt ihr die PIN direkt in tinana eingeben. Andernfalls weist tinana euch darauf hin, dass die PIN am Kartenleser eingegeben werden muss. ## Was ihr mit der TI tun könnt - KIM nutzen: Sendet Therapieberichte & Dokumente verschlüsselt & sicher an Ärzt:innen. Empfangt Nachrichten von anderen Leistungserbringern. - Verzeichnisdienst: Sucht Ärzt:innen & Institutionen im TI-Verzeichnis – nach Namen, Praxen, Städten oder Berufsgruppen – um KIM-Adressen zu finden. ## Der TI-Bereich Über TI in der Seitenleiste erreicht ihr den Arbeitsbereich mit vier Ansichten: - KIM-Posteingang: alle eingegangenen Nachrichten - KIM-Postausgang: gesendete Nachrichten, inklusive versendeter Therapieberichte - Neue Nachricht: eine KIM-Nachricht verfassen & versenden - Verzeichnisdienst: Suche im TI-Verzeichnis Solange keine Verbindung besteht, zeigt der Bereich den Hinweis „Keine Verbindung zur Telematikinfrastruktur“ & einen direkten Link Zu den TI-Einstellungen. 💡 Tipp: Die Beantragung der SMC-B kann mehrere Wochen dauern. Startet den Prozess so früh wie möglich – wir unterstützen euch gerne dabei.
Doctolib-Synchronisation
Wenn ihr Doctolib für die Online-Terminbuchung nutzt, könnt ihr es mit tinana verbinden. So erscheinen Doctolib-Buchungen automatisch in eurem tinana-Kalender. ## Doctolib verbinden Für die Verbindung nutzt ihr die API-Zugangsdaten von Doctolib – nicht euren persönlichen Doctolib-Login. Bei Fragen zur Einrichtung unterstützt euch unser Team. 1. Fordert bei Doctolib die API-Zugangsdaten für die Schnittstelle an. Ihr erhaltet eine Client ID & ein Client Secret. 2. Navigiert in tinana zu Einstellungen → Integration. 3. Öffnet den Bereich Doctolib. Links seht ihr die vier Bereiche Verbindung, Rechte, Heilmittel & Konfiguration. 4. Tragt im Bereich Verbindung Client ID & Client Secret ein. 5. Klickt auf Verbinden. Nach erfolgreicher Verbindung erscheint der Status Verbunden. ## Rechte & Konfiguration - Rechte: Mit Verordnungen automatisch zuordnen ordnet tinana eingehenden Doctolib-Terminen automatisch eine passende Verordnung zu, wenn Heilmittel erkannt werden. - Konfiguration: Über Jetzt synchronisieren übertragt ihr den aktuellen Stand – Fachrichtungen, Standorte, Kalender & Besuchsgründe – an Doctolib. Über Exportieren gebt ihr diese Konfiguration als Tabelle (CSV) oder als JSON aus; das geht auch ohne Verbindung. Unter Bestandsdaten abgleichen übernehmt ihr über Zeitraum wählen vergangene & künftige Termine nachträglich. ## Kombinierte Heilmittel Doctolib kennt nur einen Besuchsgrund je Termin. Buchungen über Doctolib können aber mehrere Behandlungen enthalten (z. B. Manuelle Therapie plus Wärmetherapie). Damit tinana diese korrekt zuordnet, legt ihr im Bereich Heilmittel Kombinationen an: 1. Klickt im Bereich Heilmittel auf Neu. 2. Vergebt einen Namen, wählt den Therapiebereich & die Heilmittel, die gemeinsam als eine Doctolib-Leistung gebucht werden. 3. Klickt auf Erstellen. ## Wie funktioniert die Synchronisation? - Neue Buchungen über Doctolib erscheinen automatisch im tinana-Kalender. - Der Termin enthält die Patienten- & Leistungsdaten aus Doctolib. - Termine aus Doctolib tragen beim Öffnen im Kalender das Doctolib-Logo mit dem Hinweis Gebucht über Doctolib. - Solange Doctolib verbunden ist, läuft die Online-Buchung komplett über Doctolib. Unter Einstellungen → Online-Buchung seht ihr dann nur den Hinweis Online-Buchung läuft über Doctolib. ## Wichtige Hinweise - Die Verbindung erfordert ein aktives Doctolib-Konto mit API-Zugang. - Stellt sicher, dass die Mitarbeiter- & Leistungszuordnung auf beiden Seiten übereinstimmt, damit Termine korrekt landen. 💡 Tipp: Ihr startet neu mit Doctolib? Mit dem [Doctolib-Bundle](/partner/doctolib) bekommt ihr tinana & Doctolib zusammen vergünstigt – die Anbindung richten wir dabei im Onboarding mit euch ein.
telefon.ki einrichten
Die Telefon.KI funktioniert als intelligenter Anrufbeantworter für eure Praxis. Sie nimmt Anrufe entgegen & kann Termine direkt in tinana anfragen oder absagen. Die Verbindung läuft über einen API-Schlüssel. ## Telefon.KI verbinden 1. Navigiert zu Einstellungen → Integration. 2. Öffnet den Bereich Telefon.KI & bleibt im Bereich Verbindung. 3. Klickt auf Neuen API-Schlüssel erstellen. 4. Kopiert den erzeugten Schlüssel über das Kopieren-Symbol daneben. 5. Fügt den Schlüssel in eurem Telefon.KI-Dashboard ein. Über den Link Telefon.KI-Dashboard erreicht ihr es direkt. Nach erfolgreicher Verbindung erscheint der Bereich mit dem Status Aktiv. Einen Schlüssel könnt ihr jederzeit über das Symbol Widerrufen ungültig machen – etwa bei einem Anbieterwechsel. ## Einstellungen für Anrufe Im Bereich Einstellungen legt ihr fest, wie tinana mit den Anliegen aus Anrufen umgeht: - Automatisch Termine absagen: Termine, die Patient:innen über die Telefon.KI absagen, werden im Kalender automatisch als abgesagt markiert. - Terminanfragen im Kalender reservieren: Anfragen zu neuen Terminen werden als Blocker im Terminkalender reserviert, bis ihr sie bestätigt oder ablehnt. ## Was wo konfiguriert wird - In tinana: API-Schlüssel, Umgang mit Absagen & Reservierungen. - Im Telefon.KI-Dashboard: Begrüßungstext, Sprachverhalten, Erreichbarkeitszeiten & alle weiteren Einstellungen des Anrufbeantworters. ## Wo die Ergebnisse landen - Anrufe: Über das Telefon-Symbol in der Kopfzeile öffnet ihr die Liste Telefon.KI Anrufe. Ein Zähler zeigt neue Anrufe. Je nach Anliegen könnt ihr dort direkt Termin absagen oder Termin erstellen, Anzeigen springt in den Kalender. - Terminanfragen: Ist Terminanfragen im Kalender reservieren aktiv, steht die Anfrage als Terminanfrage im Kalender – mit Name, Telefonnummer & der Nachricht der Anrufer:in. Über Zur Bestätigung übernehmt ihr sie, über Ablehnen verwerft ihr sie. - Absagen: Termine, die über die Telefon.KI abgesagt wurden, tragen im Kalender den Zusatz (via Telefon-KI). Anfragen aus der Online-Buchung bearbeitet ihr dagegen im Anfragen-Bereich – siehe [Terminanfragen bearbeiten](/helpcenter/dashboard-uebersicht/buchungsanfragen). 💡 Tipp: Aktiviert Terminanfragen im Kalender reservieren. So ist der Slot blockiert, während ihr die Anfrage prüft – & niemand bucht ihn euch in der Zwischenzeit weg.
SumUp-Kartenzahlung nutzen
Kartenzahlungen laufen in tinana über ein SumUp-Terminal. Ist das Terminal verbunden, löst ihr die Zahlung direkt beim Kassieren aus & sie wird automatisch als Kartenzahlung verbucht. ## SumUp verbinden Ihr braucht ein SumUp-Konto & ein SumUp Solo – die Integration funktioniert ausschließlich mit diesem Terminal, andere SumUp-Geräte lassen sich nicht koppeln. Über Solo bestellen in der Integration gelangt ihr zur tinana-Partnerseite von SumUp. 1. Navigiert zu Einstellungen → Integration. 2. Öffnet den Bereich SumUp. Links seht ihr die Bereiche Verbindung & Terminals. 3. Klickt im Bereich Verbindung auf Mit SumUp verbinden & meldet euch bei SumUp an. 4. Zurück in tinana zeigt der Bereich Verbindung aktiv mit eurem Händlerkonto. ## Terminal koppeln 1. Klickt im Bereich Terminals auf Terminal verbinden. 2. Öffnet auf dem Terminal Einstellungen → Verbindungen → Cloud API & tippt auf Verbinden. 3. Gebt den angezeigten Kopplungscode in tinana ein. 4. Wählt bei mehreren Standorten den Standort des Terminals & vergebt einen Namen, z. B. Empfang. 5. Klickt auf Terminal verbinden. Bis das Gerät die Kopplung bestätigt, steht in der Liste Warte auf Bestätigung am Gerät. Pro Kassenplatz reicht ein Terminal. Über das Menü an einem Terminal ändert ihr den Standort (Standort ändern) oder entfernt es (Terminal entfernen). Ist SumUp verbunden, aber noch kein Terminal gekoppelt, zeigt die Integration den Status Einrichtung offen. ## Kartenzahlung beim Kassieren 1. Erstellt einen Kassiervorgang unter Kassensystem → Kasse. 2. Fügt Leistungen, Produkte oder Gutscheine hinzu & klickt auf Weiter. 3. Wählt als Zahlart SumUp. Steht an eurem Standort ein Terminal bereit, heißt die Kartenzahlung SumUp statt EC-Karte. 4. Kommen mehrere Terminals infrage, wählt unter Terminal wählen das Gerät, an dem ihr kassiert. tinana merkt sich die Wahl für diesen Kassenplatz. 5. Klickt auf Rechnung abschließen. Der Betrag wird an euer SumUp-Terminal gesendet, die Patient:in zahlt am Gerät. 6. tinana wartet auf die Rückmeldung des Terminals & verbucht die Zahlung nach erfolgreicher Zahlung automatisch. Das Terminal wird genauso angesprochen, wenn ihr eine offene Rechnung bezahlt oder direkt aus einem Termin im Kalender kassiert. Ist an eurem Standort kein Terminal gekoppelt, bleibt die Zahlart EC-Karte – die Kartenzahlung wird dann ohne Terminal gebucht, etwa für ein anderes Kartengerät. ## Was die Integration leistet - Kartenzahlung direkt aus dem Kassiervorgang auslösen – ohne Beträge doppelt einzutippen - Die Rechnungsnummer geht mit an SumUp, so findet ihr die Zahlung dort wieder - Automatische Verbuchung der Zahlung als Kartenzahlung auf der Rechnung, gekennzeichnet mit SumUp - Separate Auflistung von Kartenzahlungen in der Tagesübersicht & im Journal 💡 Tipp: Prüft vor dem ersten Praxistag mit Kartenzahlung einen kleinen Testbetrag. So wisst ihr sicher, dass Terminal & Kasse zusammenspielen.
DATEV-Anbindung
Mit dem DATEV-Export übergebt ihr eure Ausgangsrechnungen als Datei an eure Steuerberatung – ohne Rechnungen einzeln abzutippen oder Listen umzubauen. Eure Steuerberatung kann die Datei direkt in DATEV einlesen. ## Wo ihr den DATEV-Export findet Ihr erreicht ihn unter Einstellungen → DATEV im Abschnitt Buchhaltung. Die Seite hat zwei Tabs: - Export: Ausgangsrechnungen eines Monats auswählen & als Datei exportieren - Einrichtung: Mandanten anlegen, Aussteller zuordnen & Konten festlegen Den Tab Einrichtung seht ihr nur mit Einstellungsrechten. Für den Datei-Export braucht ihr unter Einstellungen → Integration nichts einzurichten. ## Mandanten einrichten Bevor ihr exportiert, legt ihr einmalig fest, zu welchem DATEV-Mandanten eure Rechnungen gehören. Die Angaben bekommt ihr von eurer Steuerberatung. 1. Öffnet Einstellungen → DATEV & wechselt in den Tab Einrichtung. 2. Klickt auf Mandant anlegen. 3. Füllt im Tab Mandant & Aussteller die Pflichtfelder aus: Name des Mandanten, Beraternummer, Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres, Länge der Sachkonten & Kontenrahmen (SKR03, SKR04 oder Eigene Konten). 4. Wählt unter Aussteller, welche Aussteller zu diesem Mandanten gehören. Ein Aussteller gehört immer zu genau einem Mandanten. 5. Prüft im Tab Erlöskonten die vorgeschlagenen Standardkonten je Steuersatz. Bucht eure Steuerberatung einzelne Rechnungsarten anders, tragt ihr das unter Ausnahmen über Hinzufügen ein. 6. Prüft im Tab Kundenkonten (Debitor) das Sammelkonto je Rechnungsart. 7. Klickt auf Speichern. Den Mandanten könnt ihr auch direkt beim Aussteller im Feld DATEV-Mandant wählen. Fehlt eine Zuordnung, weist die Einrichtung oben darauf hin – Rechnungen eines Ausstellers ohne Mandant werden nicht exportiert. ## Rechnungen als Datei exportieren 1. Öffnet Einstellungen → DATEV im Tab Export. 2. Wählt den Buchungsmonat. Optional filtert ihr nach Mandant & Status oder sucht nach Rechnungsnummer oder Empfänger. 3. Noch nicht exportierte Rechnungen sind vorausgewählt. Ein Klick auf eine Zeile wählt sie ab oder wieder an. 4. Klickt in der Leiste unten auf Datei exportieren. 5. Sind bereits exportierte Rechnungen in der Auswahl, fragt tinana nach: Nur die noch nicht exportierten oder Alle ausgewählten. 6. Die Datei wird heruntergeladen. tinana zeigt euch Dateinamen, eine Vorschau & ggf. die Rechnungen, die nicht enthalten sind – jeweils mit Grund. Gebt die Datei anschließend an eure Steuerberatung zum Einlesen weiter. Als Datei exportierte Rechnungen erkennt ihr in der Liste am grünen Pfeil nach unten. ## Was in der Datei steckt - Je Mandant & Wirtschaftsjahr eine CSV-Datei im DATEV-Format Buchungsstapel. Entstehen mehrere Dateien, erhaltet ihr sie gesammelt als ZIP. - Je Rechnung & Steuersatz eine Buchung vom Kundenkonto auf das Erlöskonto, mit der Rechnungsnummer als Belegnummer. ## Wichtige Hinweise - Exportierbar sind Rechnungen ab dem 03.10.2026. - Rechnungen ohne Mandanten-Zuordnung, ohne Kundenkonto (Debitor) oder ohne Kontenrahmen bleiben in der Datei zurück. Die Export-Seite warnt vorher & führt euch über Jetzt einrichten, Konten ergänzen bzw. Kontenrahmen wählen zur Einrichtung. - Exportiert Rechnungen möglichst nur einmal: Hat eure Steuerberatung eine Datei schon eingelesen, würde eine erneut exportierte Rechnung doppelt gebucht. ## Export aus der Rechnungsliste Auch unter Kassensystem → Rechnungen könnt ihr über Exportieren → DATEV-Export die Rechnungen exportieren, die der aktuelle Filter zeigt – mit derselben Rückfrage & Ergebnisansicht. Ist noch kein Mandant eingerichtet, weist tinana euch darauf hin. ## Weitere Exporte für die Steuerberatung - Rechnungen als Liste oder PDFs: Einstellungen → [Datenexport](/helpcenter/integrationen/datenexport), Datentyp Rechnungen – optional gefiltert nach Zeitraum, Aussteller & Nummernkreis - Barbewegungen: Kassensystem → Kassenstand → Journal über CSV exportieren - Tagesabschlüsse: Kassensystem → Tagesabschluss 💡 Tipp: Stimmt die Erlös- & Kundenkonten vor dem ersten Export mit eurer Steuerberatung ab. Die vorgeschlagenen Konten stammen aus dem Standard-Kontenrahmen & sind nicht auf eure Praxis zugeschnitten.
Datenexport & Schnittstellen
tinana ermöglicht euch den Export eurer Praxisdaten als CSV-Datei, Rechnungen zusätzlich als PDF-Dateien. So bleiben eure Daten immer in eurer Hand – für die Steuerberatung, für eigene Auswertungen oder beim Systemwechsel. ## Verfügbare Exporte Unter Einstellungen → Datenexport könnt ihr folgende Datenbereiche exportieren: - Patienten: Patientenliste mit Stammdaten - Verordnungen: alle Verordnungen inkl. Heilmittel & Status - Termine: Terminübersicht mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter:in & Patient:in - Ärzte: Ärzt:innen-Verzeichnis mit Arztnummer & Kontaktdaten - Rechnungen: Rechnungen inkl. Betrag & Status, wahlweise auch als PDFs Der Export bezieht sich immer auf den aktuell gewählten Standort. Wechselt den Standort in der Kopfzeile, um die Daten einer anderen Filiale zu exportieren. ## So erstellt ihr einen Export 1. Navigiert zu Einstellungen → Datenexport. 2. Wählt unter Datentyp den gewünschten Datenbereich. 3. Optional: Legt bei Verordnungen, Terminen & Rechnungen einen Zeitraum fest. Über Zurücksetzen entfernt ihr die Einschränkung wieder. 4. Beim Datentyp Rechnungen könnt ihr zusätzlich nach Aussteller & Nummernkreis filtern. 5. Wählt das Exportformat: CSV oder Excel (CSV), beim Datentyp Rechnungen zusätzlich Rechnungs-PDFs (ZIP). 6. Klickt auf Daten exportieren – die Datei wird direkt heruntergeladen. ## Weitere Exporte an anderer Stelle Nicht jeder Export läuft über diesen Bereich: - Rechnungsliste: Unter Kassensystem → Rechnungen exportiert ihr die gefilterten Rechnungen über Exportieren → Als CSV. - DATEV: Eine Buchungsdatei für die Steuerberatung erstellt ihr unter Einstellungen → DATEV – siehe [DATEV-Anbindung](/helpcenter/integrationen/datev-integrieren). - Berichte: In Umsatz-, Mitarbeiter- & Heilmittelbericht exportiert ihr die jeweilige Auswertung direkt über Export bzw. Exportieren. - Kassenjournal: Alle erfassten Zahlungen exportiert ihr unter Kassensystem → Kassenstand → Journal über CSV exportieren. Das Journal startet mit eingeschaltetem Nur Barbewegungen – schaltet es aus, um alle Zahlungen zu sehen. - Doctolib: Im Integrationsbereich exportiert ihr unter Konfiguration die Daten, die tinana an Doctolib übergibt – als Tabelle (CSV) oder als JSON. ## Exportformate - CSV & Excel (CSV) erzeugen eine CSV-Datei, die sich direkt in Excel, Google Sheets & weiteren Tools öffnen lässt. - Rechnungs-PDFs (ZIP) packt alle gefilterten Rechnungen als einzelne PDF-Dateien in ein ZIP-Archiv. Bei vielen Rechnungen kann das etwas dauern. 💡 Tipp: Richtet euch einen monatlichen Reminder ein, um die Exporte für eure Steuerberatung rechtzeitig zu erstellen – am besten zu einem festen Termin, den ihr mit eurer Steuerberatung abstimmt.