Dienstplanung & Ressourcen
Plant Dienstzeiten, verwaltet Abwesenheiten & konfiguriert eure Praxisressourcen.
Dienstpläne erstellen
Der Dienstplan legt fest, wann eure Therapeut:innen & Mitarbeiter:innen arbeiten. Er bestimmt, in welchen Zeitfenstern der Kalender Termine zulässt & welche Slots bei der Online-Buchung angezeigt werden. Zusätzlich werden über den Dienstplan auch die Öffnungszeiten eurer Praxis festgelegt. Betreibt ihr mehrere Standorte, könnt ihr für jeden Standort individuelle Öffnungszeiten hinterlegen. ## Öffnungszeiten festlegen 1. Navigiert zu Einstellungen → Dienstplan. 2. Wählt den gewünschten Standort aus (bei mehreren Standorten). 3. Legt die Öffnungszeiten fest – entweder für alle Tage gemeinsam oder für jeden Wochentag individuell. 4. Klickt auf Speichern. Die Öffnungszeiten bilden den Rahmen, innerhalb dessen individuelle Dienstpläne für Mitarbeiter:innen angelegt werden können. ## Dienstplan anlegen – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Einstellungen → Dienstplan. 2. Wählt die Person aus, für die ihr den Dienstplan erstellen möchtet. 3. Klickt auf Dienstplan hinzufügen. 4. Definiert den Gültigkeitszeitraum (z. B. ab 01.01.2026 unbefristet oder bis zu einem bestimmten Datum). 5. Legt die Arbeitszeiten (Startzeit, Endzeit & Pausenzeiten) fest – entweder für alle Tage gemeinsam oder für jeden Wochentag individuell. 6. Klickt auf Speichern. ## Auswirkungen auf den Kalender - Nur Zeitfenster innerhalb der Dienstzeiten sind im Kalender buchbar. - Außerhalb der Dienstzeiten wird der Kalender ausgegraut. - Die Online-Buchung zeigt Patient:innen nur verfügbare Slots innerhalb der Dienstzeiten. 💡 Tipp: Plant Pausenzeiten großzügig. Eure Therapeut:innen werden es euch danken, & die Behandlungsqualität profitiert davon.
Abwesenheiten verwalten
Urlaube, Fortbildungen, Krankheitstage & andere Abwesenheiten könnt ihr zentral in tinana verwalten. Eingetragene Abwesenheiten blockieren automatisch alle Terminslots im betroffenen Zeitraum. ## Abwesenheit über den Kalender eintragen 1. Öffnet den Kalender & navigiert zur gewünschten Person. 2. Klickt auf den Tag oder Zeitraum, an dem die Abwesenheit beginnen soll. 3. Wählt die Option Abwesenheit eintragen. 4. Legt den Zeitraum, den Grund & optional eine Notiz fest. 5. Klickt auf Speichern. ## Alternative: Abwesenheit über die Einstellungen eintragen 1. Navigiert zu Einstellungen → Abwesenheiten. 2. Klickt auf Abwesenheit hinzufügen. 3. Wählt die betroffene Person aus dem Dropdown. 4. Legt den Zeitraum fest (Start- & Enddatum). 5. Wählt den Grund aus (Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Sonstiges). 6. Optional: Fügt eine Notiz hinzu (z. B. „Vertretung durch Frau Müller"). 7. Klickt auf Speichern. ## Was passiert mit bestehenden Terminen? Wenn im Abwesenheitszeitraum bereits Termine liegen, zeigt euch tinana sofort einen Konflikt-Manager an. Dieser listet alle betroffenen Termine auf & bietet euch folgende Optionen: - Termin umbuchen: Verschiebt den Termin auf einen anderen Zeitpunkt oder eine:n andere:n Therapeut:in. - Termin absagen: Storniert den Termin & informiert optional die Patient:innen. - Alle Konflikte auf einmal lösen: Verschiebt oder storniert alle betroffenen Termine gesammelt. ## Abwesenheiten im Kalender Eingetragene Abwesenheiten erscheinen im Kalender als farblich markierte Blöcke. Die Farbe richtet sich nach dem Abwesenheitsgrund (z. B. Blau für Urlaub, Rot für Krankheit). 💡 Tipp: Tragt Urlaube so früh wie möglich ein. So verhindert tinana von Anfang an, dass Termine in diesen Zeiträumen gebucht werden.
Ressourcen hinzufügen
Ressourcen sind alle physischen Gegenstände & Räume, die bei einer Behandlung benötigt werden – z. B. Behandlungsräume, Ultraschallgeräte, Fango-Geräte oder Behandlungsliegen. ## Ressource anlegen – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Einstellungen → Ressourcen. 2. Klickt auf Ressource hinzufügen. 3. Gebt einen Namen ein (z. B. „Behandlungsraum 1“, „Ultraschallgerät“, „Fango-Raum“). 4. Wählt optional eine Farbe aus, um die Ressource im Kalender visuell zu unterscheiden. 5. Ordnet die Ressource einem Standort zu (bei mehreren Standorten). 6. Klickt auf Speichern. ## Ressourcen bei der Terminbuchung nutzen Bei der Erstellung eines Termins könnt ihr eine oder mehrere Ressourcen zuweisen. tinana prüft automatisch, ob die gewählte Ressource zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist. Bei einem Konflikt (z. B. Raum 1 ist bereits belegt) werdet ihr gewarnt & könnt eine Alternative wählen. ## Ressourcen-Ansicht im Kalender Im Kalender könnt ihr auf die Ressourcen-Timeline-Ansicht wechseln. Dort seht ihr alle Ressourcen als eigene Spalten & könnt auf einen Blick erkennen, welche Räume oder Geräte wann belegt oder frei sind. ## Typische Ressourcen in Heilmittelpraxen - Behandlungsräume (Kabine 1, Kabine 2, ...) - Gymnästikraum / Trainingsfläche - Fango- / Wärmegeräte - Ultraschallgeräte - Elektrotherapie-Geräte - Schlingentisch 💡 Tipp: Benennt Ressourcen möglichst eindeutig & konsistent. „Raum 1“ ist verständlicher als „R1“ – besonders für neue Mitarbeiter:innen.