Dienstplanung & Ressourcen
Plant Dienstzeiten, verwaltet Abwesenheiten & konfiguriert eure Praxisressourcen.
Dienstpläne erstellen
Der Dienstplan legt fest, wann eure Praxis geöffnet ist & wann eure Mitarbeiter:innen arbeiten. Er bestimmt, in welchen Zeitfenstern der Kalender Termine zulässt & welche Slots bei der Online-Buchung angezeigt werden. ## Aufbau des Dienstplans 1. Navigiert zu Einstellungen → Dienstplan. 2. Oben wählt ihr die Kalenderwoche. Über Heute springt ihr zur aktuellen Woche zurück. Den Standort wählt ihr bei mehreren Standorten oben rechts in der Kopfzeile. 3. Der Plan ist in zwei Abschnitte geteilt: - ÖFFNUNGSZEITEN: die Zeile Praxis mit den Öffnungszeiten des Standorts je Tag. - EIGENE ARBEITSZEITEN: eine Zeile je Mitarbeiter:in des Standorts. ## Öffnungszeiten festlegen – Schritt für Schritt 1. Wählt den gewünschten Standort aus (bei mehreren Standorten). 2. Klickt in der Zeile Praxis auf das Plus-Feld des gewünschten Tags & tragt unter Zeitblöcke die Öffnungszeit ein. Über Zeitblock hinzufügen legt ihr mehrere Blöcke an einem Tag an (z. B. mit Mittagspause). 3. Aktiviert Öffnungszeiten wiederholen, damit die Zeiten z. B. jede Woche gelten – sonst gilt der Eintrag nur für diesen einen Tag. 4. Bestehende Zeiten öffnet ihr mit einem Klick auf den Eintrag. Bei wiederkehrenden Einträgen fragt tinana, ob die Änderung nur für diesen Tag, für diesen & alle zukünftigen gleichen Wochentage oder für die gesamte Serie gelten soll. 5. Tage ohne Eintrag gelten als geschlossen. ## Individuelle Arbeitszeiten Im Abschnitt EIGENE ARBEITSZEITEN steht jede:r Mitarbeiter:in. Wer den Öffnungszeiten folgt, hat statt Tagesfeldern den Hinweis Verwendet die Öffnungszeiten des Standortes. Über das Stift-Symbol neben dem Namen (oder Bearbeiten) öffnet ihr die Arbeitszeiten-Einstellung & wählt zwischen Eigene Arbeitszeiten & Öffnungszeiten eines Standorts. Dieselbe Wahl trefft ihr auch im Mitarbeiterprofil unter Arbeitszeiten (dort: Öffnungszeiten der Praxis übernehmen bzw. Eigene Arbeitszeiten verwenden). 1. Klickt bei Personen mit eigenen Arbeitszeiten auf das Plus-Feld des gewünschten Tags & tragt die Arbeitszeit ein – wie bei den Öffnungszeiten mit mehreren Zeitblöcken & Arbeitszeit wiederholen. 2. Tage ohne Eintrag bleiben frei – dort sind keine Termine buchbar. 3. Unter dem Namen seht ihr, wie viele Stunden in der Woche verplant sind. Eigene Arbeitszeiten gelten unabhängig von den Öffnungszeiten der Praxis: Eine Person mit eigenen Arbeitszeiten ist genau zu diesen Zeiten verfügbar. ## Auswirkungen auf den Kalender - Nur Zeitfenster innerhalb der Arbeitszeiten sind im Kalender regulär buchbar. Legt ihr einen Termin außerhalb an, fragt tinana nach, ob ihr trotzdem speichern möchtet. - Lücken zwischen zwei Zeitblöcken (z. B. die Mittagspause) gelten nicht als Arbeitszeit. - Die Online-Buchung zeigt Patient:innen ausschließlich Slots innerhalb dieser Zeiten. - Kurzfristige Ausnahmen tragt ihr nicht im Dienstplan ein, sondern als [Abwesenheit](/helpcenter/dienstplanung-ressourcen/abwesenheiten-einrichten). 💡 Tipp: Legt die Öffnungszeiten zuerst fest & lasst möglichst viele Mitarbeiter:innen darauf laufen. Eigene Arbeitszeiten braucht ihr nur für Teilzeitkräfte oder abweichende Schichten.
Abwesenheiten verwalten
Urlaube, Fortbildungen, Krankheitstage & andere Abwesenheiten könnt ihr zentral in tinana verwalten. Eingetragene Abwesenheiten blockieren die betroffenen Zeiträume im Kalender & in der Online-Buchung. ## Abwesenheit eintragen Abwesenheiten werden über den Erstellungsdialog im Kalender angelegt: 1. Öffnet den Kalender & klickt auf Termin erstellen – oder klickt direkt in den gewünschten Zeitraum. 2. Wechselt im Dialog zum Tab Abwesenheit. 3. Wählt den Grund aus. Vorbereitet sind Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Pause & Sonstiges; über Neuen Grund hinzufügen ergänzt ihr eigene (z. B. Messe). 4. Wählt unter Gilt für eine oder mehrere Personen aus – oder Alle Mitarbeiter (bei mehreren Standorten Gesamter Standort), wenn die Abwesenheit für das ganze Team gilt. Die Sammelauswahl gilt auch für Mitarbeiter:innen, die später dazukommen. 5. Tragt Start & Endzeit ein oder aktiviert Ganztägig & wählt Von & Bis. 6. Optional: Aktiviert Abwesenheit wiederholen für regelmäßige Abwesenheiten. 7. Klickt auf Speichern. Liegen im Zeitraum bereits Termine, fragt tinana direkt nach dem Speichern, ob ihr die betroffenen Termine im Absagemanagement durchgehen möchtet – mehr dazu im Artikel [Abwesenheiten im Kalender eintragen](/helpcenter/kalender-termine/abwesenheiten-kalender). ## Übersicht aller Abwesenheiten Unter Einstellungen → Abwesenheiten seht ihr alle eingetragenen Abwesenheiten mit Grund, betroffener Person sowie Von- & Bis-Datum. Das ist der schnellste Weg, um die Urlaubsplanung des ganzen Teams zu prüfen: - Über Zeitraum blättert ihr tag-, wochen-, monats- oder jahresweise durch die Abwesenheiten. - Über Mitarbeiter grenzt ihr die Liste auf einzelne Personen ein, über den Filter auf bestimmte Gründe. - Unter Ansicht wechselt ihr zwischen Liste & Zeitleiste – die Zeitleiste zeigt die Abwesenheiten aller Personen nebeneinander. - Über das Download-Symbol exportiert ihr die Abwesenheiten als CSV. - Über das Drei-Punkte-Menü einer Zeile bearbeitet oder löscht ihr eine Abwesenheit. ## Abwesenheitsgründe selbst festlegen Die mitgelieferten Gründe deckt der Alltag meist ab: Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Pause & Sonstiges. Braucht ihr weitere, legt ihr sie direkt im Dialog an – neue Gründe stehen danach dauerhaft zur Auswahl. ## Gesetzliche Feiertage Feiertage müsst ihr nicht selbst eintragen: Unter Einstellungen → Kalender-Einstellungen aktiviert ihr je Standort Gesetzliche Feiertage & wählt unter Feiertagskalender das Bundesland. Feiertage erscheinen dann als ganztägige Abwesenheit für das gesamte Team. Feiertage, die nur in Teilen eines Bundeslands gelten, bestätigt ihr dort einzeln. ## Abwesenheiten im Kalender Eingetragene Abwesenheiten erscheinen im Kalender als eigener Block – ganztägige Abwesenheiten in der Zeile Ganztägig oberhalb des Zeitrasters, stundenweise Abwesenheiten direkt im Zeitraster der betroffenen Person. 💡 Tipp: Tragt Urlaube so früh wie möglich ein. So verhindert tinana von Anfang an, dass Termine in diesen Zeiträumen gebucht werden.
Ressourcen hinzufügen
Ressourcen sind Räume & Fahrzeuge, die ihr bei Terminen mitbucht – z. B. Behandlungsräume oder das Praxisauto für Hausbesuche. Geräte wie Ultraschall- oder Fangogeräte legt ihr zusätzlich als Übersicht eurer Ausstattung an. ## Ressource anlegen – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Einstellungen → Ressourcen. 2. Klickt auf Ressource hinzufügen. 3. Gebt eine Bezeichnung ein (z. B. „Behandlungsraum 1", „Ultraschallgerät"). 4. Wählt den Typ: Raum, Gerät oder Fahrzeug. 5. Ordnet die Ressource einem Standort zu (das Feld erscheint nur bei mehreren Standorten). 6. Optional (nur beim Typ Raum): Legt eine Kapazität fest – die Zahl gleichzeitiger Termine, die in dieser Ressource möglich sind. Bleibt das Feld leer, gibt es keine Beschränkung. 7. Optional: Wählt eine Kalenderfarbe, um die Ressource visuell zu unterscheiden. 8. Klickt auf Erstellen. Die Ressourcenübersicht zeigt alle Einträge mit Bezeichnung, Typ & Kapazität. ## Ressourcen bei der Terminbuchung nutzen Im Termin-Erstellungsdialog wählt ihr in jeder Behandlungszeile über das Raum-Symbol die passende Ressource aus – oder Kein Raum, wenn keine benötigt wird. Für Hausbesuche aktiviert ihr Hausbesuch; ein Fahrzeug bucht ihr über die Option Fahrzeug dazu. Ist eine Ressource zum gewünschten Zeitpunkt bereits belegt & die Kapazität ausgeschöpft, weist tinana euch darauf hin. Im Termin auswählbar sind Räume & Fahrzeuge. Ressourcen vom Typ Gerät dienen als Übersicht eurer Ausstattung. ## Belegung im Kalender prüfen Im Kalender könnt ihr über den Umschalter neben dem Mitarbeiterfilter von Mitarbeiter auf Räume oder Fahrzeuge wechseln. Dann bekommt jeder Raum bzw. jedes Fahrzeug eine eigene Spalte – so seht ihr sofort, was wann belegt ist. Der Umschalter erscheint, sobald mindestens ein Raum oder Fahrzeug angelegt ist. ## Typische Ressourcen in Heilmittelpraxen - Behandlungsräume (Kabine 1, Kabine 2, ...) - Gymnastikraum / Trainingsfläche - Praxisfahrzeug für Hausbesuche - Als Ausstattung (Typ Gerät): Fango- / Wärmegeräte, Ultraschall- & Elektrotherapie-Geräte 💡 Tipp: Benennt Ressourcen möglichst eindeutig & konsistent. „Raum 1" ist verständlicher als „R1" – besonders für neue Mitarbeiter:innen.