Dienstplanung & Ressourcen
Plant Dienstzeiten, verwaltet Abwesenheiten & konfiguriert eure Praxisressourcen.
Dienstpläne erstellen
Der Dienstplan legt fest, wann eure Praxis geöffnet ist & wann eure Mitarbeiter:innen arbeiten. Er bestimmt, in welchen Zeitfenstern der Kalender Termine zulässt & welche Slots bei der Online-Buchung angezeigt werden. ## Aufbau des Dienstplans 1. Navigiert zu Einstellungen → Dienstplan. 2. Oben wählt ihr die Kalenderwoche & den Standort. Über Heute springt ihr zur aktuellen Woche zurück. 3. Der Plan ist in zwei Abschnitte geteilt: - ÖFFNUNGSZEITEN: die Zeile Praxis mit den Öffnungszeiten des Standorts je Wochentag. - EIGENE ARBEITSZEITEN: eine Zeile je Mitarbeiter:in mit den individuellen Zeiten & der Summe der verplanten Stunden. ## Öffnungszeiten festlegen 1. Wählt den gewünschten Standort aus (bei mehreren Standorten). 2. Klickt in der Zeile Praxis auf das Plus-Feld des gewünschten Wochentags & tragt die Öffnungszeit ein. Bestehende Zeiten öffnet ihr mit einem Klick auf den Eintrag. 3. Tage ohne Eintrag gelten als geschlossen. Die Öffnungszeiten bilden den Rahmen, innerhalb dessen individuelle Arbeitszeiten angelegt werden können. ## Individuelle Arbeitszeiten Eine Zeile im Abschnitt EIGENE ARBEITSZEITEN erscheint nur für Mitarbeiter:innen, bei denen im Mitarbeiterprofil Eigene Arbeitszeiten verwenden aktiviert ist. Alle anderen folgen automatisch den Öffnungszeiten der Praxis. 1. Klickt auf das Plus-Feld des gewünschten Wochentags in der Zeile der Person & tragt die Arbeitszeit ein. Über das Stift-Symbol neben dem Namen bearbeitet ihr die Zeiten der ganzen Woche auf einmal. 2. Tage ohne Eintrag bleiben frei – dort sind keine Termine buchbar. 3. Rechts neben dem Namen seht ihr, wie viele Stunden aktuell verplant sind. ## Auswirkungen auf den Kalender - Nur Zeitfenster innerhalb der Arbeitszeiten sind im Kalender regulär buchbar. - Die Online-Buchung zeigt Patient:innen ausschließlich Slots innerhalb dieser Zeiten. - Kurzfristige Ausnahmen tragt ihr nicht im Dienstplan ein, sondern als [Abwesenheit](/helpcenter/dienstplanung-ressourcen/abwesenheiten-einrichten). 💡 Tipp: Legt die Öffnungszeiten zuerst fest & lasst möglichst viele Mitarbeiter:innen darauf laufen. Eigene Arbeitszeiten braucht ihr nur für Teilzeitkräfte oder abweichende Schichten.
Abwesenheiten verwalten
Urlaube, Fortbildungen, Krankheitstage & andere Abwesenheiten könnt ihr zentral in tinana verwalten. Eingetragene Abwesenheiten blockieren die betroffenen Zeiträume im Kalender & in der Online-Buchung. ## Abwesenheit eintragen Abwesenheiten werden über den Erstellungsdialog im Kalender angelegt: 1. Öffnet den Kalender & klickt auf Termin erstellen – oder klickt direkt in den gewünschten Zeitraum. 2. Wechselt im Dialog zum Tab Abwesenheit. 3. Wählt den Grund aus. Vorbereitet sind Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Pause & Sonstiges; über Neuen Grund hinzufügen ergänzt ihr eigene (z. B. Messe). 4. Legt unter Gilt für fest, ob die Abwesenheit für Gesamtes Team oder eine einzelne Person gilt. 5. Tragt Start & Endzeit ein oder aktiviert Ganztägig. 6. Optional: Aktiviert Abwesenheit wiederholen für regelmäßige Abwesenheiten. 7. Klickt auf Speichern. ## Übersicht aller Abwesenheiten Unter Einstellungen → Abwesenheiten seht ihr alle eingetragenen Abwesenheiten mit Grund, betroffener Person sowie Von- & Bis-Datum. Das ist der schnellste Weg, um die Urlaubsplanung des ganzen Teams zu prüfen. ## Abwesenheitsgründe selbst festlegen Die mitgelieferten Gründe deckt der Alltag meist ab: Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Pause & Sonstiges. Braucht ihr weitere, legt ihr sie direkt im Dialog an – neue Gründe stehen danach dauerhaft zur Auswahl. ## Abwesenheiten im Kalender Eingetragene Abwesenheiten erscheinen im Kalender als eigener Block – ganztägige Abwesenheiten in der Zeile Ganztägig oberhalb des Zeitrasters, stundenweise Abwesenheiten direkt im Zeitraster der betroffenen Person. 💡 Tipp: Tragt Urlaube so früh wie möglich ein. So verhindert tinana von Anfang an, dass Termine in diesen Zeiträumen gebucht werden.
Ressourcen hinzufügen
Ressourcen sind Räume, Geräte & Fahrzeuge, die bei einer Behandlung benötigt werden – z. B. Behandlungsräume, Ultraschallgeräte oder das Praxisauto für Hausbesuche. ## Ressource anlegen – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Einstellungen → Ressourcen. 2. Klickt auf Ressource hinzufügen. 3. Gebt eine Bezeichnung ein (z. B. „Behandlungsraum 1", „Ultraschallgerät"). 4. Wählt den Typ: Raum, Gerät oder Fahrzeug. 5. Ordnet die Ressource einem Standort zu. 6. Optional: Legt eine Kapazität fest – die Zahl gleichzeitiger Termine, die in dieser Ressource möglich sind. Bleibt das Feld leer, gibt es keine Beschränkung. 7. Optional: Wählt eine Kalenderfarbe, um die Ressource visuell zu unterscheiden. 8. Klickt auf Erstellen. Die Ressourcenübersicht zeigt alle Einträge mit Bezeichnung, Typ & Kapazität. ## Ressourcen bei der Terminbuchung nutzen Im Termin-Erstellungsdialog wählt ihr über das Raum-Feld die passende Ressource aus – oder Kein Raum, wenn keine benötigt wird. Handelt es sich um einen Hausbesuch, aktiviert ihr Hausbesuch & wählt zusätzlich ein Fahrzeug aus. Ist eine Ressource zum gewünschten Zeitpunkt bereits belegt & die Kapazität ausgeschöpft, weist tinana euch darauf hin. ## Belegung im Kalender prüfen Im Kalender könnt ihr über den Umschalter neben dem Mitarbeiterfilter von Mitarbeiter auf Räume oder Fahrzeuge wechseln. Dann bekommt jeder Raum bzw. jedes Fahrzeug eine eigene Spalte – so seht ihr sofort, was wann belegt ist. ## Typische Ressourcen in Heilmittelpraxen - Behandlungsräume (Kabine 1, Kabine 2, ...) - Gymnastikraum / Trainingsfläche - Fango- / Wärmegeräte - Ultraschallgeräte - Elektrotherapie-Geräte - Praxisfahrzeug für Hausbesuche 💡 Tipp: Benennt Ressourcen möglichst eindeutig & konsistent. „Raum 1" ist verständlicher als „R1" – besonders für neue Mitarbeiter:innen.