Abrechnung & Finanzen
Alles rund um GKV-Abrechnung, Kassensystem, Rechnungen & Berichte.
GKV-Abrechnung (§ 302 SGB V)
Die GKV-Abrechnung ist für die meisten Heilmittelpraxen die wichtigste Einnahmequelle. In tinana erstellt ihr die Abrechnungsdateien nach § 302 SGB V selbst – ohne externes Abrechnungszentrum. ## GKV-Abrechnung durchführen – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Abrechnung in der Seitenleiste. 2. tinana zeigt euch alle abrechenbaren Verordnungen. Als Selbstabrechner sind sie standardmäßig nach Krankenkassen gruppiert – über Nach Krankenkassen gruppieren schaltet ihr das um. Habt ihr mehrere Leistungserbringer, wählt ihr zuerst den Leistungserbringer aus. Oben seht ihr die Summe unter ABRECHENBAR GESAMT. 3. Unter BALD FERTIG stehen Verordnungen, bei denen noch Einheiten offen sind – inklusive Prognose, wann sie abrechenbar werden (z. B. „fertig in 4 Tagen"). 4. Markiert die Verordnungen, die ihr abrechnen möchtet, per Klick. Sie werden in der Leiste unten gesammelt & die Summe abrechenbar wird laufend aktualisiert. Über Alle abwählen setzt ihr die Auswahl zurück. Verordnungen, denen Pflichtangaben fehlen, sind ausgegraut & lassen sich nicht auswählen – was fehlt, zeigen die Hinweise an der Zeile. 5. Klickt auf Weiter zur Abrechnung. Haben ausgewählte Verordnungen noch Hinweise, fragt tinana im Dialog Unvollständige Verordnungen nach, ob ihr trotzdem fortfahren möchtet. 6. In der Abrechnungsübersicht prüft tinana die Auswahl & zeigt euch: - die zuständige Datenannahmestelle je Kostenträger - Verordnungen, denen noch keine Datenannahmestelle zugeordnet ist (rot markiert) - ob Verordnungen verschiedener Leistungserbringer gemischt sind – pro Abrechnung ist nur ein Leistungserbringer erlaubt 7. tinana sortiert die Verordnungen automatisch in Erste Abrechnung & Nachforderung (VKZ 02). 8. Behebt eventuelle Fehler in den betroffenen Verordnungen. Solange eine Verordnung nicht abrechnungsfähig ist, bleibt der Button gesperrt. 9. Klickt auf Jetzt abrechnen. Fehlt eure vollständige Praxisadresse, fragt tinana sie beim Klick auf Weiter zur Abrechnung ab – sie ist für die korrekte Abrechnung erforderlich. Ist die Rechnungsnummer eures GKV-Nummernkreises länger als die 14 Zeichen, die die Krankenkassen erlauben, zeigt tinana den Hinweis Noch ein Schritt bis zur Abrechnung. Über Nummernkreis anpassen gelangt ihr direkt zu euren [Rechnungslayouts](/helpcenter/abrechnung-finanzen/rechnungen-anpassen). ## Sonderfälle - Korrekturrechnung (VKZ 04): Wurde eine Abrechnung beanstandet, erfasst ihr die Rückmeldung der Kasse in der [Abrechnungshistorie](/helpcenter/abrechnung-finanzen/abrechnungshistorie) & erstellt daraus eine Korrekturrechnung. - BG & Heilfürsorge: Diese Verordnungen gehen nicht über die Datenannahmestelle, sondern als Direkte Rechnung an UV-Träger bzw. an den Träger der Heilfürsorge. Den Rezeptwert bei BG berechnet tinana auf Basis des hinterlegten BG-Gebührenverzeichnisses. - Privatrezepte: Privatverordnungen rechnet ihr im selben Lauf ab – tinana erstellt dafür Rechnungen an die Patient:innen. - Papierannahmestelle: Für Kostenträger ohne elektronische Annahme zeigt tinana die zuständige Papierannahmestelle an. ## Vorteile der Eigenabrechnung mit tinana - Keine umsatzabhängigen Gebühren an ein Abrechnungszentrum. - Volle Kontrolle über den Abrechnungsprozess & die Fristen. - Die automatische Prüfung auf unvollständige Verordnungen hilft, Absetzungen zu vermeiden. - Abrechnungsstatus jederzeit in tinana einsehbar. 💡 Tipp: Rechnet am besten monatlich ab, idealerweise in der ersten Woche des Folgemonats. So habt ihr eure Liquidität besser im Blick.
Abrechnungshistorie & Nachverfolgung
Unter der Abrechnungshistorie habt ihr den Überblick über alle eingereichten Abrechnungen & deren Status. ## Abrechnungshistorie einsehen 1. Navigiert zu Abrechnung in der Seitenleiste. 2. Wechselt zum Tab Historie. Gibt es fehlgeschlagene Abrechnungen, zeigt der Tab ihre Anzahl als roten Zähler. 3. Ihr seht alle abgesendeten Abrechnungen mit: - Datum der Einreichung - Abrechnung (Nummer bzw. Bezeichnung des Abrechnungslaufs) - Anzahl der Gruppen (Abrechnung je Kostenträger) - Anzahl der abgerechneten Verordnungen - Betrag - Status Über den Filter grenzt ihr die Liste nach Status ein: Ausstehend, Fehler, Teilzahlung, Bezahlt oder Storniert. Per Klick öffnet ihr eine Abrechnung mit den Tabs Versand, Verordnungen & Rechnungen. Solange ihr noch nichts eingereicht habt, zeigt der Tab den Hinweis „Noch keine Abrechnungen". ## Mit Beanstandungen umgehen Wird eine Abrechnung beanstandet oder eine Verordnung abgesetzt: 1. Öffnet die betroffene Abrechnung in der Historie. 2. Klickt im Tab Versand an der Karte der Krankenkasse auf Rückmeldung erfassen. Alternativ findet ihr Rückmeldung der Kasse erfassen im Menü ⋮ oben rechts. 3. Wählt unter Art der Rückmeldung, was die Kasse gemeldet hat: - Fehlerhafte oder keine Daten übermittelt: Die Abrechnung wird digital erneut übermittelt – bei Bedarf mit einer neuen Rechnung. - Absetzung: Die Kasse hat Positionen oder ganze Verordnungen abgesetzt. 4. Bei einer Absetzung wählt ihr in der Korrekturrechnung die abgesetzten Verordnungen aus & legt je Verordnung fest, ob sie Komplett oder Teilweise abgesetzt wurde. 5. Korrigiert die Angaben in der jeweiligen Verordnung & reicht die Korrekturrechnung (VKZ 04) über Jetzt abrechnen ein – siehe [GKV-Abrechnung](/helpcenter/abrechnung-finanzen/gkv-abrechnung). Konnte eine Abrechnung nicht zugestellt werden, zeigt die Karte Abrechnung fehlgeschlagen. Über Erneut versenden schickt ihr die Abrechnung noch einmal. Nachträglich fertiggestellte Einheiten einer bereits abgerechneten Verordnung reicht ihr über Abrechnung als Nachforderung (VKZ 02) ein. ## Offene Posten im Blick In jeder Abrechnung zeigt die Karte Zahlungsinformationen je Kostenträger, was gefordert, was erhalten & was noch offen ist. Geht eine Zahlung der Krankenkasse ein, tragt ihr sie über Zahlungseingang hinzufügen ein – sie wird als Überweisung verbucht. So könnt ihr eure Liquidität planen & bei Verzögerungen frühzeitig reagieren. 💡 Tipp: Prüft die Abrechnungshistorie regelmäßig – mindestens einmal pro Woche. Je früher ihr Beanstandungen bemerkt, desto schneller könnt ihr reagieren & Geld nachfordern.
Kassensystem nutzen
Das integrierte Kassensystem ermöglicht euch die Abrechnung von Selbstzahlerleistungen, Produktverkäufen & Gutscheinen. Außerdem laufen hier alle Rechnungen eurer Praxis zusammen – auch Zuzahlungs-, Privat- & Kassenrechnungen. Es ist in sechs Bereiche unterteilt: Rechnungen, Kasse, Tagesübersicht, Kassenstand, Tagesabschluss & Gutscheine. Die Bereiche Kasse & Tagesabschluss seht ihr nur mit der passenden Berechtigung (Verkäufe tätigen bzw. Kassenabschluss). ## Kassiervorgang durchführen 1. Öffnet Kassensystem in der Seitenleiste & wechselt zum Tab Kasse. 2. Wählt Mitarbeiter & Rechnungsempfänger aus. Ohne Empfänger geht die Rechnung an „Laufkunde". 3. Fügt Positionen zur Rechnung hinzu. Links stehen drei Quellen zur Verfügung: - Produkte: Artikel aus eurem Produktkatalog - Termine: noch nicht abgerechnete Selbstzahlertermine (ohne Verordnung) der letzten drei Monate – durchsuchbar nach Patient:in & Behandlung - Gutscheine: Gutscheine verkaufen 4. Möchte die Patient:in einen Gutschein einsetzen, klickt unter den Positionen auf Gutschein einlösen. 5. Prüft die Rechnung & klickt auf Weiter. 6. Wählt die Zahlart: - Bar: Gebt den erhaltenen Betrag ein, tinana zeigt euch das Wechselgeld - EC-Karte: Ist an eurem Standort ein SumUp-Terminal verbunden, heißt die Zahlart SumUp & die Zahlung wird an das Terminal gesendet – siehe [SumUp einrichten](/helpcenter/integrationen/sumup-einrichten). Ohne Terminal bucht ihr die Kartenzahlung manuell. - Rechnung: Der Betrag bleibt offen & wird später bezahlt 7. Klickt auf Rechnung abschließen. tinana erstellt die Rechnung & bietet Rechnung herunterladen, Per E-Mail senden & Rechnung anzeigen an. tinana stellt die Rechnung schon vor der Zahlung aus. Bricht eine Kartenzahlung ab oder zahlt die Patient:in bar nur einen Teil, bleibt die Rechnung offen & ihr kassiert den Rest später über Zahlung erfassen. Zuzahlungen kassiert ihr nicht im Tab Kasse, sondern direkt am Termin im Kalender oder unter Abrechnung über Zuzahlung einnehmen. Ist eine [Zuzahlungsbefreiung](/helpcenter/patienten-dokumentation/zuzahlungsbefreiungen) hinterlegt, werden befreite Positionen dort mit dem Vermerk (befreit) gekennzeichnet & nicht berechnet. ## Rechnungen Im Tab Rechnungen findet ihr alle Rechnungen mit Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, Standort, Status, Art & Betrag. Mögliche Status sind Entwurf, Offen, Überfällig, Teilbezahlt, Bezahlt, Überzahlt, Korrigiert & Storniert. Die Art zeigt, worum es geht – z. B. Selbstzahler, Zuzahlung, GKV, BG oder Privat, bei Korrektur- & Stornobelegen mit entsprechendem Zusatz. Über Exportieren ladet ihr die gefilterte Liste Als CSV herunter oder übergebt sie per DATEV-Export an eure Buchhaltung. Per Klick öffnet ihr die Detailansicht mit der Rechnung als PDF. Dort könnt ihr: - Zahlung erfassen – auch bei bezahlten, korrigierten oder stornierten Rechnungen, etwa wenn eine Überweisung nachträglich eingeht - die Rechnung über Senden per E-Mail verschicken oder als Rechnung bzw. Quittung herunterladen - über das Menü ⋮ Korrigieren oder Stornieren - ein Guthaben zurückzahlen oder verrechnen Korrigieren öffnet den Dialog Korrekturrechnung erstellen: Ihr ändert Bezeichnung, Menge & Preis einzelner Positionen, ergänzt über Position hinzufügen neue & gebt einen Korrekturgrund an. Die ursprüngliche Rechnung wird dabei storniert, vorhandene Zahlungen werden übernommen. Korrigieren oder stornieren könnt ihr jeweils den letzten Beleg einer Kette. GKV-Rechnungen aus der Kassenabrechnung ändert ihr nicht hier, sondern über die [Abrechnungshistorie](/helpcenter/abrechnung-finanzen/abrechnungshistorie). Alle Rechnungen & Zahlungen einer Patient:in seht ihr außerdem in der Patientenakte im Tab Finanzen – mit den Ansichten Rechnungen, Zahlungen & Kontoverlauf. Offene Beträge & Guthaben stehen direkt am Tab. ## Tagesübersicht Die Tagesübersicht zeigt alle Vorgänge des gewählten Tages – je Rechnung mit Nummer, Zeit, Mitarbeiter:in, Kunde, den einzelnen Artikeln (inkl. Anzahl & Preis), Gesamtbetrag & Status. So seht ihr auf einen Blick, was am Tag über die Kasse gelaufen ist. 💡 Tipp: Führt jeden Abend den [Tagesabschluss](/helpcenter/abrechnung-finanzen/tagesabschluss) durch. So habt ihr eure Kasse immer im Griff & eure Steuerberatung freut sich.
Tagesabschluss durchführen
Der Tagesabschluss dokumentiert eure Barbewegungen & vergleicht den erwarteten mit dem gezählten Kassenbestand. tinana führt euren Kassenbestand danach automatisch fort. ## Einmalig: Kassenbestand erfassen Bevor ihr den ersten Abschluss machen könnt, zählt ihr euren Anfangsbestand: 1. Öffnet Kassensystem → Kassenstand. 2. Klickt auf Kassenbestand zählen. 3. Klickt bei Gezählter Bestand auf Zählen & erfasst euer Bargeld nach Münzen & Scheinen. 4. Optional: Ergänzt Notizen. 5. Klickt auf Abschluss festschreiben. Dieser gezählte Bestand ist der Ausgangspunkt für den Soll-Vergleich beim nächsten Abschluss. ## Tagesabschluss durchführen 1. Öffnet Kassensystem → Kassenstand. Dort seht ihr den aktuellen Kassenstand (Bar) & wann der letzte Abschluss war. 2. Klickt auf Tagesabschluss. 3. Klickt bei Gezählter Bestand auf Zählen & erfasst euren physischen Kassenbestand (Münzen & Scheine). 4. tinana vergleicht den erwarteten mit dem gezählten Bestand & zeigt euch die Differenz. 5. Gibt es eine Differenz, begründet sie unter Notizen (z. B. „Rest-Wechselgeld von gestern") – ohne Notiz lässt sich der Abschluss dann nicht festschreiben. 6. Klickt auf Abschluss festschreiben. Ist der Bestand noch nicht durch eine Zählung bestätigt, weist tinana euch darauf hin. ## Ein- & Auszahlungen erfassen Bargeld, das nicht über einen Kassiervorgang läuft – etwa eine Bankeinzahlung oder eine Barauslage – erfasst ihr über Ein-/Auszahlung im Bereich Kassenstand. Nur so bleibt der Kassenstand korrekt. ## Journal Über Journal öffnet ihr die Liste aller erfassten Zahlungen. Ihr könnt nach Zeitraum filtern (Von & Bis), auf Nur Barbewegungen einschränken & alles über CSV exportieren herunterladen – praktisch für die Steuerberatung. Einzelne Transaktionen durchsucht ihr direkt im Bereich Kassenstand. ## Archivierung Alle festgeschriebenen Abschlüsse findet ihr im Tab Tagesabschluss – mit Abschluss, Zeitraum ab, Festgeschrieben am & Bestand. Abschlüsse aus der Zeit vor der Umstellung auf Kassen pro Standort erscheinen gesondert unter Bisherige Praxiskasse. Den Tab seht ihr mit der Berechtigung Kassenabschluss. 💡 Tipp: Führt den Tagesabschluss immer zur gleichen Zeit durch (z. B. nach dem letzten Termin des Tages). So wird er zur Routine & wird nicht vergessen.
Rechnungen erstellen & anpassen
tinana erstellt Rechnungen automatisch – an der Kasse, bei Zuzahlungen & in der Abrechnung. Wie sie aussehen, steuert ihr über Rechnungslayouts unter Einstellungen → Rechnungen. ## Aussteller anlegen: das Unternehmen Jede Rechnung braucht einen Aussteller. Aussteller sind die Unternehmen, die ihr unter Einstellungen → Unternehmen pflegt – ein Unternehmen ist ein Mandant im steuerlichen Sinne. Dort hinterlegt ihr Name, Adresse, Steuernummer & Bankverbindung. ## Rechnungslayout bearbeiten – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Einstellungen → Rechnungen. 2. Öffnet das Standard-Layout oder legt über Rechnungslayout hinzufügen ein weiteres an. 3. Konfiguriert den Rechnungskopf: - Logo hochladen, inklusive Position & Größe - Aussteller auswählen (das Unternehmen, das die Rechnung ausstellt) - Nummernkreis über Präfix wählen auswählen oder über + Neuen Nummernkreis hinzufügen anlegen – mit Präfix, Jahr (vier- oder zweistellig) & Startnummer. tinana zeigt euch die nächste Rechnungsnummer an. 4. Konfiguriert den Inhalt: - Zahlungsfrist (Tage) - Rechnungstitel - Hinweistext - Leistungsdaten über mehrere Monate: Datum je Position oder Nach Monat zusammenfassen - bei Zuzahlungen die Darstellung: Alle Positionen oder Einfache Darstellung (nur Rezeptgebühr & Eigenanteil) 5. Konfiguriert die Fußzeile: - Fußzeilentext (bei weiteren Layouts über Eigener Fußzeilentext) - Kontaktdaten: E-Mail & Telefon - Steuerliche Daten anzeigen - Bankverbindung auswählen oder neu anlegen - QR-Code zum Bezahlen: fügt einen GiroCode (SEPA) mit Empfänger, IBAN, Betrag & Rechnungsnummer ein – beim Scannen öffnet sich die Banking-App der Patient:in. Die Option steht zur Verfügung, sobald eine Bankverbindung gewählt ist. Rechts seht ihr eine Live-Vorschau, die ihr zwischen Rechnung & Quittung umschaltet. Gilt ein Layout für GKV-Rechnungen, darf die Rechnungsnummer höchstens 14 Zeichen lang sein. Ist sie länger, zeigt tinana den Hinweis Fast bereit für die Kassenabrechnung – stellt dann das Jahr auf zweistellig oder kürzt den Präfix. ## Standard-Layout & weitere Layouts Das Standard-Layout ist die Fallback-Vorlage: Es wird immer dann verwendet, wenn für Rechnungstyp & Standort kein eigenes Layout angelegt ist. Für das Standard-Layout müsst ihr deshalb nicht festlegen, wann es gilt. Zusätzliche Layouts legt ihr an, wenn ihr z. B. je Standort ein anderes Logo oder je Rechnungstyp einen anderen Hinweistext braucht. Dort wählt ihr unter Wann aus, an welchen Standorten & für welche Rechnungstypen das Layout gilt – etwa Selbstzahler, PKV, BG, GKV, Zuzahlung oder Ausfallrechnung. ## Rechnung versenden 1. Öffnet eine Rechnung unter Kassensystem → Rechnungen. 2. Klickt auf Senden – tinana erzeugt das PDF & öffnet den Dialog Rechnung per E-Mail senden mit Empfänger, Betreff & Nachricht. 3. Prüft die Angaben & sendet die E-Mail. Alternativ ladet ihr die Rechnung über Rechnung als PDF herunter, um sie auszudrucken oder selbst zu versenden. Nach einer Zahlung gibt es zusätzlich eine Quittung. ## Rechnungsarchiv Alle erstellten Rechnungen bleiben unter Kassensystem → Rechnungen archiviert. Dort seht ihr Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, Standort, Status, Art & Betrag & könnt jede Rechnung erneut herunterladen oder versenden. Über Exportieren ladet ihr die gefilterte Liste Als CSV herunter oder übergebt sie per DATEV-Export an eure Buchhaltung – siehe [DATEV integrieren](/helpcenter/integrationen/datev-integrieren). 💡 Tipp: Aktiviert den QR-Code zum Bezahlen. Patient:innen scannen ihn mit der Banking-App & überweisen ohne Abtippen – das kann eure Zahlungseingänge beschleunigen.
Gutscheine verwalten
Gutscheine sind eine schöne Möglichkeit, neue Patient:innen zu gewinnen & bestehende zu binden. In tinana verwaltet ihr Gutscheine digital von der Erstellung bis zur Einlösung. ## Gutschein erstellen 1. Öffnet Kassensystem in der Seitenleiste & wechselt zum Tab Gutscheine. 2. Klickt auf Neuer Gutschein. 3. Tragt den Betrag in € ein. 4. Optional: Ordnet den Gutschein einer Patient:in zu. 5. Legt die Gültigkeit in Jahren fest. tinana zeigt euch das resultierende Datum unter Gültig bis an. 6. Optional: Ergänzt Notizen. 7. Klickt auf Gutschein erstellen. tinana erzeugt automatisch einen eindeutigen Gutscheincode. Ihr könnt ihn direkt im Anschluss kopieren oder den Gutschein drucken – & später jederzeit in der Detailansicht des Gutscheins kopieren. ## Gutschein verkaufen Möchtet ihr den Gutscheinbetrag direkt kassieren, erstellt ihn nicht hier, sondern im Kassiervorgang: Wechselt in Kassensystem → Kasse zum Tab Gutscheine & wählt einen der vorgegebenen Beträge oder über Individueller Betrag einen eigenen. Der Weg über Neuer Gutschein erstellt einen Wertgutschein ohne Verkauf über die Kasse. ## Gutschein einlösen 1. Stellt im Tab Kasse wie gewohnt die Rechnung zusammen (Produkt oder Leistung). 2. Klickt unter den Positionen auf Gutschein einlösen. 3. Gebt den Gutschein-Code ein & klickt auf Prüfen. tinana zeigt euch Originalwert, Restwert & Gültig bis. 4. Legt den einzulösenden Betrag fest & klickt auf Einlösen. tinana zieht ihn vom Gesamtbetrag ab – ein Restwert bleibt auf dem Gutschein erhalten. 5. Deckt der Gutschein die Summe vollständig ab, weist tinana darauf hin. Andernfalls zahlt die Patient:in die Differenz mit einer der übrigen Zahlungsarten. ## Gutscheinübersicht In der Übersicht seht ihr alle Gutscheine mit Code, Patient:in, Originalwert, Restwert, Gültig bis & Status. Der Status zeigt, wo der Gutschein steht: Aktiv, Eingelöst, Abgelaufen oder Storniert. Per Klick öffnet ihr die Details mit Verbraucht, Erstellt am, Notizen & der Einlösungshistorie mit allen Teileinlösungen. Dort könnt ihr einen Gutschein auch stornieren. 💡 Tipp: Bietet Gutscheine für Selbstzahlerleistungen (z. B. Massagen) als Geschenkidee am Empfang an – besonders vor Weihnachten, Muttertag & anderen Anlässen.