Abrechnung & Finanzen
Alles rund um GKV-Abrechnung, Kassensystem, Rechnungen & Berichte.
GKV-Abrechnung (§ 302 SGB V)
Die GKV-Abrechnung ist für die meisten Heilmittelpraxen die wichtigste Einnahmequelle. In tinana erstellt ihr die Abrechnungsdateien nach § 302 SGB V selbst – ohne teures Abrechnungszentrum. ## GKV-Abrechnung durchführen – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Abrechnung in der Seitenleiste. 2. tinana zeigt euch alle abrechenbaren Verordnungen, gruppiert nach Krankenkassen. Oben seht ihr die Summe unter ABRECHENBAR GESAMT. 3. Unter BALD FERTIG stehen Verordnungen, bei denen noch Einheiten offen sind – inklusive Prognose, wann sie abrechenbar werden (z. B. „fertig in 4 Tagen"). 4. Markiert die Verordnungen, die ihr abrechnen möchtet, per Klick. Sie werden am Rand gesammelt & die Summe abrechenbar wird laufend aktualisiert. Über Alle abwählen setzt ihr die Auswahl zurück. 5. Klickt auf Weiter zur Abrechnung. 6. Im Warenkorb prüft tinana die Auswahl & zeigt euch: - die zuständige Datenannahmestelle je Kostenträger - Verordnungen mit fehlenden Angaben als Unvollständige Verordnungen (rot markiert); je Verordnung seht ihr, wie viele Hinweise vorliegen - ob Verordnungen verschiedener Leistungserbringer gemischt sind 7. Wählt die Abrechnungsart: Erste Abrechnung oder Nachforderung (VK02). 8. Behebt eventuelle Fehler in den betroffenen Verordnungen. 9. Klickt auf Abrechnung starten. Fehlt eure vollständige Praxisadresse, fragt tinana sie vor dem ersten Versand ab – sie ist für die korrekte Abrechnung erforderlich. ## Sonderfälle - Korrekturrechnung (VKZ 04): Wurde eine Abrechnung beanstandet, erstellt ihr daraus eine Korrekturrechnung. - BG & Heilfürsorge: Hier rechnet ihr entweder über die Datenannahmestelle oder als Direkte Rechnung an UV-Träger ab. - Papierannahmestelle: Für Kostenträger ohne elektronische Annahme zeigt tinana die zuständige Papierannahmestelle an. ## Vorteile der Eigenabrechnung mit tinana - Keine umsatzabhängigen Gebühren an ein Abrechnungszentrum. - Volle Kontrolle über den Abrechnungsprozess & die Fristen. - Die automatische Prüfung auf unvollständige Verordnungen hilft, Absetzungen zu vermeiden. - Abrechnungsstatus jederzeit in tinana einsehbar. 💡 Tipp: Rechnet am besten monatlich ab, idealerweise in der ersten Woche des Folgemonats. So bleibt eure Liquidität stabil.
Abrechnungshistorie & Nachverfolgung
Unter der Abrechnungshistorie habt ihr den Überblick über alle eingereichten Abrechnungen & deren Status. ## Abrechnungshistorie einsehen 1. Navigiert zu Abrechnung in der Seitenleiste. 2. Wechselt zum Tab Historie. 3. Ihr seht alle abgesendeten Abrechnungen mit: - Datum der Einreichung - Abrechnung (Nummer bzw. Bezeichnung des Abrechnungslaufs) - Anzahl der Gruppen (Abrechnung je Kostenträger) - Anzahl der abgerechneten Verordnungen - Betrag - Status Solange ihr noch nichts eingereicht habt, zeigt der Tab den Hinweis „Noch keine Abrechnungen". ## Mit Beanstandungen umgehen Wird eine Abrechnung beanstandet oder eine Verordnung abgesetzt: 1. Öffnet die betroffene Abrechnung in der Historie. 2. Prüft, welche Verordnungen betroffen sind & woran es lag. 3. Korrigiert die Angaben in der jeweiligen Verordnung. 4. Erstellt daraus eine Korrekturrechnung (VKZ 04) – siehe [GKV-Abrechnung](/helpcenter/abrechnung-finanzen/gkv-abrechnung). Alternativ reicht ihr nachträglich fertiggestellte Einheiten als Nachforderung (VK02) ein. ## Offene Posten im Blick Über die Historie verfolgt ihr, welche Abrechnungsläufe bereits abgeschlossen & welche noch offen sind. So könnt ihr eure Liquidität planen & bei Verzögerungen frühzeitig reagieren. 💡 Tipp: Prüft die Abrechnungshistorie regelmäßig – mindestens einmal pro Woche. Je früher ihr Beanstandungen bemerkt, desto schneller könnt ihr reagieren & Geld nachfordern.
Kassensystem nutzen
Das integrierte Kassensystem ermöglicht euch die Abrechnung von Zuzahlungen, Privat- & Selbstzahlerleistungen, Produktverkäufen & Gutscheinen. Es ist in sechs Bereiche unterteilt: Rechnungen, Kasse, Tagesübersicht, Kassenstand, Tagesabschluss & Gutscheine. ## Kassiervorgang durchführen 1. Öffnet Kassensystem in der Seitenleiste & wechselt zum Tab Kasse. 2. Wählt Mitarbeiter:in & Patient:in aus. 3. Fügt Positionen zur Rechnung hinzu. Links stehen drei Quellen zur Verfügung: - Termine: unbezahlte Termine der Person – Zuzahlungen werden aus der Verordnung automatisch berechnet - Produkte: Artikel aus eurem Produktkatalog - Gutscheine: Gutscheine verkaufen oder einlösen 4. Prüft die Rechnung & klickt auf Weiter. 5. Wählt die Zahlungsart: - Bar: Gebt den erhaltenen Betrag ein, tinana berechnet das Rückgeld - EC-Karte: Die Zahlung wird an euer verbundenes SumUp-Terminal gesendet - Überwiesen: Für Beträge, die schon per Banküberweisung eingegangen sind - Rechnung: Der Betrag bleibt offen & wird später bezahlt 6. Schließt den Vorgang ab. tinana erstellt die Rechnung & bietet Rechnung herunterladen sowie Per E-Mail senden an. Ist eine [Zuzahlungsbefreiung](/helpcenter/patienten-dokumentation/zuzahlungsbefreiungen) hinterlegt, werden befreite Positionen mit dem Vermerk (befreit) gekennzeichnet & nicht berechnet. ## Rechnungen Im Tab Rechnungen findet ihr alle erstellten Rechnungen mit Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, Standort, Betrag & Status. Möglich sind Entwurf, Offen, Teilbezahlt, Bezahlt, Storniert & Korrigiert. Über eine Rechnung erreicht ihr Zahlung entgegennehmen, PDF herunterladen, Per E-Mail senden & die Detailansicht. ## Tagesübersicht Die Tagesübersicht zeigt alle Vorgänge des gewählten Tages – je Rechnung mit Nummer, Zeit, Mitarbeiter:in, Kunde, den einzelnen Artikeln (inkl. Anzahl & Preis), Gesamtbetrag & Status. So seht ihr auf einen Blick, was am Tag über die Kasse gelaufen ist. 💡 Tipp: Führt jeden Abend den [Tagesabschluss](/helpcenter/abrechnung-finanzen/tagesabschluss) durch. So habt ihr eure Kasse immer im Griff & euer Steuerberater freut sich.
Tagesabschluss durchführen
Der Tagesabschluss dokumentiert eure Barbewegungen & vergleicht den erwarteten mit dem gezählten Kassenbestand. tinana führt euren Kassenbestand danach automatisch fort. ## Einmalig: Kassenbestand erfassen Bevor ihr den ersten Abschluss machen könnt, zählt ihr euren Anfangsbestand: 1. Öffnet Kassensystem → Kassenstand. 2. Klickt auf Kassenbestand zählen. 3. Zählt euer Bargeld & tragt den Gezählten Bestand ein. 4. Optional: Ergänzt Notizen. 5. Klickt auf Abschluss festschreiben. Dieser gezählte Bestand ist der Ausgangspunkt für den Soll-Vergleich beim nächsten Abschluss. ## Tagesabschluss durchführen 1. Öffnet Kassensystem → Kassenstand. Dort seht ihr den aktuellen Kassenstand (Bar) & wann der letzte Abschluss war. 2. Klickt auf Tagesabschluss erstellen. 3. Zählt euren physischen Kassenbestand (Münzen & Scheine) & tragt den Betrag ein. 4. tinana vergleicht den erwarteten mit dem gezählten Bestand & zeigt euch die Differenz. 5. Optional: Ergänzt eine Notiz zur Differenz (z. B. „Rest-Wechselgeld von gestern"). 6. Klickt auf Abschluss festschreiben. Ist der Bestand noch nicht durch eine Zählung bestätigt, weist tinana euch darauf hin. ## Ein- & Auszahlungen erfassen Bargeld, das nicht über einen Kassiervorgang läuft – etwa eine Bankeinzahlung oder eine Barauslage – erfasst ihr über Ein-/Auszahlung im Bereich Kassenstand. Nur so bleibt der Kassenstand korrekt. ## Journal Über Journal öffnet ihr die Liste aller erfassten Zahlungen. Ihr könnt nach Zeitraum filtern, auf Nur Barbewegungen einschränken, Transaktionen durchsuchen & alles über CSV exportieren – praktisch für die Steuerberatung. ## Archivierung Alle festgeschriebenen Abschlüsse findet ihr im Tab Tagesabschluss – mit Abschlussnummer, Zeitraum ab, Festgeschrieben am & Bestand. Abschlüsse aus der Zeit vor der Umstellung auf Kassen pro Standort erscheinen gesondert unter Bisherige Praxiskasse. 💡 Tipp: Führt den Tagesabschluss immer zur gleichen Zeit durch (z. B. nach dem letzten Termin des Tages). So wird er zur Routine & wird nicht vergessen.
Rechnungen erstellen & anpassen
tinana erstellt Rechnungen automatisch aus dem Kassensystem. Wie sie aussehen, steuert ihr über Rechnungslayouts unter Einstellungen → Rechnungen. ## Aussteller anlegen: das Unternehmen Jede Rechnung braucht einen Aussteller. Aussteller sind die Unternehmen, die ihr unter Einstellungen → Unternehmen pflegt – ein Unternehmen ist ein Mandant im steuerlichen Sinne. Dort hinterlegt ihr Name, Adresse, Steuernummer & Bankverbindung. ## Rechnungslayout bearbeiten 1. Navigiert zu Einstellungen → Rechnungen. 2. Öffnet das Standard-Layout oder legt über Rechnungslayout hinzufügen ein weiteres an. 3. Konfiguriert den Rechnungskopf: - Logo hochladen - Aussteller auswählen (das Unternehmen, das die Rechnung ausstellt) - Nummernkreis wählen oder über den Link einen neuen anlegen. tinana zeigt euch die nächste Rechnungsnummer an. 4. Konfiguriert den Inhalt: - Zahlungsfrist (Tage) - Rechnungstitel - Hinweistext - QR-Code zum Bezahlen anzeigen: fügt einen GiroCode (SEPA) mit Empfänger, IBAN, Betrag & Rechnungsnummer ein – beim Scannen öffnet sich die Banking-App der Patient:in 5. Konfiguriert die Fußzeile: - Freier Fußzeilentext - Kontaktdaten anzeigen - Steuerliche Daten anzeigen - Bankverbindung auswählen oder neu anlegen ## Standard-Layout & weitere Layouts Das Standard-Layout ist die Fallback-Vorlage: Es wird immer dann verwendet, wenn für Rechnungstyp & Standort kein eigenes Layout angelegt ist. Für das Standard-Layout müsst ihr deshalb nicht festlegen, wann es gilt. Zusätzliche Layouts legt ihr an, wenn ihr z. B. je Standort ein anderes Logo oder je Rechnungstyp einen anderen Hinweistext braucht. ## Rechnung versenden 1. Öffnet eine Rechnung unter Kassensystem → Rechnungen. 2. Klickt auf Per E-Mail senden – tinana erzeugt das PDF & öffnet den Versanddialog mit Empfänger & Text. 3. Prüft die Angaben & sendet die E-Mail. Alternativ nutzt ihr PDF herunterladen, um die Rechnung auszudrucken oder selbst zu versenden. ## Rechnungsarchiv Alle erstellten Rechnungen bleiben unter Kassensystem → Rechnungen archiviert. Dort seht ihr Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, Standort, Betrag & Zahlungsstatus & könnt jede Rechnung erneut herunterladen oder versenden. 💡 Tipp: Aktiviert den QR-Code zum Bezahlen. Patient:innen scannen ihn mit der Banking-App & überweisen in Sekunden – das verkürzt eure Zahlungseingänge deutlich.
Gutscheine verwalten
Gutscheine sind eine schöne Möglichkeit, neue Patient:innen zu gewinnen & bestehende zu binden. In tinana verwaltet ihr Gutscheine digital von der Erstellung bis zur Einlösung. ## Gutschein erstellen 1. Öffnet Kassensystem in der Seitenleiste & wechselt zum Tab Gutscheine. 2. Klickt auf Neuer Gutschein. 3. Tragt den Betrag in € ein. 4. Optional: Ordnet den Gutschein einer Patient:in zu. 5. Legt die Gültigkeit in Jahren fest. tinana zeigt euch das resultierende Datum unter Gültig bis an. 6. Optional: Ergänzt Notizen. 7. Klickt auf Gutschein erstellen. tinana erzeugt automatisch einen eindeutigen Gutscheincode, den ihr über die Übersicht kopieren könnt. ## Gutschein verkaufen Möchtet ihr den Gutscheinbetrag direkt kassieren, erstellt ihn nicht hier, sondern im Kassiervorgang: Wechselt in Kassensystem → Kasse zum Tab Gutscheine & fügt den Gutschein zur Rechnung hinzu. Der Weg über Neuer Gutschein erstellt einen Wertgutschein ohne Verkauf über die Kasse. ## Gutschein einlösen 1. Erstellt einen normalen Kassiervorgang (Leistung oder Produkt). 2. Wechselt zum Tab Gutscheine & wählt den Gutschein über den Code aus. 3. tinana zieht den Gutscheinbetrag – bzw. den Restwert – vom Gesamtbetrag ab. 4. Deckt der Gutschein die Summe vollständig ab, weist tinana darauf hin. Andernfalls zahlt die Patient:in die Differenz mit einer der übrigen Zahlungsarten. ## Gutscheinübersicht In der Übersicht seht ihr alle Gutscheine mit Code, Originalwert, Verbraucht, Restwert, Patient:in, Gültig bis, Erstellt am & Notizen. Der Status zeigt, wo der Gutschein steht: Aktiv, Eingelöst, Abgelaufen oder Storniert. Zu jedem Gutschein gibt es eine Einlösungshistorie mit allen Teileinlösungen. 💡 Tipp: Bietet Gutscheine als Geschenkidee aktiv am Empfang an – besonders vor Weihnachten, Muttertag & anderen Anlässen. Das generiert zusätzlichen Umsatz & bringt neue Patient:innen in eure Praxis.