Abrechnung & Finanzen
Alles rund um GKV-Abrechnung, Kassensystem, Rechnungen & Berichte.
GKV-Abrechnung (§ 302 SGB V)
Die GKV-Abrechnung ist für die meisten Heilmittelpraxen die wichtigste Einnahmequelle. In tinana erstellt ihr die Abrechnungsdateien nach § 302 SGB V selbst – ohne teures Abrechnungszentrum. ## GKV-Abrechnung durchführen – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Abrechnung in der Seitenleiste. 2. tinana zeigt euch alle abrechenbaren Verordnungen an – sortiert nach Kostenträger & Status. 3. Prüft die Verordnungen: - Sind alle Behandlungen dokumentiert? - Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt (Diagnose, Ärzt:in, Heilmittel)? - Stimmen die Behandlungsdaten? 4. Wählt die Verordnungen aus, die ihr abrechnen möchtet (einzeln oder alle auf einmal). 5. Klickt auf Abrechnung erstellen. 6. tinana prüft automatisch auf Formfehler & zeigt Warnungen an: - Fehlende Diagnose oder Ärzt:innendaten - Abgelaufene Verordnung - Fehlende oder fehlerhafte IK-Nummer 7. Behebt eventuelle Fehler & erstellt die Abrechnung erneut. 8. Die fertige Abrechnungsdatei wird automatisch an die zuständige Datenannahmestelle übermittelt. ## Vorteile der Eigenabrechnung mit tinana - Keine prozentualen Gebühren an Abrechnungszentren – ihr behaltet 100 % eures Umsatzes. - Volle Kontrolle über den Abrechnungsprozess & die Fristen. - Automatische Fehlerprüfung reduziert Absetzungen deutlich. - Schnellere Liquidität, da keine Zwischenstation mehr nötig ist. 💡 Tipp: Rechnet am besten monatlich ab, idealerweise in der ersten Woche des Folgemonats. So bleibt eure Liquidität stabil.
Abrechnungshistorie & Nachverfolgung
Unter der Abrechnungshistorie habt ihr den vollen Überblick über alle eingereichten Abrechnungen, deren Status & eventuelle Rückmeldungen der Kostenträger. ## Abrechnungshistorie einsehen 1. Navigiert zu Abrechnung in der Seitenleiste. 2. Wechselt zum Tab Historie. 3. Ihr seht alle eingereichten Abrechnungen mit: - Einreichungsdatum - Kostenträger - Anzahl der abgerechneten Verordnungen - Gesamtbetrag - Status: Eingereicht, Angenommen, Teilweise abgesetzt, Abgesetzt ## Mit Absetzungen umgehen Wenn eine Verordnung abgesetzt (gekürzt) wird: 1. Klickt auf die betroffene Abrechnung. 2. tinana zeigt euch den Absetzungsgrund an (z. B. fehlende Genehmigung, formaler Fehler, abgelaufene Frist). 3. Prüft, ob der Fehler korrigierbar ist. 4. Korrigiert die Angaben in der Verordnung. 5. Reicht die korrigierte Verordnung erneut ein (Klick auf Erneut einreichen). ## Offene Zahlungen im Blick Die Übersicht zeigt euch auch, welche Zahlungen der Kostenträger noch ausstehen. So könnt ihr eure Liquidität planen & bei Verzögerungen frühzeitig reagieren. 💡 Tipp: Prüft die Abrechnungshistorie regelmäßig – mindestens einmal pro Woche. Je früher ihr Absetzungen bemerkt, desto schneller könnt ihr reagieren & Geld nachfordern.
Kassensystem nutzen
Das integrierte Kassensystem ermöglicht euch die Abrechnung von Zuzahlungen, Privatleistungen, Produktverkäufen & Gutscheinen – alles TSE-konform & rechtssicher. ## Kassiervorgang durchführen 1. Öffnet das Kassensystem in der Seitenleiste. 2. Wählt die:den Patient:in oder Kund:in aus. 3. Fügt Positionen zum Warenkorb hinzu: - Zuzahlungen: Werden aus der Verordnung automatisch berechnet. - Privatleistungen: Wählt aus euren hinterlegten Leistungen. - Produkte: Wählt aus eurem Produktkatalog. - Gutscheine: Erstellt oder löst Gutscheine ein. 4. Prüft die Gesamtsumme. 5. Wählt die Zahlungsart: - Bar: Gebt den erhaltenen Betrag ein, tinana berechnet das Wechselgeld. - EC-Karte: Die Zahlung wird an euer verbundenes SumUp-Terminal gesendet. - Überweisung: Für Rechnungen, die später bezahlt werden. 6. Klickt auf Abschließen. 7. tinana erstellt automatisch einen rechtssicheren, TSE-konformen Beleg. ## Tagesübersicht In der Tagesübersicht seht ihr alle Transaktionen des aktuellen Tages: - Einzelne Transaktionen mit Betrag, Zahlungsart & Zeitpunkt - Gesamtumsatz des Tages - Aufschlüsselung nach Zahlungsart (Bar, EC, Überweisung) - Aktueller Kassenstand (Bargeld) 💡 Tipp: Führt jeden Abend den Tagesabschluss durch (siehe separater Artikel). So habt ihr eure Kasse immer im Griff & euer Steuerberater freut sich.
Tagesabschluss durchführen
Der Tagesabschluss ist ein wichtiger Bestandteil eurer Buchführung. Er dokumentiert alle Transaktionen eines Tages & vergleicht den Soll- mit dem Ist-Kassenstand. ## Tagesabschluss durchführen – Schritt für Schritt 1. Öffnet das Kassensystem in der Seitenleiste. 2. Klickt auf Tagesabschluss (oben rechts). 3. tinana zeigt euch den Soll-Kassenstand an (basierend auf allen Bartransaktionen des Tages). 4. Zählt euren physischen Kassenbestand (Münzen & Scheine). 5. Tragt den gezählten Ist-Betrag ein. 6. tinana vergleicht Soll & Ist & zeigt euch die Differenz an: - Keine Differenz: Alles in Ordnung! - Positive Differenz: Mehr Geld in der Kasse als erwartet. - Negative Differenz: Weniger Geld als erwartet. 7. Optional: Fügt eine Notiz zur Differenz hinzu (z. B. „Rest-Wechselgeld von gestern“). 8. Klickt auf Tagesabschluss bestätigen. ## Was der Tagesabschluss enthält - Zusammenfassung aller Transaktionen des Tages - Aufschlüsselung nach Zahlungsart (Bar, EC, Überweisung) - Aufschlüsselung nach Leistungsart (Zuzahlungen, Privatleistungen, Produktverkäufe) - Soll-/Ist-Vergleich des Kassenbestands ## Archivierung Alle Tagesabschlüsse werden automatisch archiviert. Ihr findet sie unter Kassensystem → Tagesabschlüsse & könnt sie jederzeit als PDF exportieren – z. B. für euren Steuerberater. 💡 Tipp: Führt den Tagesabschluss immer zur gleichen Zeit durch (z. B. nach dem letzten Termin des Tages). So wird er zur Routine & wird nicht vergessen.
Rechnungen erstellen & anpassen
tinana generiert Rechnungen automatisch aus dem Kassensystem. Ihr könnt die Rechnungsvorlage an eure Praxis anpassen & Rechnungen direkt per E-Mail versenden. ## Rechnungsvorlage anpassen 1. Navigiert zu Einstellungen → Rechnungen. 2. Ladet euer Praxislogo hoch (wird im Briefkopf der Rechnung angezeigt). 3. Passt den Kopftext an (z. B. „Praxis für Physiotherapie – Max Mustermann“). 4. Hinterlegt eure Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber). 5. Passt den Fußtext an (z. B. „Vielen Dank für Ihr Vertrauen. Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen.“). 6. Wählt die Rechnungsnummern-Systematik (z. B. fortlaufend, mit Jahrespräfix). 7. Klickt auf Speichern. ## Rechnung versenden 1. Öffnet eine Rechnung unter Kassensystem → Rechnungen. 2. Klickt auf Per E-Mail senden. 3. tinana generiert eine E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang. 4. Prüft den Empfänger & den E-Mail-Text. 5. Klickt auf Senden. ## Rechnungsarchiv Alle erstellten Rechnungen werden unter Kassensystem → Rechnungen archiviert. Dort könnt ihr: - Rechnungen nach Datum, Patient:in oder Betrag suchen - Rechnungen als PDF herunterladen - Den Zahlungsstatus einsehen (offen, bezahlt, überfällig) - Rechnungen erneut per E-Mail versenden 💡 Tipp: Aktiviert die automatische Zahlungserinnerung unter Einstellungen → Rechnungen. tinana verschickt dann nach einer einstellbaren Frist automatisch eine freundliche Zahlungserinnerung per E-Mail.
Gutscheine verwalten
Gutscheine sind eine schöne Möglichkeit, neue Patient:innen zu gewinnen & bestehende zu binden. In tinana verwaltet ihr Gutscheine digital von der Erstellung bis zur Einlösung. ## Gutschein erstellen 1. Öffnet das Kassensystem in der Seitenleiste. 2. Navigiert zu Gutscheine. 3. Klickt auf Gutschein erstellen. 4. Legt den Gutscheinwert fest (z. B. 50,00 €). 5. tinana generiert automatisch einen eindeutigen Gutscheincode. 6. Optional: Legt ein Ablaufdatum fest. 7. Optional: Gebt den Namen des/der Käufer:in ein. 8. Klickt auf Erstellen. ## Gutschein verkaufen Der erstellte Gutschein erscheint im Kassensystem. Kassiert den Gutscheinbetrag wie einen normalen Verkauf (Bar, EC oder Überweisung). Der Gutschein wird als verkauft markiert. ## Gutschein einlösen 1. Erstellt einen normalen Kassiervorgang (Leistung oder Produkt). 2. Klickt auf Gutschein einlösen. 3. Gebt den Gutscheincode ein. 4. tinana zieht den Gutscheinbetrag (oder den Restwert) automatisch vom Gesamtbetrag ab. 5. Falls der Kaufbetrag höher ist als der Gutscheinwert, zahlt die Patient:in die Differenz. ## Gutscheinübersicht In der Gutscheinübersicht seht ihr alle Gutscheine mit: - Gutscheincode & Wert - Status (Aktiv, Teilweise eingelöst, Vollständig eingelöst, Abgelaufen) - Restwert bei teilweise eingelösten Gutscheinen 💡 Tipp: Bietet Gutscheine als Geschenkidee aktiv am Empfang an – besonders vor Weihnachten, Muttertag & anderen Anlässen. Das generiert zusätzlichen Umsatz & bringt neue Patient:innen in eure Praxis.