Praxis einrichten
Grundlegende Einrichtung eurer Praxis in tinana – von der Anlage bis zur Teamverwaltung.
Praxis anlegen
Der erste Schritt in tinana ist die Erstellung eures Accounts & die Anlage eurer Praxis. Anschließend hinterlegt ihr alle wichtigen Stammdaten, die automatisch auf Rechnungen, in der Kommunikation mit Kostenträgern & in der Online-Buchung verwendet werden. ## Account erstellen Bei der Registrierung gebt ihr folgende Daten an: 1. Euren vollständigen Namen (Vor- & Nachname). 2. Eure E-Mail-Adresse – diese dient als Login & für wichtige Benachrichtigungen. 3. Den Praxisnamen – dieser wird später auf Dokumenten & in der Online-Buchung angezeigt. 4. Eure Telefonnummer – für Rückfragen & den Support. 5. Ein sicheres Passwort – wählt ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen. Nach der Registrierung werdet ihr direkt in eure tinana-Oberfläche weitergeleitet. ## Praxisdaten vervollständigen Nach der Account-Erstellung könnt ihr eure Praxis-Stammdaten unter Einstellungen → Informationen ergänzen: 1. Hinterlegt die vollständige Adresse eurer Praxis (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort). 2. Ergänzt eure Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID, sofern vorhanden. 3. Ladet euer Praxislogo hoch (empfohlene Größe: mind. 400×400 Pixel, PNG oder JPG). 4. Klickt auf Speichern, um die Angaben zu übernehmen. ## Wo werden diese Daten verwendet? - Rechnungen: Logo, Praxisname & Adresse erscheinen im Briefkopf. - Online-Buchung: Patient:innen sehen euren Praxisnamen & das Logo auf der Buchungsseite. - GKV-Abrechnung: Praxisname & Adresse werden in die Abrechnungsdateien übernommen. - Therapieberichte & KIM: Eure Praxisdaten erscheinen als Absender. 💡 Tipp: Achtet darauf, dass der Praxisname exakt mit dem Namen auf eurer Kassenzulassung übereinstimmt. Abweichungen können zu Problemen bei der GKV-Abrechnung führen.
Standorte verwalten
Betreibt ihr mehrere Praxisstandorte? In tinana könnt ihr beliebig viele Standorte anlegen & zentral verwalten. Jeder Standort hat eigene Adressdaten, Räume & Ressourcen. Zusätzlich habt ihr die Möglichkeit, für jeden Standort individuelle Öffnungszeiten zu hinterlegen – diese werden über den [Dienstplan](/helpcenter/dienstplanung-ressourcen/dienstplaene-erstellen) konfiguriert. ## Neuen Standort anlegen 1. Navigiert zu Einstellungen → Standorte in der Seitenleiste. 2. Klickt auf den Button Standort hinzufügen. 3. Gebt einen aussagekräftigen Standortnamen ein (z. B. „Praxis Mitte" oder „Filiale Süd"). 4. Tragt die vollständige Adresse des Standorts ein. 5. Klickt auf Speichern. ## Öffnungszeiten Die Öffnungszeiten eines Standorts werden nicht hier, sondern über den Dienstplan verwaltet. Dort könnt ihr für jeden Standort individuelle Zeiten festlegen. Weitere Informationen findet ihr im Helpcenter-Artikel zum Dienstplan. ## Zwischen Standorten wechseln Über den Standort-Switcher in der oberen rechten Ecke der Seitenleiste könnt ihr jederzeit zwischen euren Standorten wechseln. Der aktuell ausgewählte Standort bestimmt, welche Termine, Mitarbeiter:innen & Ressourcen angezeigt werden. ## Standortübergreifende Auswertungen Unter Berichte könnt ihr Auswertungen standortübergreifend oder pro Standort filtern. So behaltet ihr den Überblick über die Performance aller Standorte. 💡 Tipp: Legt für jeden Standort eigene Ressourcen an (Räume, Geräte). So verhindert tinana automatisch Doppelbuchungen innerhalb eines Standorts.
Leistungserbringer anlegen
Leistungserbringer sind die Therapeut:innen eurer Praxis, die Behandlungen durchführen & gegenüber den Kostenträgern abrechnen. Für jede:n Therapeut:in wird ein eigenes Profil angelegt. ## Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Navigiert zu Einstellungen → Leistungserbringer. 2. Klickt auf den Button Leistungserbringer hinzufügen. 3. Gebt Vor- & Nachname der Person ein. 4. Wählt die Qualifikation aus dem Dropdown (z. B. Physiotherapeut:in, Ergotherapeut:in, Logopäd:in). 5. Hinterlegt die IK-Nummer (Institutionskennzeichen), die für die GKV-Abrechnung benötigt wird. 6. Optional: Ladet ein Profilbild hoch, das im Kalender & bei der Online-Buchung angezeigt wird. 7. Klickt auf Speichern. ## Was passiert nach der Anlage? - Im Kalender erscheint der/die Leistungserbringer:in als eigene Spalte. - Bei der Terminvergabe kann er/sie als behandelnde Person ausgewählt werden. - Verordnungen & Dokumentationen können der Person zugeordnet werden. - In der Abrechnung werden Leistungen unter dem jeweiligen IK abgerechnet. ## Qualifikationen & Fachbereiche Je nach hinterlegter Qualifikation schlägt tinana bei der Terminbuchung nur die passenden Leistungen vor. Ein:e Physiotherapeut:in sieht andere Leistungen als ein:e Logopäd:in. So vermeidet ihr Fehlbuchungen. 💡 Tipp: Prüft die IK-Nummer sorgfältig. Eine falsche IK-Nummer führt zu Absetzungen bei der GKV-Abrechnung.
Mitarbeiter:innen hinzufügen
Neben Leistungserbringern könnt ihr auch Teammitglieder hinzufügen, die keinen eigenen Therapeut:innen-Status haben – zum Beispiel Empfangskräfte, Verwaltungspersonal oder Aushilfen. ## So fügt ihr Mitarbeiter:innen hinzu 1. Navigiert zu Einstellungen → Mitarbeiter. 2. Klickt auf + Mitarbeiter hinzufügen. 3. Gebt die erforderlichen Daten der Person ein. 4. Wählt eine Rolle aus (z. B. Rezeption, Verwaltung) oder erstellt eine neue Rolle. 5. Klickt auf Speichern. ## Berechtigungen gezielt steuern Jede Rolle verfügt über individuelle Berechtigungen. Beispiele: - Rezeption: Kalender anzeigen & bearbeiten, Patient:innen anlegen, Verordnungen einsehen – aber keine Berichte oder Abrechnungen. - Verwaltung: Voller Zugriff auf Abrechnung, Berichte & Kassensystem – aber keine Patientendokumentation. - Aushilfe: Nur Kalender anzeigen & Termine bestätigen. 💡 Tipp: Konfiguriert die Rollen & Berechtigungen vorab, damit neue Mitarbeiter:innen sofort den richtigen Zugriff haben.
Benutzerkonten & Rollen
Über das Rollen- & Berechtigungssystem steuert ihr granular, wer in eurer Praxis auf welche Bereiche zugreifen darf. Der/die Praxisinhaber:in (Owner) hat automatisch Zugriff auf alle Bereiche. ## Rollen erstellen & verwalten 1. Navigiert zu Einstellungen → Benutzerkonten. 2. Wechselt zum Tab Rollen. 3. Klickt auf Neue Rolle erstellen. 4. Gebt der Rolle einen Namen (z. B. „Rezeption“, „Therapeut:in“, „Praxisleitung“). 5. Aktiviert oder deaktiviert die einzelnen Berechtigungen: - Patient:innen: Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen - Verordnungen: Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten - Kalender: Anzeigen, Termine erstellen, Termine bearbeiten - Abrechnung: Anzeigen, Durchführen - Kassensystem: Zugriff, Tagesabschluss - Berichte: Einsehen - Einstellungen: Zugriff auf bestimmte Einstellungsbereiche 6. Klickt auf Speichern. ## Benutzer:innen Rollen zuweisen 1. Geht zu Einstellungen → Benutzerkonten. 2. Wählt die betreffende Person aus der Liste. 3. Ändert die zugewiesene Rolle über das Dropdown-Menü. 4. Klickt auf Speichern. ## Übersicht aller Benutzer:innen In der Benutzerübersicht seht ihr alle Personen mit Zugang zu eurer Praxis, ihre Rolle & den Zeitpunkt ihres letzten Logins. Hier könnt ihr auch Zugänge deaktivieren oder Einladungen erneut versenden. 💡 Tipp: Erstellt für jede typische Position in eurer Praxis eine eigene Rolle. So müsst ihr Berechtigungen nicht für jede Person einzeln konfigurieren.
Mobile Geräte verbinden
Verbindet Tablets & Smartphones mit tinana, um Funktionen wie den Rezept-Scan oder digitale Formulare am Empfang zu nutzen. Die Verbindung erfolgt schnell & sicher über einen QR-Code. ## Gerät verbinden – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Einstellungen → Mobile Geräte auf eurem Desktop-Computer. 2. Klickt auf Neues Gerät verbinden. 3. Es wird ein QR-Code auf dem Bildschirm angezeigt. 4. Öffnet die Kamera-App auf dem Tablet oder Smartphone & scannt den QR-Code. 5. Das Mobilgerät öffnet automatisch tinana im Browser & ist verbunden. 6. Gebt dem Gerät einen Namen (z. B. „Tablet Empfang“ oder „iPad Behandlungsraum 1“). ## Was könnt ihr mit verbundenen Geräten tun? - Rezepte scannen: Fotografiert Papierrezepte mit der Tablet-Kamera. tinana liest die Daten automatisch aus (Diagnose, Heilmittel, Ärzt:in, Patient:in) & überträgt sie ins Verordnungsformular. - Formulare ausfüllen lassen: Patient:innen können am Tablet im Wartezimmer Anamnesebögen, Datenschutzerklärungen oder Einwilligungen digital unterschreiben. - Kalender einsehen: Therapeut:innen sehen ihren Tagesplan direkt am Behandlungsplatz. ## Geräte verwalten In der Geräteübersicht seht ihr alle verbundenen Geräte mit Name, letztem Zugriff & Status. Ihr könnt Geräte jederzeit umbenennen oder die Verbindung trennen. 💡 Tipp: Legt das Tablet am Empfang in den „Kioskmodus“ (Guided Access bei Apple, Bildschirm-Pinning bei Android). So können Patient:innen nur tinana nutzen & nicht versehentlich andere Apps öffnen.