Praxis einrichten
Grundlegende Einrichtung eurer Praxis in tinana – von der Anlage bis zur Teamverwaltung.
Praxis anlegen
Der erste Schritt in tinana ist die Erstellung eures Accounts & die Anlage eurer Praxis. Anschließend hinterlegt ihr alle wichtigen Stammdaten, die automatisch auf Rechnungen, in der Kommunikation mit Kostenträgern & in der Online-Buchung verwendet werden. ## Account erstellen Bei der Registrierung gebt ihr folgende Daten an: 1. Euren vollständigen Namen (Vor- & Nachname). 2. Eure E-Mail-Adresse – diese dient als Login & für wichtige Benachrichtigungen. 3. Den Praxisnamen – dieser wird später auf Dokumenten & in der Online-Buchung angezeigt. 4. Eure Telefonnummer – für Rückfragen & den Support. 5. Ein sicheres Passwort – mindestens 8 Zeichen mit Groß- & Kleinbuchstaben sowie einer Zahl. Nach der Registrierung werdet ihr direkt in eure tinana-Oberfläche weitergeleitet. ## Praxisname & Logo hinterlegen Praxisname & Logo pflegt ihr unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen: 1. Tragt im Abschnitt Praxis den Praxisnamen ein. Er erscheint in Berichten, E-Mails & auf der Buchungsseite. 2. Ladet über Logo hochladen euer Praxislogo hoch (empfohlene Größe: mind. 400×400 Pixel, PNG oder JPG). Es wird für die Buchungsseite & für Belege ohne eigenes Logo verwendet. ## Adresse & Steuerdaten: das Unternehmen Adresse, Steuernummer & Bankverbindung gehören in tinana nicht zur Praxis, sondern zum Unternehmen. Ein Unternehmen ist ein Mandant im steuerlichen Sinne & tritt als Aussteller eurer Rechnungen auf. 1. Navigiert zu Einstellungen → Unternehmen (Bereich Buchhaltung). 2. Öffnet euer Unternehmen oder klickt auf Unternehmen hinzufügen. 3. Hinterlegt Name, vollständige Adresse, Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID & die Bankverbindung. 4. Speichert die Angaben. Betreibt ihr mehrere rechtlich getrennte Einheiten, könnt ihr mehrere Unternehmen anlegen & je Rechnungslayout festlegen, welches davon als Aussteller auftritt. ## Wo werden diese Daten verwendet? - Rechnungen: Aussteller, Adresse & Steuerdaten stammen aus dem Unternehmen, das Logo aus dem Rechnungslayout bzw. den allgemeinen Einstellungen. - Online-Buchung: Patient:innen sehen euren Praxisnamen & das Logo auf der Buchungsseite. - GKV-Abrechnung: Die Abrechnungsdaten werden über den Leistungserbringer & dessen IK-Nummer gebildet. - Therapieberichte: Eure Praxisdaten erscheinen als Absender. 💡 Tipp: Achtet darauf, dass die Angaben im Unternehmen exakt mit dem Namen auf eurer Kassenzulassung übereinstimmen. Abweichungen können zu Problemen bei der GKV-Abrechnung führen.
Standorte verwalten
Betreibt ihr mehrere Praxisstandorte? In tinana könnt ihr beliebig viele Standorte anlegen & zentral verwalten. Jeder Standort hat eigene Adressdaten, Räume & Ressourcen. Zusätzlich habt ihr die Möglichkeit, für jeden Standort individuelle Öffnungszeiten zu hinterlegen – diese werden über den [Dienstplan](/helpcenter/dienstplanung-ressourcen/dienstplaene-erstellen) konfiguriert. ## Neuen Standort anlegen 1. Navigiert zu Einstellungen → Standorte. 2. Klickt auf den Button Neuer Standort. 3. Gebt einen aussagekräftigen Namen ein (z. B. „Praxis Mitte" oder „Filiale Süd"). 4. Tragt Telefonnummer & die vollständige Adresse ein (Straße, Nr., PLZ, Stadt). 5. Optional: Ladet ein eigenes Logo für diesen Standort hoch. Ohne eigenes Logo wird das Praxislogo verwendet. 6. Klickt auf Erstellen. Die Standortübersicht zeigt alle Standorte mit Name, Adresse & Status. ## Öffnungszeiten Die Öffnungszeiten eines Standorts werden nicht hier, sondern über den Dienstplan verwaltet. Dort könnt ihr für jeden Standort individuelle Zeiten festlegen. Weitere Informationen findet ihr im Helpcenter-Artikel zum Dienstplan. ## Zwischen Standorten wechseln Über den Standort-Umschalter in der Kopfzeile könnt ihr jederzeit zwischen euren Standorten wechseln oder Alle Standorte auswählen. Der aktuell ausgewählte Standort bestimmt, welche Termine, Mitarbeiter:innen & Ressourcen angezeigt werden. ## Standortbezogene Auswertungen Berichte, Abrechnung & Datenexport beziehen sich immer auf den aktuell gewählten Standort. Wechselt den Standort in der Kopfzeile, um die Zahlen einer anderen Filiale zu sehen. 💡 Tipp: Legt für jeden Standort eigene Ressourcen an (Räume, Geräte). So verhindert tinana automatisch Doppelbuchungen innerhalb eines Standorts.
Leistungserbringer anlegen
Ein Leistungserbringer ist in tinana keine Person, sondern eine Abrechnungseinheit: die Kombination aus Standort, Heilmittelbereich & IK-Nummer, unter der ihr gegenüber den Kostenträgern abrechnet. Die Therapeut:innen selbst legt ihr als [Mitarbeiter:innen](/helpcenter/praxis-einrichten/mitarbeiter-hinzufuegen) an. Pro Standort & Heilmittelbereich benötigt ihr genau einen Leistungserbringer. Eine Praxis mit Physiotherapie & Podologie an einem Standort hat also zwei Leistungserbringer. ## Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Navigiert zu Einstellungen → Leistungserbringer. 2. Klickt auf Neuer Leistungserbringer. 3. Wählt den Standort aus, für den die Zulassung gilt. 4. Wählt den Heilmittelbereich: Physiotherapie, Podologie, Stimm-, Sprech-, Sprach- & Schlucktherapie oder Ergotherapie. 5. Wählt den Abrechnungscode aus. Die Auswahl richtet sich nach dem gewählten Heilmittelbereich. 6. Tragt die IK-Nummer (Institutionskennzeichen) ein, die für die GKV-Abrechnung benötigt wird. 7. Wählt die Abrechnungsart: Selbstabrechner oder Abrechnungsdienstleister. 8. Klickt auf Erstellen. ## Was passiert nach der Anlage? - In der Abrechnung werden Leistungen unter dem jeweiligen IK & Abrechnungscode eingereicht. - Bei der Verordnungserfassung wählt tinana den passenden Leistungserbringer über das Feld IK des Leistungserbringers aus. - Der Heilmittelkatalog des gewählten Bereichs steht euch bei Leistungen & Verordnungen zur Verfügung. ## Selbstabrechner oder Abrechnungsdienstleister? - Selbstabrechner: Ihr erstellt & übermittelt die Abrechnungsdateien nach § 302 SGB V direkt aus tinana heraus. - Abrechnungsdienstleister: Ihr gebt die Daten an ein Abrechnungszentrum weiter, das die Einreichung übernimmt. 💡 Tipp: Prüft die IK-Nummer sorgfältig. Eine falsche IK-Nummer führt zu Absetzungen bei der GKV-Abrechnung.
Mitarbeiter:innen anlegen
Unter Mitarbeiter:innen legt ihr alle Personen eures Teams an – Therapeut:innen genauso wie Empfangs- & Verwaltungskräfte. Jede:r Mitarbeiter:in erhält eine eigene Kalenderspalte, Arbeitszeiten & eine Kalenderfarbe. ## So fügt ihr Mitarbeiter:innen hinzu 1. Navigiert zu Einstellungen → Mitarbeiter. 2. Klickt auf Neuer Mitarbeiter. 3. Tragt unter Persönliche Daten Vor- & Nachname ein. 4. Wählt optional einen Therapiebereich: Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie oder Ernährungstherapie. Ohne Zuweisung bleibt das Feld auf Keiner zugewiesen. 5. Legt die Kalenderfarbe fest – eine Vorschau zeigt euch, wie ein Beispieltermin im Kalender aussieht. 6. Optional: Ladet ein Profilbild hoch. 7. Wählt bei Arbeitszeiten, ob die Person die Öffnungszeiten der Praxis übernimmt oder eigene Arbeitszeiten verwendet. 8. Ordnet die Standorte zu, an denen die Person arbeitet. 9. Entscheidet, ob die Person online buchbar sein soll (Mitarbeiter online buchbar machen). 10. Entscheidet, ob direkt ein Benutzerkonto angelegt werden soll. 11. Klickt auf Erstellen. ## Arbeitszeiten & Dienstplan Wählt ihr Eigene Arbeitszeiten verwenden, erscheint die Person im [Dienstplan](/helpcenter/dienstplanung-ressourcen/dienstplaene-erstellen) mit einer eigenen Zeile. Dort pflegt ihr die Zeiten je Wochentag. Bei Öffnungszeiten der Praxis übernehmen richtet sich die Verfügbarkeit automatisch nach den Öffnungszeiten des Standorts. ## Zugriffsrechte Berechtigungen werden nicht am Mitarbeiterprofil, sondern über [Benutzerkonten & Rollen](/helpcenter/praxis-einrichten/benutzerkonten-rollen) gesteuert. Ein Mitarbeiterprofil ohne Benutzerkonto erscheint im Kalender, kann sich aber nicht anmelden – praktisch für Aushilfen, deren Termine ihr planen möchtet, ohne Zugang zu vergeben. 💡 Tipp: Weist jeder Person eine deutlich unterscheidbare Kalenderfarbe zu. Im Wochenkalender erkennt ihr dann auf einen Blick, wer welchen Termin hat.
Benutzerkonten & Rollen
Über das Rollen- & Berechtigungssystem steuert ihr granular, wer in eurer Praxis auf welche Bereiche zugreifen darf. Der/die Praxisinhaber:in hat automatisch Zugriff auf alle Bereiche. ## Benutzer:in einladen 1. Navigiert zu Einstellungen → Benutzerkonten. 2. Klickt auf Benutzerkonto hinzufügen. 3. Tragt die E-Mail-Adresse der Person ein. 4. Optional: Verknüpft das Konto über Als Mitarbeiter verknüpfen mit einem bestehenden Mitarbeiterprofil. Die Verknüpfung bestimmt, auf welche Standorte der Benutzer Zugriff hat. 5. Wählt unter Berechtigungen eine Rolle aus. 6. Klickt auf Einladung senden. Die Person erhält eine E-Mail-Einladung & legt beim ersten Login ihr eigenes Passwort fest. ## Eigene Rolle erstellen Rollen erstellt ihr direkt im Einladungsdialog: 1. Klickt neben dem Rollen-Feld auf Rolle hinzufügen. 2. Gebt der Rolle einen Namen (z. B. „Rezeption", „Praxismanager"). 3. Optional: Ergänzt eine kurze Beschreibung. 4. Aktiviert die benötigten Berechtigungen. Sie sind nach Bereichen gruppiert: - Kalender - Patienten - Verordnungen - Kassensystem - Abrechnung - Berichte - TI - Verwaltung 5. Für einen kompletten Bereich könnt ihr Vollzugriff aktivieren, statt jede Einzelberechtigung anzuhaken. 6. Klickt auf Speichern. Die neue Rolle steht danach für alle Benutzer:innen zur Auswahl. ## Übersicht aller Benutzer:innen In der Benutzerübersicht seht ihr alle Personen mit Zugang zu eurer Praxis, ihre E-Mail-Adresse & die zugewiesene Rolle. Über das Suchfeld findet ihr einzelne Benutzer:innen auch in größeren Teams schnell. 💡 Tipp: Erstellt für jede typische Position in eurer Praxis eine eigene Rolle. So müsst ihr Berechtigungen nicht für jede Person einzeln konfigurieren.
Mobile Geräte verbinden
Verbindet ein Smartphone oder Tablet mit tinana, um Papierrezepte direkt mit der Gerätekamera zu erfassen. Die Verbindung erfolgt schnell & sicher über einen QR-Code – eine App-Installation ist nicht nötig. ## Gerät verbinden – Schritt für Schritt 1. Navigiert auf eurem Desktop-Computer zu Einstellungen → Mobile Geräte. 2. Klickt auf Gerät verbinden. tinana erzeugt einen QR-Code. 3. Öffnet die Kamera-App auf dem Smartphone oder Tablet & scannt den QR-Code. 4. Das Mobilgerät öffnet tinana im Browser & ist verbunden. ## Wofür ihr verbundene Geräte nutzt Verbundene Mobilgeräte dienen als Scanner für Rezeptbilder: Ihr fotografiert ein Papierrezept mit dem Smartphone, & das Bild landet direkt in der Verordnungserfassung am Desktop. Wie es weitergeht, beschreibt der Artikel [Rezepte scannen](/helpcenter/patienten-dokumentation/rezepte-scannen). ## Geräte verwalten In der Geräteübersicht seht ihr alle verbundenen Geräte. Solange noch kein Gerät verbunden ist, zeigt die Seite einen entsprechenden Hinweis. Verbindungen könnt ihr jederzeit wieder trennen. 💡 Tipp: Nutzt ein Gerät mit guter Kamera & legt es an einen festen Platz am Empfang. So ist der Rezept-Scan immer griffbereit, wenn Patient:innen ein Rezept mitbringen.