Kalender & Termine
Verwaltet euren Praxiskalender, plant Termine & richtet die Online-Buchung ein.
Kalender-Ansichten nutzen
Der tinana-Kalender ist das Herzstück eurer täglichen Arbeit. Er bietet verschiedene Ansichtsmöglichkeiten, mit denen ihr den Kalender flexibel an eure Arbeitsweise anpassen könnt. ## Zeitliche Ansicht wechseln Über die Toolbar oben könnt ihr zwischen vier zeitlichen Ansichten wechseln: - Tag: Zeigt den ausgewählten Tag im Detail – ideal für die tägliche Planung. Über Plus & Minus direkt daneben zeigt ihr bis zu 14 Tage nebeneinander an. - Arbeitswoche: Zeigt die Arbeitstage (Montag bis Freitag) im Überblick. - Woche: Zeigt die gesamte Woche inklusive Wochenende. - Monat: Zeigt den ganzen Monat. Passen nicht alle Einträge in einen Tag, blendet ihr die übrigen über den Link unter dem Tag ein. ## Navigation & Filter – Schritt für Schritt 1. Mit den Pfeiltasten oder dem Datumsfeld navigiert ihr zum gewünschten Datum. Über Heute springt ihr zurück zum aktuellen Tag. 2. Über den Umschalter neben dem Datumsfeld wählt ihr, wonach der Kalender gruppiert: Mitarbeiter, Räume oder Fahrzeuge. In der Räume-Ansicht seht ihr auf einen Blick, welcher Behandlungsraum wann belegt ist. Der Umschalter erscheint, sobald ihr Räume oder Fahrzeuge angelegt habt. 3. Über den Filter rechts daneben blendet ihr einzelne Personen (bzw. Räume oder Fahrzeuge) ein oder aus. Standardmäßig sind Alle Mitarbeiter sichtbar. 4. Jede sichtbare Person erhält eine eigene Spalte. Ganztägige Einträge wie Abwesenheiten erscheinen in der Zeile Ganztägig oberhalb des Zeitrasters. 5. Über das Kalender-Symbol daneben hebt ihr in der Gruppierung Mitarbeiter freie Termine hervor: Wählt eine oder mehrere Leistungen aus – tinana markiert die Zeitfenster, in denen die passende Dauer noch frei ist. 6. Über das Suchfeld Patient im Kalender suchen findet ihr die Termine einer Person direkt im Kalender – gesucht wird nach Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Geburtsdatum. 7. Über das Drei-Punkte-Menü rechts druckt ihr den Kalender oder öffnet die Kalender-Einstellungen. 8. Über das Sanduhr-Symbol Warteliste ganz rechts öffnet ihr die Warteliste neben dem Kalender – mehr dazu im Artikel [Warteliste nutzen](/helpcenter/kalender-termine/warteliste). Auf dem Smartphone sind Ansicht, Gruppierung & Heute über das Filter-Symbol neben dem Datum erreichbar; Termindetails öffnen sich dort als Leiste von unten. ## Kalender-Einstellungen anpassen Unter Einstellungen → Kalender-Einstellungen konfiguriert ihr im Abschnitt Anzeige zuerst, was Für die gesamte Praxis gilt: - Zeitrahmen: Wann beginnt & endet euer Kalendertag (z. B. 07:00–20:00)? - Zeitraster: In welchem Takt werden Slots angezeigt (z. B. 15 Minuten)? Über Individuell legt ihr einen eigenen Takt zwischen 1 & 120 Minuten fest. - Kalenderzoom: Wie hoch werden die Zeilen dargestellt (Standard 100 %)? - Kompakte Termine: Welche Angaben werden gezeigt, wenn ein Termin zu schmal für alle drei ist – Zeit + Name, Zeit + Heilmittel oder Heilmittel + Name? - Nachname zuerst: Eingeschaltet zeigen die Termine im Kalender den Namen als „Müller, Anna“ statt „Anna Müller“. Termindetails, Suche & Druck bleiben unverändert. - Ausgefallene Termine: Sollen abgesagte Termine im Kalender sichtbar bleiben? - Zeitzone des Geräts: Eingeschaltet erscheinen Zeiten in der Zeitzone, die auf eurem Gerät eingestellt ist, ausgeschaltet immer in deutscher Zeit (MEZ/MESZ). Darunter folgt, was Nur für diesen Standort gilt: - Gesetzliche Feiertage: Feiertage erscheinen als ganztägige Abwesenheit für das gesamte Team. Unter Feiertagskalender wählt ihr das Bundesland – oder Bundesweit, dann gelten nur die Feiertage, die in allen Bundesländern gelten. Neue Standorte starten mit eingeschalteten Feiertagen & Bundesweit; sobald die Postleitzahl des Standorts eingetragen ist, stellt tinana das passende Bundesland ein. - Farbkodierung: Nach welchem Kriterium werden Termine eingefärbt – Nach Mitarbeiter, Nach Termintyp oder Nach Heilmittel/Leistung? Über die Farbliste passt ihr einzelne Farben an. Die Farbkodierung lässt sich nur einstellen, wenn oben ein Standort gewählt ist. Klickt anschließend auf Speichern. ## Kalender-Zonen Mit Kalender-Zonen markiert ihr Zeitbereiche farblich, um Planungsregeln sichtbar zu machen – z. B. „nur Hausbesuche" am Freitagnachmittag oder „Blockzeit Dokumentation". 1. Öffnet Einstellungen → Kalender-Einstellungen & scrollt zum Abschnitt Kalender-Zonen. 2. Klickt auf Neue Kategorie & gebt ihr einen Namen & eine Farbe. 3. Legt anschließend über Regel hinzufügen fest, für welche Wochentage & Uhrzeiten die Kategorie gelten soll – optional nur für einzelne Mitarbeiter, einen Raum oder einen begrenzten Zeitraum. 💡 Tipp: Wählt ein Zeitraster, das zu euren häufigsten Behandlungsdauern passt. Bei 20-Minuten-Behandlungen empfehlen wir ein 10-Minuten-Raster für maximale Flexibilität.
Termine erstellen & bearbeiten
Termine sind der zentrale Baustein eures Praxisalltags. In tinana erstellt ihr Termine schnell & mit automatischer Konfliktprüfung. ## Termin erstellen – Schritt für Schritt 1. Klickt auf einen freien Zeitslot im Kalender oder auf den Button Termin erstellen oben rechts. Über den Pfeil daneben erreicht ihr außerdem Patient erfassen & Verordnung erfassen. 2. Bleibt im Tab Termin – daneben findet ihr die Tabs Aufgabe, Abwesenheit & Notiz. 3. Wählt die:den Patient:in aus. Über Patient hinzufügen legt ihr direkt eine neue Person an. 4. Optional: Ordnet dem Termin eine Verordnung zu. Über Verordnung hinzufügen erfasst ihr sie direkt mit. 5. Prüft oben in der Terminkarte Datum & Beginn. 6. Fügt über Leistung hinzufügen die Behandlung hinzu. Mit Verordnung schlägt tinana unter Verordnet die verordneten Heilmittel vor, ohne Verordnung stehen unter Häufig verwendet eure gängigsten Heilmittel als Schnellwahl bereit. Im Auswahlfenster von Leistung hinzufügen stehen zuerst eure Heilmittel unter Oft gebraucht; den ganzen Katalog erreicht ihr über Alle Heilmittel anzeigen oder die Suche, über die Reiter Alle, Heilmittel & Selbstzahler grenzt ihr die Liste ein. Solange keine Leistung gewählt ist, steht in der Karte die Zeile Reservierung (Platzhalter) – speichert ihr so, reserviert ihr den Zeitraum, ohne die Behandlung schon festzulegen. 7. Passt in jeder Behandlungszeile Dauer, Mitarbeiter:in & Raum an – oder wählt Kein Raum, wenn keiner benötigt wird. 8. Optional: Über Freie Termine finden schlägt euch tinana passende freie Zeiten vor. Passt nichts, setzt ihr die Person dort über Auf Warteliste setzen direkt auf die Warteliste (siehe [Warteliste nutzen](/helpcenter/kalender-termine/warteliste)). 9. Für Hausbesuche aktiviert ihr Hausbesuch & tragt bei Bedarf Anfahrt & Rückfahrt ein. Ein Fahrzeug bucht ihr über die Option Fahrzeug dazu. 10. Klickt auf Speichern. ## Automatische Konflikterkennung tinana prüft bei jeder Terminerstellung: - Ist die:der Mitarbeiter:in zum gewählten Zeitpunkt verfügbar (Arbeitszeiten)? - Liegt eine Abwesenheit vor? - Ist der gewählte Raum bzw. das Fahrzeug frei? - Überschneidet sich der Termin mit einem bestehenden Termin? Bei einem Konflikt werdet ihr gewarnt & könnt einen alternativen Zeitpunkt wählen. ## Termine bearbeiten Ein Klick auf einen bestehenden Termin öffnet die Termindetails. Oben stehen Patient:in mit Alter, Versicherungsart (GKV oder PKV) & Telefonnummer. Zusätzlich zeigt tinana dort den Hinweis Neupatient, einen Hinweis, wenn der Termin auf den Geburtstag fällt, & eine hinterlegte Patientennotiz. Darunter folgen Verordnung, Leistung, Einheitenzähler, Raum & Dauer. Dort könnt ihr: - Über Bearbeiten Datum, Uhrzeit, Dauer, Mitarbeiter:in, Raum oder Leistung ändern - Über Dokumentation die Behandlungsdokumentation öffnen - Über Mehr weitere Aktionen aufrufen: Abrechnen (bei Selbstzahlerterminen ohne Verordnung), Dokumentation, Formulare, Terminzettel drucken, Therapiebericht erstellen, Befundung erstellen, Neue Honorarvereinbarung (bei Privatverordnungen) – oder den Termin löschen - Über Mehr den Status auf Abgesagt (Patient), Abgesagt (Praxis) oder Ausgefallen setzen. Der Status erscheint dann zusammen mit einem eingetragenen Absagegrund im Termin. Über das Symbol daneben (Absage zurücknehmen bzw. Status zurücksetzen) nehmt ihr ihn nach einer Rückfrage wieder zurück – ein eingetragener Grund wird dabei gelöscht. Passt jemand von der Warteliste in die frei gewordene Lücke, bietet tinana euch direkt an, den Termin zu vergeben - Den Termin per Drag & Drop im Kalender verschieben Unter Dokumente seht ihr alle Unterlagen zum Termin – Rechnungen mit ihrem Zahlstand, Honorarvereinbarungen & ausgefüllte Formulare. ## Offene Aufgaben am Termin Unter Aufgaben zeigt euch tinana im Termin, was zu diesem Termin noch zu tun ist – jeder Eintrag führt mit einem Klick direkt an die richtige Stelle: - Zuzahlung einnehmen – mit offenem Betrag & bereits bezahltem Anteil - Zuzahlung neu berechnen, wenn sich die Verordnung geändert hat - Zuzahlung verrechnen - Selbstzahlerleistung abrechnen - Behandlung abrechnen (Privatleistungen) - Honorarvereinbarung erstellen - Offene Rechnung begleichen – gezählt werden alle offenen Rechnungen der Person, nicht nur die dieses Termins - Behandlung dokumentieren - Verordnung zuordnen bzw. Verordnung hinterlegen - Verordnung vervollständigen - Restliche Termine einplanen - Therapiebericht verfassen - Mögliche Dublette prüfen Ist nichts offen, steht dort Alle Aufgaben erledigt. Dieser Block ist der schnellste Weg, um am Ende eines Termins nichts zu vergessen. Ein Klick auf die Überschrift Aufgaben öffnet die Aufgabenliste mit allen offenen Aufgaben der Person; über das Symbol daneben (Aufgabenarten wählen) legt ihr fest, welche Aufgabenarten ihr sehen wollt. Termine, die über die Online-Buchung oder Doctolib entstanden sind, werden entsprechend gekennzeichnet – ebenso Termine aus der Telefon.KI. 💡 Tipp: Nutzt Drag & Drop, um Termine schnell zu verschieben – einfach den Termin greifen & auf den gewünschten Zeitslot ziehen.
Terminserien & Serienplanung
Für wiederkehrende Behandlungen (z. B. 6× Krankengymnastik, 1× wöchentlich) erstellt ihr Terminserien. So müsst ihr nicht jeden Termin einzeln anlegen. ## Terminserie erstellen – Schritt für Schritt 1. Erstellt einen neuen Termin wie gewohnt (Patient:in, Leistung, Mitarbeiter:in, Uhrzeit). 2. Aktiviert unten im Dialog die Option Termin wiederholen. 3. Wählt die Frequenz (Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich) & das Intervall dazu – etwa alle 1 Woche oder alle 2 Wochen. 4. Bei Wöchentlich wählt ihr über die Wochentags-Buttons (Mo, Di, …) die Tage, an denen der Termin stattfinden soll. Bei Monatlich legt ihr über Am Tag den Tag im Monat fest. 5. Legt unter Endet fest, wann die Serie endet: - Niemals - Nach einer bestimmten Anzahl an Terminen – mit Verordnung schlägt tinana die Zahl der offenen Einheiten vor - Am – einem festen Datum 6. Klickt auf Speichern. ## Vorschau & Konflikte Unter der Wiederholung listet tinana alle Termine der Serie auf & prüft jeden einzelnen auf Konflikte. Ein Klick auf ein Datum springt im Kalender dorthin. - Fällt ein Termin auf eine Abwesenheit der:des Mitarbeiter:in oder auf einen Feiertag, wird er automatisch übersprungen. Endet die Serie nach einer festen Anzahl, hängt tinana dafür am Ende einen Termin an – so bleibt die Zahl der Behandlungen gleich. - Überschneidet sich ein Termin mit einem bestehenden Termin, wird er orange markiert, aber nicht übersprungen. Den Grund zeigt euch der Hinweis beim Darüberfahren. - Über das X an einem Datum überspringt ihr einen Termin von Hand – oder holt einen übersprungenen Termin zurück. Übersprungene Termine erscheinen durchgestrichen. ## Einzelne Termine einer Serie bearbeiten Öffnet einen Serientermin & bearbeitet ihn wie einen normalen Termin. Die Änderung gilt nur für diesen einen Termin – verschiebt ihr ihn zeitlich, löst tinana ihn aus der Serie. So könnt ihr einzelne Termine verschieben oder absagen, ohne die restliche Serie zu beeinflussen. Beim Löschen eines Serientermins wählt ihr, ob Nur diesen Termin, Diesen und alle folgenden Termine oder Alle Termine der Serie gelöscht werden. ## Serie oder Mehrfachplanung? Eine Terminserie eignet sich für gleichmäßige Rhythmen (immer dienstags & donnerstags um 10:00). Wenn die Termine unterschiedlich liegen sollen, nutzt stattdessen die [Mehrfachplanung](/helpcenter/kalender-termine/stapelplanung) über Mehrere Termine. 💡 Tipp: Ordnet dem ersten Termin die Verordnung zu, bevor ihr die Serie erstellt. Dann werden alle Folgetermine automatisch auf die Einheiten der Verordnung gebucht.
Mehrere Termine planen
Für Verordnungen mit vielen Behandlungseinheiten plant ihr alle Termine in einem Durchgang – statt jeden Termin einzeln anzulegen. In tinana heißt dieser Modus Mehrere Termine. ## So plant ihr mehrere Termine auf einmal 1. Klickt im Kalender auf Termin erstellen. 2. Wählt die:den Patient:in & die zugehörige Verordnung aus. 3. Wechselt von Einzeltermin auf Mehrere Termine. 4. Fügt über Termin hinzufügen eine Karte je gewünschtem Termin hinzu – oder klickt direkt in den Kalender, um einen Termin zu ergänzen. 5. Passt je Karte Datum, Uhrzeit, Dauer, Mitarbeiter:in, Raum & Leistung an. Einzelne Termine entfernt ihr über das X (Termin entfernen). 6. Alternativ nutzt ihr Freie Termine finden – tinana schlägt euch passende freie Slots für die noch offenen Einheiten vor (die Zahl steht in Klammern am Button). 7. Der Button unten zeigt die Anzahl der zu speichernden Termine an (z. B. 6 speichern). Ein Klick legt alle Termine gemeinsam an. ## Planung direkt aus der Verordnung Habt ihr eine Verordnung erfasst, bietet tinana euch im Anschluss Termine planen an: Der Kalender öffnet sich mit vorausgewählter Patient:in & Verordnung – dort wechselt ihr auf Mehrere Termine. Wollt ihr die Termine erst später vergeben, wählt ihr stattdessen Auf Warteliste setzen (siehe [Warteliste nutzen](/helpcenter/kalender-termine/warteliste)). Sind noch Einheiten offen, findet ihr außerdem im Termin unter Aufgaben den Eintrag Restliche Termine einplanen. Ein Klick darauf fragt unter Restliche Termine, ob ihr die Termine Jetzt planen oder die Person Auf Warteliste setzen wollt. Jetzt planen öffnet die Mehrfachplanung; steht die Verordnung schon auf der Warteliste, öffnet sich stattdessen die Planung der Warteliste, in der die bereits gebuchten Termine gesperrt stehen. Auf dem Smartphone geht es ohne Rückfrage direkt in die Mehrfachplanung. Der Tab Termine der Verordnung zeigt euch anschließend alle gebuchten Einheiten mit Datum, Status, Leistung, Mitarbeiter:in & Abrechnungsstand. ## Was die Mehrfachplanung automatisch berücksichtigt - Arbeitszeiten aller beteiligten Mitarbeiter:innen - Eingetragene Abwesenheiten - Verfügbarkeit von Räumen & Fahrzeugen - Bereits bestehende Termine - Die noch offenen Einheiten der Verordnung 💡 Tipp: Bei Verordnungen mit 6, 10 oder mehr Einheiten spart ihr euch mit der Mehrfachplanung viele einzelne Planungsschritte.
Warteliste nutzen
Mit der Warteliste merkt ihr Patient:innen vor, für die gerade kein passender Termin frei ist. tinana gleicht die Warteliste im Hintergrund mit den freien Zeiten im Kalender ab, zeigt euch, für wen etwas frei ist, & hilft euch, abgesagte Termine schnell wieder zu vergeben – auf Wunsch auch per E-Mail. Die Warteliste ist für alle Praxen eingeschaltet; ihr müsst nichts aktivieren. ## Warteliste öffnen Die Warteliste sitzt direkt im Kalender: Klickt in der Toolbar ganz rechts auf das Sanduhr-Symbol Warteliste. Die Liste öffnet sich rechts neben dem Kalender, der Kalender bleibt daneben bedienbar. Die Warteliste steht in der Desktop-Ansicht zur Verfügung, nicht in der Smartphone-Ansicht. ## Patient:innen auf die Warteliste setzen Auf die Warteliste kommt eine Person über einen dieser Wege: - Kalender: In der Warteliste auf Hinzufügen klicken (bei leerer Liste Jemanden hinzufügen). - Patientenakte: Drei-Punkte-Menü oben rechts → Auf Warteliste setzen. - Verordnung: Drei-Punkte-Menü oben rechts → Auf Warteliste setzen. Auch nach dem Erfassen einer Verordnung bietet tinana Auf Warteliste setzen an. - Freie Termine finden: Auf Warteliste setzen übernimmt die Kriterien eurer Suche. - Restliche Termine einplanen: Im Dialog Restliche Termine wählt ihr Auf Warteliste setzen. Im Formular Auf Warteliste setzen geht ihr so vor: 1. Für wen?: Wählt die Patient:in – oder legt sie direkt neu an. Unter Verordnung wählt ihr optional eine ihrer Verordnungen, legt über Neue Verordnung anlegen eine an oder lasst Ohne Verordnung stehen. Je Verordnung gibt es einen Eintrag; steht sie schon auf der Warteliste, bearbeitet ihr den bestehenden. 2. Was planst Du mit …?: Mit Verordnung übernimmt tinana die noch offenen Heilmittel. Ohne Verordnung wählt ihr über + Heilmittel Heilmittel oder Selbstzahlerleistungen. Bei mehreren Heilmitteln legt ihr fest, ob sie In einem Termin oder Getrennt behandelt werden. Darunter stellt ihr Anzahl Termine, Dauer in Minuten & Termine pro Woche ein – weicht der Wert von der Verordnung ab, erscheint ein Hinweis. 3. Wann kann …?: Tippt die Wochentage an (Mo bis Sa) & passt die Zeiten je Tag an; über das Plus fügt ihr einem Tag eine weitere Zeit hinzu. Vormittag, Nachmittag & Ganztägig setzen die Zeiten für alle gewählten Tage. Ist in der Patientenakte schon eine Verfügbarkeit hinterlegt oder ergibt sie sich aus den letzten Terminen, ist sie vorbelegt. 4. Ab wann?: Unter Frühestens ab legt ihr den Start fest (leer = ab sofort). Spätestens bis berechnet tinana mit Verordnung selbst – das Info-Symbol erklärt, woher das Datum kommt (z. B. erster Termin spätestens 28 Tage nach der Ausstellung, bei dringender Verordnung 14 Tage). Ihr könnt das Datum ändern. 5. Bei wem?: Wählt eine, mehrere oder Alle Therapeut:innen. War die Person zuletzt immer bei derselben Therapeut:in, ist diese Vorausgewählt. 6. Weitere Optionen: Hier wählt ihr bei mehreren Standorten den Standort, markiert die Person als Dringend (sie steht dann weiter oben), legt fest, ob sie bei freien Terminen Per E-Mail benachrichtigt werden darf (standardmäßig an), & ergänzt eine Notiz. 7. Klickt auf Hinzufügen. Ändert ihr im Formular die Zeiten, ist Verfügbarkeit am Patienten speichern angehakt – die neuen Zeiten landen dann auch in der Patientenakte. ## Verfügbarkeit in der Patientenakte In der Patientenakte steht im Abschnitt Verfügbarkeit, an welchen Tagen & zu welchen Zeiten die Person Termine wahrnehmen kann. Über den Stift bearbeitet ihr die Zeiten mit denselben Tages-Chips wie im Formular. Ist noch nichts erfasst, schlägt tinana Zeiten Aus den letzten Terminen vor, die ihr mit Übernehmen speichert. Die Verfügbarkeit füllt die Warteliste & die Terminsuche vor. ## Die Liste im Kalender Jede Zeile zeigt die Patient:in, die gesuchte Behandlung & rechts zwei Angaben: - Ein Ring mit Zahl, z. B. 3/6: So viele der offenen Termine passen gerade in freie Zeiten. Steht dort Nichts frei, findet tinana aktuell keine passende Lücke. - Die Dringlichkeit mit Wartezeit, z. B. Hoch · seit 12 Tagen. Die Stufen sind Niedrig, Mittel, Hoch & Überfällig. Die Reihenfolge ergibt sich aus der Wichtigkeit – eine nahe oder überschrittene Frist, eine schon begonnene Behandlung, eine bald ablaufende Verordnung, die Wartezeit & die Markierung Dringend zählen hinein. Über den Griff links zieht ihr eine Zeile an eine andere Stelle; sie ist dann an diesem Platz angeheftet. Ein Klick auf das Nadel-Symbol & Wieder einordnen hebt das auf. Über Name suchen findet ihr eine Person schnell. Habt ihr im Kalender einzelne Therapeut:innen ausgewählt, zählt die Liste nur deren freie Termine – das X am Namens-Chip oben hebt die Auswahl auf. Über das X am Ende einer Zeile (erscheint beim Darüberfahren) nehmt ihr eine Person von der Warteliste. ## Termine aus der Warteliste planen 1. Klickt auf eine Zeile. Statt der Liste erscheint die Planung: Oben stehen Person, Behandlung & der Suchauftrag, darunter die Termine nach Wochen geordnet. tinana trägt passende Termine bereits als Vorschlag ein. 2. Im Kalender ist hell hinterlegt, wann die Person kann; kräftiger hervorgehoben ist, wo zusätzlich frei ist & ein Termin passt. 3. Passt einen Vorschlag an: Verschiebt ihn im Kalender, sucht über Alternativen eine andere Zeit in derselben Wochenansicht wie bei Freie Termine finden, oder entfernt ihn über das X. 4. Für offene Plätze (Noch kein Termin) setzt Hinzufügen den nächsten passenden Termin ein. Alternativ zieht ihr die Zeile in den Kalender oder klickt auf eine freie Stelle – tinana fragt dann, ob ihr einen gesetzten Termin Hierher verschieben oder Als Termin … anlegen wollt. 5. Liegt ein Termin außerhalb der Wunschzeiten oder bei einer anderen Therapeut:in, erscheint ein Hinweis – verboten ist es nicht. 6. Bereits gebuchte Termine derselben Verordnung stehen mit Schloss in der Liste & bleiben, wie sie sind. 7. Klickt auf … Termine speichern. Über den Stift (Suchauftrag bearbeiten) ändert ihr die Angaben des Eintrags, ohne die Planung zu verlassen. Sind alle Termine geplant, ist die Person von der Warteliste; sonst bleibt sie mit den restlichen Terminen stehen. Für einen schnellen ersten Termin zieht ihr eine Zeile der Warteliste direkt an die gewünschte Stelle im Kalender. tinana fragt Ersten Termin planen? – mit Planen (bzw. Trotzdem planen, wenn etwas nicht zu den Wünschen passt) oder Eintrag ansehen. ## Abgesagte Termine neu vergeben Sagt ihr einen bevorstehenden Termin ab oder löscht ihn & passt jemand von der Warteliste in die Lücke, öffnet tinana den Dialog Termin an die Warteliste vergeben? mit den passenden Personen: - Planen: Ihr plant den ersten Termin dieser Person direkt in der Lücke. - Per E-Mail anbieten: Die Passendsten sind vorausgewählt, ihr könnt die Auswahl ändern. Anschreiben lassen sich nur Personen mit Einwilligung & hinterlegter E-Mail-Adresse – fehlt die Adresse, tragt ihr sie über E-Mail eintragen direkt nach. Nach einem Blick auf die Vorschau klickt ihr auf … E-Mails senden. Wer zuerst zusagt, bekommt den Termin. - In der Warteliste ansehen öffnet die Liste mit den passenden Personen, Später schließt den Dialog. Ist in den Einstellungen Automatisch anbieten eingeschaltet, gehen die E-Mails nach einer Absage ohne Rückfrage an die Passendsten. Kann niemand angeschrieben werden, erscheint stattdessen der Dialog. ## Was Patient:innen mit dem Angebot tun können Die E-Mail trägt den Betreff „Ein Termin ist frei geworden“ mit Datum & Uhrzeit. Der Knopf Ich nehme den Termin führt auf eine Seite mit dem Namen eurer Praxis, die ohne Anmeldung funktioniert: - Ich nehme den Termin: tinana legt den Termin automatisch im Kalender an, die Patient:in sieht Dein Termin ist bestätigt & bekommt eine Bestätigung per E-Mail. - Nein, danke: Die Person bleibt auf der Warteliste. - Hat schon jemand anderes zugesagt oder ist das Angebot abgelaufen, sieht sie Der Termin ist leider schon vergeben & bleibt ebenfalls auf der Warteliste. Das Angebot gilt, bis die Zeit unter Zusagen bis abgelaufen ist – spätestens aber bis zur eingestellten Frist vor dem Termin. ## Hinweise in Aufgabenliste & Startseite Passt jemand von der Warteliste in freie Termine, steht in der [Aufgabenliste](/helpcenter/kalender-termine/aufgabenliste) oben die Aufgabe … Personen von der Warteliste einplanen mit Zur Warteliste. Sie zählt am Menüpunkt Aufgaben als offene Aufgabe & erledigt sich von selbst, sobald nichts mehr passt. Im Tagesplan der Startseite zeigt eine Zeile, wie viele Personen diese Woche in freie Termine passen – Ansehen öffnet die Warteliste. ## Einstellungen Unter Einstellungen → Warteliste – oder über das Zahnrad oben in der Warteliste – legt ihr fest: - Mindestvorlauf: Termine, die früher beginnen, schlägt die Warteliste nicht vor (Standard 120 Minuten). - Frist überschritten: So viele Tage nach Ablauf der Frist bleibt eine Person noch auf der Liste (Standard 28 Tage). - Personen anschreiben: So viele der Passendsten sind vorausgewählt, wenn ein Termin frei wird (Standard 3, höchstens 10). - Zusagen bis: So viele Stunden nach dem Versand kann zugesagt werden (Standard 24 Stunden). - Spätestens vor dem Termin: So viele Minuten vor dem Termin endet das Angebot in jedem Fall (Standard 60 Minuten). - Automatisch anbieten: Nach jeder Absage gehen die E-Mails ohne Rückfrage raus (standardmäßig aus). Klickt anschließend auf Speichern. 💡 Tipp: Pflegt die Verfügbarkeit gleich in der Patientenakte. Dann sind Warteliste & Terminsuche sofort richtig vorbelegt – & tinana schlägt nur Termine vor, die der Person wirklich passen.
Online-Buchung einrichten
Mit der Online-Buchung können Patient:innen Termine direkt über einen Link oder ein Widget auf eurer Website buchen – ohne Anruf. Ihr entscheidet, ob Termine sofort im Kalender landen oder als Anfrage bei euch eingehen. ## Online-Buchung aktivieren 1. Navigiert zu Einstellungen → Online-Buchung. 2. Aktiviert im Abschnitt Aktivierung & URL den Schalter Online-Buchung aktiv. Erst danach werden die weiteren Abschnitte sichtbar. 3. Prüft den Buchungs-Slug. Er wird automatisch generiert & bildet die Adresse eurer Buchungsseite – ihr könnt ihn jederzeit anpassen. 4. Kopiert euren Link unter Deine Buchungsseite oder den Widget-Code für deine Website. Nutzt ihr die [Doctolib-Integration](/helpcenter/integrationen/doctolib-integrieren), läuft die Online-Buchung komplett über Doctolib – die Seite zeigt dann nur den Hinweis Online-Buchung läuft über Doctolib & keine weiteren Einstellungen. ## Erscheinungsbild Unter Erscheinungsbild wählt ihr die Primärfarbe für euer Buchungs-Widget, damit es zum Auftritt eurer Praxis passt. Zur Auswahl stehen Smaragd, Blau, Violett, Pink, Orange, Rot, Türkis & Limette. ## Live-Vorschau Rechts neben den Einstellungen zeigt die Widget-Vorschau, wie das Booking-Widget für Patient:innen aussieht – inklusive Auswahl der Terminart (Selbstzahlerleistung oder Termin für ein Rezept). Die Vorschau läuft im Vorschau-Modus: Es werden keine echten Buchungen erstellt. So prüft ihr jede Änderung direkt, bevor ihr den Link teilt. ## Zeiteinstellungen - Vorlaufzeit: Wie kurzfristig vorher noch gebucht werden kann – von Keine bis 3 Tage. - Buchbar bis: Wie viele Tage im Voraus gebucht werden kann – z. B. 7, 14, 30, 60 oder 90 Tage. - Puffer zwischen Terminen: Kein Puffer oder 5, 10, 15 bzw. 30 Minuten Pause zwischen zwei Online-Buchungen. ## Buchbare Ressourcen - Mitarbeiter: Welche Mitarbeiter:innen sollen online buchbar sein? Hier erscheinen alle aktiven Mitarbeiter:innen – das Häkchen entspricht der Option Mitarbeiter online buchbar machen im Mitarbeiterprofil. - Selbstzahlerleistungen: Welche eurer Selbstzahlerleistungen dürfen online gebucht werden? - Heilmittel: Welche Leistungen aus dem Heilmittelkatalog stehen für Rezepttermine zur Auswahl? Für jedes ausgewählte Heilmittel tragt ihr direkt daneben die Dauer in Minuten ein – Heilmittel ohne Dauer können nicht gebucht werden. ## Buchungsarten - Rezepttermine: Aktiviert Nur Ersttermin erlauben, wenn Patient:innen ausschließlich den ersten Termin einer Verordnung selbst buchen dürfen. Mit Rezept-Scan bei Online-Buchung können sie ihre Verordnung als Foto hochladen; tinana liest die Angaben daraus automatisch aus. Ist zusätzlich Rezept-Scan verpflichtend aktiv, müssen sie bei einer Rezept-Buchung ein Foto der Verordnung hochladen. - Direkt buchen: Termine werden sofort im Kalender eingetragen. - Terminanfrage: Termine müssen von euch manuell bestätigt werden. Ihr könnt das für Rezepttermine & Selbstzahlertermine getrennt festlegen. ## Den Buchungslink teilen - Bindet den Link oder das Widget auf eurer Praxis-Website ein. - Teilt ihn in euren Social-Media-Profilen (Instagram, Facebook, Google Unternehmensprofil). - Fügt ihn in eure E-Mail-Signatur ein. Wie ihr eingehende Anfragen bearbeitet, beschreibt der Artikel [Terminanfragen bearbeiten](/helpcenter/dashboard-uebersicht/buchungsanfragen). 💡 Tipp: Aktiviert die Online-Buchung zunächst nur für wenige, klar definierte Leistungen & mit Terminanfrage. So behaltet ihr die Kontrolle & könnt den Umfang später ausweiten.
Terminerinnerungen einrichten
Automatische Erinnerungen helfen, Terminausfälle zu vermeiden. tinana versendet sie per E-Mail an eure Patient:innen. ## Terminerinnerungen konfigurieren 1. Navigiert zu Einstellungen → Terminerinnerungen. 2. Aktiviert den Schalter Terminerinnerungen aktivieren. E-Mails gehen nur an Patient:innen mit hinterlegter E-Mail-Adresse. 3. Legt unter Vorlaufzeit fest, wann die Erinnerung gesendet wird – wählbar sind 1, 2, 4, 12, 24, 48 oder 72 Stunden vorher. 4. Passt unter E-Mail Vorlage Betreff & E-Mail Text an. 5. Klickt auf Einstellungen speichern. ## Verfügbare Platzhalter Im E-Mail-Text könnt ihr Platzhalter verwenden. Ein Klick auf einen Platzhalter fügt ihn an der Cursorposition ein: - {vorname} – Vorname des Patienten - {nachname} – Nachname des Patienten - {datum} – Datum des Termins (TT.MM.JJJJ) - {uhrzeit} – Uhrzeit des Termins (HH:mm) - {behandlung} – Titel des Termins - {praxisname} – Name eurer Praxis ## Beispieltext für eine Erinnerung „Guten Tag {vorname} {nachname}, wir möchten Sie an Ihren Termin am {datum} um {uhrzeit} in der Praxis {praxisname} erinnern. Falls Sie den Termin nicht wahrnehmen können, melden Sie sich bitte rechtzeitig bei uns. Wir freuen uns auf Sie!" ## Erinnerungen je Patient:in steuern Ob eine Person Erinnerungen erhält, legt ihr zusätzlich im Patientenprofil fest: Im Abschnitt Kontakt setzt ihr unter E-Mail-Erinnerung das Häkchen An Termine erinnern. In der Patientenakte seht ihr unter Kontaktdaten, ob E-Mail-Erinnerungen aktiviert sind. 💡 Tipp: Eine Erinnerung 24 Stunden vorher gibt Patient:innen genug Zeit, um abzusagen – & euch genug Zeit, den Slot nachzubesetzen.
Abwesenheiten im Kalender eintragen
Abwesenheiten tragt ihr in tinana direkt im Kalender ein – über denselben Dialog, mit dem ihr auch Termine anlegt. ## Abwesenheit im Kalender eintragen 1. Öffnet den Kalender & navigiert zum gewünschten Datum. 2. Klickt auf Termin erstellen oder direkt in den gewünschten Zeitraum. 3. Wechselt zum Tab Abwesenheit. 4. Wählt den Grund aus. Fehlt der passende Grund, legt ihn über Neuen Grund hinzufügen an. 5. Wählt unter Gilt für eine oder mehrere Personen aus – oder Alle Mitarbeiter (bei mehreren Standorten Gesamter Standort) für das ganze Team. 6. Tragt Start & Endzeit ein. 7. Für ganze Tage aktiviert ihr Ganztägig & wählt Von & Bis. 8. Optional: Aktiviert Abwesenheit wiederholen für regelmäßig wiederkehrende Abwesenheiten. 9. Klickt auf Speichern. ## Halbtags- vs. Ganztags-Abwesenheiten - Ganztägig: Die Abwesenheit erscheint in der Zeile Ganztägig oberhalb des Zeitrasters & blockiert den kompletten Tag. - Stundenweise: Nur der gewählte Zeitraum wird blockiert, davor & danach sind Termine weiterhin buchbar. Gesetzliche Feiertage erscheinen automatisch als ganztägige Abwesenheit für das gesamte Team, sobald ihr sie unter Einstellungen → Kalender-Einstellungen für euren Standort aktiviert habt. ## Bestehende Termine im Zeitraum Liegen im gewählten Zeitraum bereits Patiententermine, bleiben diese zunächst bestehen. tinana meldet direkt nach dem Speichern, wie viele Termine während der Abwesenheit liegen: 1. Klickt auf Absagemanagement starten – oder auf Später, wenn ihr das erst danach erledigen wollt. 2. Unter Terminausfälle abarbeiten wählt ihr je Termin: Verschieben (an eine:n andere:n Therapeut:in übergeben), Absagen (Absage per E-Mail an die:den Patient:in) oder Nicht absagen (Termin selbst bearbeiten). 3. Führt die Aktion je Termin über Ausführen aus – oder alle auf einmal über Aktionen ausführen. Später erreicht ihr das Absagemanagement über einen Klick auf die Abwesenheit im Kalender & Geplante Termine absagen. Für ganze Urlaubswochen empfiehlt es sich, die Abwesenheit einzutragen, bevor Termine geplant werden. ## Übersicht behalten Alle eingetragenen Abwesenheiten findet ihr gesammelt unter Einstellungen → Abwesenheiten – mit Grund, Person & Zeitraum, wahlweise als Liste oder Zeitleiste. 💡 Tipp: Nutzt den Kalender für kurzfristige, spontane Abwesenheiten (z. B. Krankheit). Für die Urlaubsplanung des Teams lohnt der Blick in die Übersicht unter Einstellungen → Abwesenheiten.
Aufgaben & Notizen im Kalender
Neben Terminen & Abwesenheiten könnt ihr im Kalender auch Aufgaben & Notizen erstellen. So behaltet ihr organisatorische To-Dos direkt im Blick. ## Aufgabe erstellen – Schritt für Schritt 1. Klickt im Kalender auf Termin erstellen oder auf einen Zeitslot. 2. Wechselt zum Tab Aufgabe. 3. Gebt einen Titel ein (z. B. „Patient Müller zurückrufen", „Therapiebericht für Dr. Schmidt schreiben"). 4. Wählt unter Gilt für eine oder mehrere Personen aus – oder Alle Mitarbeiter (bei mehreren Standorten Gesamter Standort) für das ganze Team. 5. Tragt Start & Endzeit ein oder aktiviert Ganztägig. 6. Optional: Aktiviert Aufgabe wiederholen für regelmäßige To-Dos. 7. Optional: Ergänzt Notizen (bis 500 Zeichen). 8. Klickt auf Speichern. ## Notiz erstellen 1. Wechselt im Erstellungsdialog zum Tab Notiz. 2. Gebt die Beschreibung ein (bis 500 Zeichen, z. B. „Handwerker kommt um 14 Uhr"). 3. Legt unter Gilt für fest, für wen die Notiz gilt – eine oder mehrere Personen oder Alle Mitarbeiter. 4. Wählt das Datum. 5. Klickt auf Speichern. ## Unterschied zwischen Aufgaben & Notizen - Aufgaben: Haben einen Titel, einen Zeitraum & eine:n oder mehrere Verantwortliche. Sie können als erledigt markiert werden & lassen sich wiederholen. - Notizen: Freie Texteinträge für einen Tag, ohne Zeitfenster. Sie dienen als Hinweis für das Team & lassen sich ebenfalls als erledigt markieren. ## Aufgaben & Notizen im Blick behalten Beides erscheint im Kalender & zusätzlich auf der Startseite im Bereich Notizen für heute. Dort markiert ihr Aufgaben & Notizen direkt als erledigt – im Kalender geht das mit einem Klick auf den Eintrag über Als erledigt markieren. Nicht verwechseln: Der Menüpunkt Aufgaben in der linken Navigation öffnet die [Aufgabenliste](/helpcenter/kalender-termine/aufgabenliste). Dort sammelt tinana automatisch erkannte offene Punkte wie Zuzahlungen, fehlende Dokumentationen oder unvollständige Verordnungen – selbst angelegte Aufgaben aus dem Kalender stehen dort nicht. 💡 Tipp: Nutzt Aufgaben für To-Dos, die abgearbeitet werden müssen, & Notizen für allgemeine Hinweise an das Team.
Die Aufgabenliste
Die Aufgabenliste sammelt an einer Stelle, was in eurer Praxis noch offen ist – von der nicht kassierten Zuzahlung über die fehlende Dokumentation bis zur unvollständigen Verordnung. tinana erkennt diese Punkte automatisch aus Terminen, Verordnungen & Rechnungen; ihr müsst dafür nichts selbst anlegen. ## Was in der Aufgabenliste steht Eine Aufgabe entsteht von selbst, sobald tinana einen offenen Punkt erkennt, & verschwindet von selbst, sobald er erledigt ist – abhaken müsst ihr nichts. Selbst angelegte Aufgaben aus dem Kalender stehen hier nicht; die findet ihr im Kalender & auf der Startseite (siehe [Aufgaben & Notizen im Kalender](/helpcenter/kalender-termine/aufgaben-notizen-kalender)). Die Liste richtet sich nach dem Standort in der Kopfzeile – mit Alle Standorte seht ihr die Aufgaben aller Standorte. Die Liste konzentriert sich auf Termine der letzten 12 Monate; abgesagte & nicht wahrgenommene Termine zählen nicht. ## Aufgabenliste öffnen - Seitenleiste: Klickt links in der Navigation auf Aufgaben, direkt unter Kalender. - Termin: Im Termin-Popover führt ein Klick auf die Überschrift Aufgaben in die Aufgabenliste – die Patient:in ist dann schon in der Suche gewählt & ihr seht nur ihre Aufgaben (siehe [Termine erstellen & bearbeiten](/helpcenter/kalender-termine/termine-erstellen)). - Startseite: Im Tagesplan zeigt ein Warndreieck am Termin, dass die Patient:in offene Aufgaben hat. Ein Klick auf den Termin klappt sie auf, sodass ihr sie direkt dort erledigen könnt (siehe [Die Startseite verstehen](/helpcenter/dashboard-uebersicht/dashboard-verstehen)). Oben auf der Seite seht ihr, wie viele Aufgaben gerade auf euch warten. Passt jemand von der Warteliste in freie Termine, steht über der Liste zusätzlich die Aufgabe … Personen von der Warteliste einplanen (bzw. Termine von der Warteliste vergeben) – Zur Warteliste öffnet sie im Kalender. Sie zählt am Menüpunkt Aufgaben als eine offene Aufgabe mit & erledigt sich von selbst, sobald nichts mehr passt (siehe [Warteliste nutzen](/helpcenter/kalender-termine/warteliste)). ## Gruppen & Aufgabenarten Die Liste ist nach Aufgabenarten gegliedert: Jede Art hat einen eigenen Abschnitt mit der Zahl offener Aufgaben. Abschnitte mit mehr als fünf Einträgen sind zunächst zugeklappt – ein Klick auf die Überschrift klappt sie auf. Innerhalb eines Abschnitts stehen die dringendsten Aufgaben oben. Die Aufgabenarten gehören zu vier Gruppen. Rechnung: - Zuzahlung einnehmen: Die Zuzahlung einer Verordnung ist noch nicht (vollständig) bezahlt. Stellt ihr sie auf Rechnung, steht sie danach unter Offene Rechnung begleichen. - Zuzahlung neu berechnen: Bei einer Blankoverordnung weicht die Zuzahlung vom bereits gezahlten Betrag ab. - Zuzahlung verrechnen: Die Zuzahlung ist bezahlt, die Patient:in ist aber inzwischen [befreit](/helpcenter/patienten-dokumentation/zuzahlungsbefreiungen) – der Betrag muss verrechnet werden. - Offene Rechnung begleichen: Die Patient:in hat offene Rechnungen, die sie selbst zahlt, z. B. eine Selbstzahler-Rechnung, Privatrechnung oder Ausfallgebühr. Je Patient:in gibt es eine Aufgabe mit dem offenen Gesamtbetrag; sie verschwindet, sobald alles bezahlt ist. - Selbstzahlerleistung abrechnen: Ein vergangener Termin enthält Selbstzahlerleistungen, für die noch keine Rechnung erstellt wurde. - Privatleistung abrechnen: Die Behandlung einer Privatverordnung ist abgeschlossen – alle Einheiten sind durchgeführt oder die Therapeut:in hat sie beendet – & noch nicht abgerechnet. - Honorarvereinbarung erstellen: Zu einer Privatverordnung fehlt die Honorarvereinbarung. Die Aufgabe verschwindet, sobald sie erstellt oder die Behandlung abgerechnet ist. Verordnung: - Verordnung zuordnen: Termine einer Patient:in haben noch keine Verordnung. Je Patient:in gibt es eine Aufgabe mit der Zahl der betroffenen Termine. Liegt ein Scan aus der Online-Buchung vor, steht das in der Zeile. - Verordnung vervollständigen: Einer Verordnung fehlen Angaben. Die Zeile zeigt die Zahl der Hinweise – fahrt mit der Maus darüber, um zu sehen, was fehlt. - Restliche Termine einplanen: Für eine Verordnung sind noch nicht alle Einheiten als Termine geplant. Die Zeile zeigt, wie viele noch offen sind. - Therapiebericht verfassen: Die Ärzt:in hat einen Therapiebericht angefordert, der noch nicht erstellt ist. Dokumentation: - Behandlung dokumentieren: Ein vergangener Termin hat noch keine Behandlungsdokumentation. Künftige Termine erscheinen hier nicht. Patient: - Mögliche Dublette prüfen: tinana vermutet, dass eine Patient:in doppelt angelegt ist – z. B. wegen gleicher Versichertennummer oder gleichem Namen & Geburtsdatum. Jede Zeile zeigt die Patient:in, worauf sich die Aufgabe bezieht (z. B. Termin, Verordnung oder Rechnung) & – wo passend – den Betrag. Bei Behandlung dokumentieren, Verordnung zuordnen & Therapiebericht verfassen steht rechts außerdem die Therapeut:in. ## Suchen & filtern 1. Tippt oben in Patient oder Therapeut suchen … einen Namen. tinana schlägt passende Patient:innen & Therapeut:innen vor, jeweils mit der Zahl ihrer offenen Aufgaben. 2. Wählt einen Vorschlag, um nur die Aufgaben dieser Person zu sehen. 3. Klickt auf einen der Chips Rechnung, Verordnung, Dokumentation oder Patient, um nur diese Gruppe zu sehen. Die Zahl im Chip nennt die offenen Aufgaben der Gruppe. 4. Darunter erscheinen die Aufgabenarten der Gruppe – ein Klick zeigt nur diese Art. Die drei Zuzahlungs-Aufgaben stehen dort zusammen als Zuzahlung. 5. Ein erneuter Klick auf den aktiven Chip hebt den Filter wieder auf. Wählt ihr eine Therapeut:in, seht ihr ihre Aufgaben zu Behandlung dokumentieren, Verordnung zuordnen & Therapiebericht verfassen. ## Aufgaben erledigen Ein Klick auf eine Zeile öffnet direkt den passenden Dialog – denselben wie im Termin-Popover. Ihr bleibt dabei in der Liste; ist die Aufgabe erledigt, verschwindet sie automatisch. - Zuzahlung einnehmen: Zuzahlung berechnen öffnet sich, danach kassiert ihr wie am Termin. - Zuzahlung neu berechnen & Zuzahlung verrechnen: Der gleichnamige Dialog öffnet sich. - Offene Rechnung begleichen: Bei einer Rechnung geht es direkt zur Zahlung, bei mehreren wählt ihr zuerst unter Welche Rechnung? aus. - Selbstzahlerleistung abrechnen: Der Dialog Zahlung öffnet sich mit den Leistungen des Termins. - Privatleistung abrechnen: Erst prüft ihr die Positionen, dann erstellt ihr die Rechnung. - Honorarvereinbarung erstellen: Die Honorarvereinbarung zur Verordnung öffnet sich. - Behandlung dokumentieren: Die Behandlungsdokumentation des Termins öffnet sich. - Verordnung zuordnen: Ein Assistent hilft euch, eine Verordnung zuzuordnen oder neu zu hinterlegen. - Verordnung vervollständigen: Verordnung bearbeiten öffnet sich. - Therapiebericht verfassen: Therapiebericht erstellen öffnet sich. - Mögliche Dublette prüfen: Ihr vergleicht die beiden Patientenakten. - Restliche Termine einplanen: Als einzige Aufgabe führt sie in den Kalender. Dort fragt tinana unter Restliche Termine, ob ihr die fehlenden Termine Jetzt planen – im Modus [Mehrere Termine](/helpcenter/kalender-termine/stapelplanung) – oder die Person Auf Warteliste setzen wollt. Wollt ihr nur nachschlagen, öffnet ihr über die drei Punkte am Ende einer Zeile (erscheinen beim Darüberfahren) Patient öffnen, Verordnung öffnen oder Termin im Kalender öffnen. ## Mehrere abrechnen Zuzahlungen & Selbstzahlerleistungen könnt ihr gesammelt auf Rechnung stellen – praktisch, wenn die Patient:innen nicht vor Ort bezahlen. 1. Klickt im Abschnitt Zuzahlung einnehmen oder Selbstzahlerleistung abrechnen auf Mehrere abrechnen. 2. Hakt die gewünschten Zeilen an – oder über das Kästchen in der Überschrift alle des Abschnitts. 3. Unten zeigt eine Leiste eure Auswahl & die Summe. Klickt auf Auf Rechnung stellen. 4. Wählt Drucken (alle in einem Druckauftrag) oder Per E-Mail versenden (an die hinterlegte Adresse). Fehlen Adressen, tragt ihr sie über Weiter nach – sie werden bei der Patient:in gespeichert. 5. Klickt auf Rechnungen erstellen bzw. auf … Rechnungen versenden. 6. Zum Schluss seht ihr alle Rechnungen; beim Drucken gebt ihr sie über Alle drucken in einem Auftrag aus. Je Aufgabe entsteht eine Rechnung über den offenen Betrag. Bleibt eine E-Mail-Adresse leer, wird diese Aufgabe nicht abgerechnet & bleibt in der Liste. Die Rechnungen findet ihr anschließend auch unter [Kassensystem → Rechnungen](/helpcenter/abrechnung-finanzen/kassensystem). Über Fertig in der Überschrift des Abschnitts verlasst ihr die Auswahl wieder. ## Aufgabenarten wählen Nicht jede Aufgabe betrifft alle im Team – am Empfang zählen Zuzahlungen, für Therapeut:innen vor allem die Dokumentation. Welche Aufgabenarten ihr seht, legt deshalb jede:r für sich fest: 1. Klickt in der Aufgabenliste oben rechts auf das Symbol Aufgabenarten wählen – oder im Termin-Popover auf das Symbol neben der Überschrift Aufgaben (erscheint beim Darüberfahren). 2. Entfernt im Dialog Welche Aufgaben Du sehen willst die Häkchen bei den Aufgabenarten, die ihr nicht sehen wollt. Mit Nur (erscheint beim Darüberfahren) bleibt genau eine Art übrig; Alle wieder anzeigen setzt die Auswahl zurück. 3. Rechts unter So sieht es am Termin aus seht ihr sofort die Wirkung. 4. Klickt auf Übernehmen. Die Auswahl gilt nur für euer Benutzerkonto, nicht für die ganze Praxis. Sie wirkt in der Aufgabenliste samt Filter-Chips, im Tagesplan der Startseite, im Abschnitt Aufgaben des Termin-Popovers & beim Warndreieck Offene Aufgaben an den Terminen im Kalender: Bleibt an einem Termin keine gewählte Aufgabe übrig, verschwindet dort auch das Warndreieck. Sind Aufgabenarten ausgeblendet, trägt das Symbol in der Aufgabenliste einen Punkt. 💡 Tipp: Arbeitet die Aufgabenliste am besten zu einer festen Zeit ab, z. B. jeden Morgen, & filtert dafür nach Gruppe. Aufgabenarten, die euch nie betreffen, blendet ihr über Aufgabenarten wählen dauerhaft aus – so bleibt die Liste übersichtlich.