Abwesenheiten tragt ihr in tinana direkt im Kalender ein – über denselben Dialog, mit dem ihr auch Termine anlegt.
Abwesenheit im Kalender eintragen
- Öffnet den Kalender & navigiert zum gewünschten Datum.
- Klickt auf Termin erstellen oder direkt in den gewünschten Zeitraum.
- Wechselt zum Tab Abwesenheit.
- Wählt den Grund aus. Fehlt der passende Grund, legt ihn über Neuen Grund hinzufügen an.
- Wählt unter Gilt für eine oder mehrere Personen aus – oder Alle Mitarbeiter (bei mehreren Standorten Gesamter Standort) für das ganze Team.
- Tragt Start & Endzeit ein.
- Für ganze Tage aktiviert ihr Ganztägig & wählt Von & Bis.
- Optional: Aktiviert Abwesenheit wiederholen für regelmäßig wiederkehrende Abwesenheiten.
- Klickt auf Speichern.
Halbtags- vs. Ganztags-Abwesenheiten
- Ganztägig: Die Abwesenheit erscheint in der Zeile Ganztägig oberhalb des Zeitrasters & blockiert den kompletten Tag.
- Stundenweise: Nur der gewählte Zeitraum wird blockiert, davor & danach sind Termine weiterhin buchbar.
Gesetzliche Feiertage erscheinen automatisch als ganztägige Abwesenheit für das gesamte Team, sobald ihr sie unter Einstellungen → Kalender-Einstellungen für euren Standort aktiviert habt.
Bestehende Termine im Zeitraum
Liegen im gewählten Zeitraum bereits Patiententermine, bleiben diese zunächst bestehen. tinana meldet direkt nach dem Speichern, wie viele Termine während der Abwesenheit liegen:
- Klickt auf Absagemanagement starten – oder auf Später, wenn ihr das erst danach erledigen wollt.
- Unter Terminausfälle abarbeiten wählt ihr je Termin: Verschieben (an eine:n andere:n Therapeut:in übergeben), Absagen (Absage per E-Mail an die:den Patient:in) oder Nicht absagen (Termin selbst bearbeiten).
- Führt die Aktion je Termin über Ausführen aus – oder alle auf einmal über Aktionen ausführen.
Später erreicht ihr das Absagemanagement über einen Klick auf die Abwesenheit im Kalender & Geplante Termine absagen. Für ganze Urlaubswochen empfiehlt es sich, die Abwesenheit einzutragen, bevor Termine geplant werden.
Übersicht behalten
Alle eingetragenen Abwesenheiten findet ihr gesammelt unter Einstellungen → Abwesenheiten – mit Grund, Person & Zeitraum, wahlweise als Liste oder Zeitleiste.
