Kalender & Termine
Verwaltet euren Praxiskalender, plant Termine & richtet die Online-Buchung ein.
Kalender-Ansichten nutzen
Der tinana-Kalender ist das Herzstück eurer täglichen Arbeit. Er bietet verschiedene Ansichtsmöglichkeiten, mit denen ihr den Kalender flexibel an eure Arbeitsweise anpassen könnt. ## Zeitliche Ansicht wechseln Über die Toolbar oben könnt ihr zwischen drei zeitlichen Ansichten wechseln: - Tag: Zeigt den ausgewählten Tag im Detail – ideal für die tägliche Planung. - Arbeitswoche: Zeigt die Arbeitstage (Montag bis Freitag) im Überblick. - Woche: Zeigt die gesamte Woche inklusive Wochenende. ## Navigation & Filter 1. Mit den Pfeiltasten oder dem Datumsfeld navigiert ihr zum gewünschten Datum. Über Heute springt ihr zurück zum aktuellen Tag. 2. Über das Feld Mitarbeiter blendet ihr einzelne Personen ein oder aus. Standardmäßig sind Alle Mitarbeiter sichtbar. 3. Jede sichtbare Person erhält eine eigene Spalte. Ganztägige Einträge wie Abwesenheiten erscheinen in der Zeile Ganztägig oberhalb des Zeitrasters. 4. Über den Umschalter rechts daneben wählt ihr, wonach der Kalender gruppiert: Mitarbeiter, Räume oder Fahrzeuge. In der Räume-Ansicht seht ihr auf einen Blick, welcher Behandlungsraum wann belegt ist. ## Kalender-Einstellungen anpassen Unter Einstellungen → Kalender-Einstellungen konfiguriert ihr im Abschnitt Anzeige: - Zeitrahmen: Wann beginnt & endet euer Kalendertag (z. B. 07:00–20:00)? - Zeitraster: In welchem Takt werden Slots angezeigt (z. B. 15 Minuten)? - Kalenderzoom: Wie hoch werden die Zeilen dargestellt (Standard 100 %)? - Kompakte Termine: Welche Angaben werden gezeigt, wenn ein Termin zu schmal für alle drei ist – Zeit + Name, Zeit + Heilmittel oder Heilmittel + Name? - Ausgefallene Termine: Sollen ausgefallene Termine im Kalender sichtbar bleiben? - Zeitzone: Gerätezeitzone verwenden oder immer deutsche Zeit (MEZ/MESZ) anzeigen. - Farbkodierung: Nach welchem Kriterium werden Termine eingefärbt – z. B. Nach Mitarbeiter oder Nach Heilmittel? Über die Farbliste passt ihr einzelne Farben an. ## Kalender-Zonen Mit Kalender-Zonen markiert ihr Zeitbereiche farblich, um Planungsregeln sichtbar zu machen – z. B. „nur Hausbesuche" am Freitagnachmittag oder „Blockzeit Dokumentation". 1. Öffnet Einstellungen → Kalender-Einstellungen & scrollt zum Abschnitt Kalender-Zonen. 2. Klickt auf Neue Kategorie & gebt ihr einen Namen & eine Farbe. 3. Legt anschließend die Regeln fest, für welche Zeitbereiche die Kategorie gelten soll. 💡 Tipp: Wählt ein Zeitraster, das zu euren häufigsten Behandlungsdauern passt. Bei 20-Minuten-Behandlungen empfehlen wir ein 10-Minuten-Raster für maximale Flexibilität.
Termine erstellen & bearbeiten
Termine sind der zentrale Baustein eures Praxisalltags. In tinana erstellt ihr Termine schnell & mit automatischer Konfliktprüfung. ## Termin erstellen – Schritt für Schritt 1. Klickt auf einen freien Zeitslot im Kalender oder auf den Button Termin erstellen oben rechts. 2. Bleibt im Tab Termin – daneben findet ihr die Tabs Aufgabe, Abwesenheit & Notiz. 3. Wählt die:den Patient:in aus. Über Patient hinzufügen legt ihr direkt eine neue Person an. 4. Optional: Ordnet dem Termin eine Verordnung zu. Über Verordnung hinzufügen erfasst ihr sie direkt mit. 5. Prüft Datum, Uhrzeit & Dauer. Alternativ markiert ihr den Termin als Reservierung oder Platzhalter, wenn noch nicht alle Angaben feststehen. 6. Wählt die:den Mitarbeiter:in aus. 7. Wählt einen Raum – oder Kein Raum, wenn keiner benötigt wird. 8. Fügt über Leistung hinzufügen die Behandlung hinzu. Unter Häufig verwendet stehen eure gängigsten Heilmittel als Schnellwahl bereit. 9. Für Hausbesuche aktiviert ihr Hausbesuch & wählt ein Fahrzeug aus. 10. Klickt auf Speichern. ## Automatische Konflikterkennung tinana prüft bei jeder Terminerstellung: - Ist die:der Mitarbeiter:in zum gewählten Zeitpunkt verfügbar (Arbeitszeiten)? - Liegt eine Abwesenheit vor? - Ist der gewählte Raum bzw. das Fahrzeug frei? - Überschneidet sich der Termin mit einem bestehenden Termin? Bei einem Konflikt werdet ihr gewarnt & könnt einen alternativen Zeitpunkt wählen. ## Termine bearbeiten Ein Klick auf einen bestehenden Termin öffnet die Termindetails mit Patient:in, Verordnung, Leistung, Einheitenzähler, Raum & Dauer. Dort könnt ihr: - Über Bearbeiten Datum, Uhrzeit, Dauer, Mitarbeiter:in, Raum oder Leistung ändern - Über Dokumentation die Behandlungsdokumentation öffnen - Über Mehr weitere Aktionen aufrufen: Dokumentation, Formulare, Terminzettel drucken, Therapiebericht erstellen, Befundung erstellen, den Status auf Abgesagt (Patient), Abgesagt (Praxis) oder Ausgefallen setzen – oder den Termin löschen - Den Terminstatus setzen: Geplant, Stattgefunden, Nicht erschienen, Kurzfristig abgesagt oder Abgesagt – bei Absagen unterscheidet tinana zusätzlich zwischen Abgesagt (Patient) & Abgesagt (Praxis) - Den Termin per Drag & Drop im Kalender verschieben ## Offene Aufgaben am Termin Unter Offene Aufgaben zeigt euch tinana im Termin, was zu diesem Termin noch zu tun ist – jeder Eintrag führt mit einem Klick direkt an die richtige Stelle: - Zuzahlung einnehmen – mit offenem Betrag & bereits bezahltem Anteil - Zuzahlung neu berechnen, wenn sich die Verordnung geändert hat - Selbstzahlerleistung abrechnen - Offene Rechnung begleichen - Behandlung dokumentieren - Verordnung vervollständigen - Restliche Termine einplanen - Therapiebericht verfassen Ist nichts offen, steht dort Alle Aufgaben erledigt. Dieser Block ist der schnellste Weg, um am Ende eines Termins nichts zu vergessen. Termine, die über die Online-Buchung oder Doctolib entstanden sind, werden entsprechend gekennzeichnet – ebenso Termine aus der Telefon.KI. 💡 Tipp: Nutzt Drag & Drop, um Termine schnell zu verschieben – einfach den Termin greifen & auf den gewünschten Zeitslot ziehen.
Terminserien & Serienplanung
Für wiederkehrende Behandlungen (z. B. 6× Krankengymnastik, 1× wöchentlich) erstellt ihr Terminserien. So müsst ihr nicht jeden Termin einzeln anlegen. ## Terminserie erstellen 1. Erstellt einen neuen Termin wie gewohnt (Patient:in, Leistung, Mitarbeiter:in, Uhrzeit). 2. Aktiviert unten im Dialog die Option Termin wiederholen. 3. Wählt die Frequenz (z. B. Wöchentlich) & das Intervall dazu – etwa alle 1 Woche oder alle 2 Wochen. 4. Wählt über Am Tag die Wochentage, an denen der Termin stattfinden soll. 5. Legt fest, wann die Serie endet: - Niemals - Nach einer bestimmten Anzahl an Terminen - Am einem festen Datum 6. Klickt auf Speichern. tinana generiert die Folgetermine & prüft jeden einzelnen auf Konflikte. Fällt ein Termin der Serie auf eine Abwesenheit oder einen bestehenden Termin, werdet ihr informiert. ## Einzelne Termine einer Serie bearbeiten Öffnet einen Serientermin & bearbeitet ihn wie einen normalen Termin. tinana fragt euch, ob die Änderung nur für diesen Termin oder für die gesamte Serie gelten soll. So könnt ihr einzelne Termine verschieben oder absagen, ohne die restliche Serie zu beeinflussen. ## Serie oder Mehrfachplanung? Eine Terminserie eignet sich für gleichmäßige Rhythmen (immer dienstags & donnerstags um 10:00). Wenn die Termine unterschiedlich liegen sollen, nutzt stattdessen die [Mehrfachplanung](/helpcenter/kalender-termine/stapelplanung) über Mehrere Termine. 💡 Tipp: Ordnet dem ersten Termin die Verordnung zu, bevor ihr die Serie erstellt. Dann werden alle Folgetermine automatisch auf die Einheiten der Verordnung gebucht.
Mehrere Termine planen
Für Verordnungen mit vielen Behandlungseinheiten plant ihr alle Termine in einem Durchgang – statt jeden Termin einzeln anzulegen. In tinana heißt dieser Modus Mehrere Termine. ## So plant ihr mehrere Termine auf einmal 1. Klickt im Kalender auf Termin erstellen. 2. Wählt die:den Patient:in & die zugehörige Verordnung aus. 3. Wechselt von Einzeltermin auf Mehrere Termine. 4. Fügt über Termin hinzufügen eine Zeile je gewünschtem Termin hinzu – oder klickt direkt in den Kalender, um einen Termin zu ergänzen. 5. Passt je Zeile Datum, Uhrzeit, Dauer, Mitarbeiter:in, Raum & Leistung an. Einzelne Zeilen entfernt ihr über Termin entfernen. 6. Alternativ nutzt ihr Freie Termine finden – tinana schlägt euch passende freie Slots vor. 7. Der Button unten zeigt die Anzahl der zu speichernden Termine an (z. B. 6 speichern). Ein Klick legt alle Termine gemeinsam an. ## Planung direkt aus der Verordnung Öffnet ihr eine Verordnung, könnt ihr über Termine planen direkt in die Mehrfachplanung springen. Der Tab Termine der Verordnung zeigt euch anschließend alle gebuchten Einheiten mit Datum, Status, Leistung, Mitarbeiter:in & Abrechnungsstand. ## Was die Mehrfachplanung automatisch berücksichtigt - Arbeitszeiten aller beteiligten Mitarbeiter:innen - Eingetragene Abwesenheiten - Verfügbarkeit von Räumen, Geräten & Fahrzeugen - Bereits bestehende Termine - Die noch offenen Einheiten der Verordnung 💡 Tipp: Bei Verordnungen mit 6, 10 oder mehr Einheiten spart ihr mit der Mehrfachplanung enorm viel Zeit – nutzt sie!
Online-Buchung einrichten
Mit der Online-Buchung können Patient:innen Termine direkt über einen Link oder ein Widget auf eurer Website buchen – ohne Anruf. Ihr entscheidet, ob Termine sofort im Kalender landen oder als Anfrage bei euch eingehen. ## Online-Buchung aktivieren 1. Navigiert zu Einstellungen → Online-Buchung. 2. Aktiviert im Abschnitt Aktivierung & URL den Schalter Online-Buchung aktiv. Erst danach werden die weiteren Abschnitte sichtbar. 3. Prüft den Buchungs-Slug. Er wird automatisch generiert & bildet die Adresse eurer Buchungsseite – ihr könnt ihn jederzeit anpassen. 4. Kopiert euren Link unter Deine Buchungsseite oder den Widget-Code für deine Website. ## Erscheinungsbild Unter Erscheinungsbild wählt ihr die Primärfarbe für euer Buchungs-Widget, damit es zum Auftritt eurer Praxis passt. Zur Auswahl stehen Smaragd, Blau, Violett, Pink, Orange, Rot, Türkis & Limette. ## Live-Vorschau Rechts neben den Einstellungen zeigt die Widget-Vorschau, wie das Booking-Widget für Patient:innen aussieht – inklusive Auswahl der Terminart (Selbstzahlerleistung oder Termin für ein Rezept). Die Vorschau läuft im Vorschau-Modus: Es werden keine echten Buchungen erstellt. So prüft ihr jede Änderung direkt, bevor ihr den Link teilt. ## Zeiteinstellungen - Vorlaufzeit: Wie kurzfristig vorher noch gebucht werden kann – von Keine bis 3 Tage. - Buchbar bis: Wie viele Tage im Voraus gebucht werden kann – z. B. 7, 14, 30, 60 oder 90 Tage. - Puffer zwischen Terminen: Kein Puffer oder 5, 10 bzw. 15 Minuten Pause zwischen zwei Online-Buchungen. ## Buchbare Ressourcen - Mitarbeiter: Welche Mitarbeiter:innen sollen online buchbar sein? Es erscheinen nur Personen, bei denen im Mitarbeiterprofil Mitarbeiter online buchbar machen aktiviert ist. - Selbstzahlerleistungen: Welche eurer Selbstzahlerleistungen dürfen online gebucht werden? - Heilmittel: Welche Leistungen aus dem Heilmittelkatalog stehen für Rezepttermine zur Auswahl? ## Buchungsarten - Rezepttermine: Aktiviert Nur Ersttermin erlauben, wenn Patient:innen ausschließlich den ersten Termin einer Verordnung selbst buchen dürfen. Mit Rezept-Scan verpflichtend müssen sie bei einer Rezept-Buchung ein Foto der Verordnung hochladen. - Direkt buchen: Termine werden sofort im Kalender eingetragen. - Terminanfrage: Termine müssen von euch manuell bestätigt werden. Ihr könnt das für Rezepttermine & Selbstzahlertermine getrennt festlegen. ## Den Buchungslink teilen - Bindet den Link oder das Widget auf eurer Praxis-Website ein. - Teilt ihn in euren Social-Media-Profilen (Instagram, Facebook, Google Unternehmensprofil). - Fügt ihn in eure E-Mail-Signatur ein. Wie ihr eingehende Anfragen bearbeitet, beschreibt der Artikel [Terminanfragen bearbeiten](/helpcenter/dashboard-uebersicht/buchungsanfragen). 💡 Tipp: Aktiviert die Online-Buchung zunächst nur für wenige, klar definierte Leistungen & mit Terminanfrage. So behaltet ihr die Kontrolle & könnt den Umfang später ausweiten.
Terminerinnerungen einrichten
Automatische Erinnerungen reduzieren Terminausfälle deutlich. tinana versendet sie per E-Mail an eure Patient:innen. ## Terminerinnerungen konfigurieren 1. Navigiert zu Einstellungen → Terminerinnerungen. 2. Aktiviert den Schalter Terminerinnerungen aktivieren. E-Mails gehen nur an Patient:innen mit hinterlegter E-Mail-Adresse. 3. Legt unter Vorlaufzeit fest, wann die Erinnerung gesendet wird – wählbar sind 1, 2, 4, 12, 24, 48 oder 72 Stunden vorher. 4. Passt unter E-Mail Vorlage Betreff & E-Mail Text an. 5. Klickt auf Einstellungen speichern. ## Verfügbare Platzhalter Im E-Mail-Text könnt ihr Platzhalter verwenden. Ein Klick auf einen Platzhalter fügt ihn an der Cursorposition ein: - {vorname} – Vorname des Patienten - {nachname} – Nachname des Patienten - {datum} – Datum des Termins (TT.MM.JJJJ) - {uhrzeit} – Uhrzeit des Termins (HH:mm) - {behandlung} – Titel des Termins - {praxisname} – Name eurer Praxis ## Beispieltext für eine Erinnerung „Hallo {vorname} {nachname}, wir möchten dich an deinen Termin am {datum} um {uhrzeit} in der Praxis {praxisname} erinnern. Falls du den Termin nicht wahrnehmen kannst, melde dich bitte rechtzeitig bei uns. Wir freuen uns auf dich!" ## Erinnerungen je Patient:in steuern Ob eine Person Erinnerungen erhält, legt ihr zusätzlich im Patientenprofil fest: Im Abschnitt Kontakt gibt es den Schalter An Termine erinnern. In der Patientenakte seht ihr unter Kontaktdaten, ob E-Mail-Erinnerungen aktiviert sind. 💡 Tipp: Eine Erinnerung 24 Stunden vorher gibt Patient:innen genug Zeit, um abzusagen – & euch genug Zeit, den Slot nachzubesetzen.
Abwesenheiten im Kalender eintragen
Abwesenheiten tragt ihr in tinana direkt im Kalender ein – über denselben Dialog, mit dem ihr auch Termine anlegt. ## Abwesenheit im Kalender eintragen 1. Öffnet den Kalender & navigiert zum gewünschten Datum. 2. Klickt auf Termin erstellen oder direkt in den gewünschten Zeitraum. 3. Wechselt zum Tab Abwesenheit. 4. Wählt den Grund aus. Fehlt der passende Grund, legt ihn über Neuen Grund hinzufügen an. 5. Legt unter Gilt für fest, ob die Abwesenheit für Gesamtes Team oder eine einzelne Person gilt. 6. Tragt Start & Endzeit ein. 7. Für ganze Tage aktiviert ihr Ganztägig. 8. Optional: Aktiviert Abwesenheit wiederholen für regelmäßig wiederkehrende Abwesenheiten. 9. Klickt auf Speichern. ## Halbtags- vs. Ganztags-Abwesenheiten - Ganztägig: Die Abwesenheit erscheint in der Zeile Ganztägig oberhalb des Zeitrasters & blockiert den kompletten Tag. - Stundenweise: Nur der gewählte Zeitraum wird blockiert, davor & danach sind Termine weiterhin buchbar. ## Bestehende Termine im Zeitraum Liegen im gewählten Zeitraum bereits Termine, bleiben diese zunächst bestehen. Prüft den Kalender nach dem Eintragen & bucht betroffene Termine um oder sagt sie ab. Für ganze Urlaubswochen empfiehlt es sich, die Abwesenheit einzutragen, bevor Termine geplant werden. ## Übersicht behalten Alle eingetragenen Abwesenheiten findet ihr gesammelt unter Einstellungen → Abwesenheiten – mit Grund, Person & Zeitraum. 💡 Tipp: Nutzt den Kalender für kurzfristige, spontane Abwesenheiten (z. B. Krankheit). Für die Urlaubsplanung des Teams lohnt der Blick in die Übersicht unter Einstellungen → Abwesenheiten.
Aufgaben & Notizen im Kalender
Neben Terminen & Abwesenheiten könnt ihr im Kalender auch Aufgaben & Notizen erstellen. So behaltet ihr organisatorische To-Dos direkt im Blick. ## Aufgabe erstellen 1. Klickt im Kalender auf Termin erstellen oder auf einen Zeitslot. 2. Wechselt zum Tab Aufgabe. 3. Gebt einen Titel ein (z. B. „Patient Müller zurückrufen", „Therapiebericht für Dr. Schmidt schreiben"). 4. Legt unter Gilt für fest, ob die Aufgabe für Gesamtes Team oder eine einzelne Person gilt. 5. Tragt Start & Endzeit ein oder aktiviert Ganztägig. 6. Optional: Aktiviert Aufgabe wiederholen für regelmäßige To-Dos. 7. Optional: Ergänzt Notizen (bis 500 Zeichen). 8. Klickt auf Speichern. ## Notiz erstellen 1. Wechselt im Erstellungsdialog zum Tab Notiz. 2. Gebt die Beschreibung ein (bis 500 Zeichen, z. B. „Handwerker kommt um 14 Uhr"). 3. Legt unter Gilt für fest, für wen die Notiz gilt. 4. Wählt das Datum. 5. Klickt auf Speichern. ## Unterschied zwischen Aufgaben & Notizen - Aufgaben: Haben einen Titel, einen Zeitraum & eine:n Verantwortliche:n. Sie können als erledigt markiert werden & lassen sich wiederholen. - Notizen: Freie Texteinträge für einen Tag, ohne Status & ohne Zeitfenster. Sie dienen als Hinweis für das Team. ## Aufgaben & Notizen im Blick behalten Beides erscheint im Kalender & zusätzlich auf der Startseite im Bereich Notizen für heute. Dort markiert ihr Aufgaben direkt als erledigt. 💡 Tipp: Nutzt Aufgaben für To-Dos, die abgearbeitet werden müssen, & Notizen für allgemeine Hinweise an das Team.