Kalender & Termine
Verwaltet euren Praxiskalender, plant Termine & richtet die Online-Buchung ein.
Kalender-Ansichten nutzen
Der tinana-Kalender ist das Herzstück eurer täglichen Arbeit. Er bietet verschiedene Ansichtsmöglichkeiten, mit denen ihr den Kalender flexibel an eure Arbeitsweise anpassen könnt. ## Zeitliche Ansicht wechseln Über die Toolbar oben könnt ihr zwischen drei zeitlichen Ansichten wechseln: - Tag: Zeigt den ausgewählten Tag im Detail – ideal für die tägliche Planung. - Arbeitswoche: Zeigt die Arbeitstage (Montag bis Freitag) im Überblick. - Woche: Zeigt die gesamte Woche inklusive Wochenende. ## Zwischen Mitarbeiter- & Ressourcenansicht wechseln Zusätzlich zur zeitlichen Ansicht könnt ihr zwischen zwei Darstellungsmodi wechseln: - Mitarbeiteransicht: Zeigt die Termine nach Therapeut:innen sortiert – jede Person wird als eigene Spalte dargestellt. - Ressourcenansicht: Zeigt Räume & Geräte als eigene Spalten – perfekt, um die Auslastung eurer Ressourcen im Blick zu behalten. ## Navigation 1. Mit den Pfeiltasten oder dem Datumspicker navigiert ihr zum gewünschten Datum. 2. Über den Filter-Button könnt ihr einzelne Therapeut:innen ein- oder ausblenden. 3. Die Ansicht merkt sich eure letzte Auswahl & zeigt sie beim nächsten Öffnen wieder an. ## Kalender-Einstellungen anpassen Unter Einstellungen → Kalender-Einstellungen konfiguriert ihr: - Zeitraster: In welchem Takt werden Slots angezeigt (5, 10, 15, 20 oder 30 Minuten)? - Start- & Endzeit: Wann beginnt & endet euer Kalendertag (z. B. 07:00–20:00)? - Farbmodus: Sollen Termine nach Leistung, Therapeut:in oder Status eingefärbt werden? - Wochenstart: Montag oder Sonntag? 💡 Tipp: Wählt ein Zeitraster, das zu euren häufigsten Behandlungsdauern passt. Bei 20-Minuten-Behandlungen empfehlen wir ein 10-Minuten-Raster für maximale Flexibilität.
Termine erstellen & bearbeiten
Termine sind der zentrale Baustein eures Praxisalltags. In tinana erstellt ihr Termine schnell & mit automatischer Konfliktprüfung. ## Termin erstellen – Schritt für Schritt 1. Klickt auf einen freien Zeitslot im Kalender oder nutzt den Plus-Button oben rechts. 2. Wählt die:den Patient:in aus der Suchleiste (oder legt eine:n neue:n an). 3. Wählt die Behandlung / das Heilmittel aus dem Dropdown. 4. Ordnet den Termin eine:r Therapeut:in zu. 5. Wählt optional einen Raum oder eine Ressource. 6. Prüft Datum & Uhrzeit – tinana schlägt die nächste freie Zeit vor. 7. Klickt auf Speichern. ## Automatische Konflikterkennung tinana prüft bei jeder Terminerstellung: - Ist die:der Therapeut:in zum gewählten Zeitpunkt verfügbar (Dienstplan)? - Liegt eine Abwesenheit vor? - Ist die gewählte Ressource (Raum/Gerät) frei? - Überschneidet sich der Termin mit einem bestehenden Termin? Bei einem Konflikt werdet ihr sofort gewarnt & könnt einen alternativen Zeitpunkt wählen. ## Termine bearbeiten Klickt auf einen bestehenden Termin, um das Termin-Popover zu öffnen. Dort könnt ihr: - Datum, Uhrzeit oder Dauer ändern - Therapeut:in oder Raum wechseln - Den Terminstatus setzen: Geplant, Erschienen, Nicht erschienen, Abgesagt - Eine Dokumentation zum Termin anlegen - Den Termin per Drag & Drop im Kalender verschieben 💡 Tipp: Nutzt Drag & Drop, um Termine schnell zu verschieben – einfach den Termin greifen & auf den gewünschten Zeitslot ziehen.
Terminserien & Serienplanung
Für wiederkehrende Behandlungen (z. B. 6× Krankengymnastik, 1× wöchentlich) erstellt ihr Terminserien. So müsst ihr nicht jeden Termin einzeln anlegen. ## Terminserie erstellen 1. Erstellt einen neuen Termin wie gewohnt (Patient:in, Behandlung, Therapeut:in, Uhrzeit). 2. Aktiviert die Option Terminserie / Wiederholung. 3. Wählt das Wiederholungsmuster: - Täglich - Wöchentlich (am selben Wochentag) - Alle zwei Wochen - Individuelles Intervall 4. Legt die Anzahl der Wiederholungen fest (z. B. 6 Termine). 5. Klickt auf Serie erstellen. tinana generiert automatisch alle Folgetermine & prüft jeden einzelnen auf Konflikte. Falls ein Termin der Serie auf eine Abwesenheit oder einen bestehenden Termin fällt, werdet ihr informiert & könnt diesen Termin individuell verschieben. ## Einzelne Termine einer Serie bearbeiten Klickt auf einen Serientermin & wählt Nur diesen Termin bearbeiten. So könnt ihr einzelne Termine verschieben, absagen oder ändern, ohne die restliche Serie zu beeinflussen. ## Gesamte Serie bearbeiten Wählt Serie bearbeiten, um Änderungen auf alle zukünftigen Termine der Serie anzuwenden – z. B. eine andere Uhrzeit oder eine:n andere:n Therapeut:in. 💡 Tipp: Erstellt die Terminserie direkt aus der Verordnung heraus. So wird die Anzahl der Termine automatisch aus den verordneten Einheiten übernommen.
Stapelplanung (Batch Planning)
Die Stapelplanung ist ideal für Verordnungen mit vielen Behandlungseinheiten. Statt jeden Termin einzeln zu erstellen, bucht ihr alle auf einmal. ## So nutzt ihr die Stapelplanung 1. Öffnet eine Verordnung (z. B. über die Patientenakte oder über Verordnungen in der Seitenleiste). 2. Klickt auf den Button Termine planen. 3. tinana zeigt euch den Planungsassistenten an: - Oben seht ihr, wie viele Einheiten verordnet & wie viele bereits geplant sind (Fortschrittsbalken). - Darunter seht ihr den Kalender mit verfügbaren Zeitslots. 4. Wählt die gewünschte:n Therapeut:in & ggf. einen Raum. 5. Klickt auf die freien Slots, die ihr buchen möchtet – oder nutzt die automatische Planung, die euch die nächsten freien Slots vorschlägt. 6. Prüft die Zusammenfassung & klickt auf Alle Termine buchen. ## Was die Stapelplanung automatisch berücksichtigt - Dienstpläne aller beteiligten Therapeut:innen - Eingetragene Abwesenheiten - Ressourcenverfügbarkeit (Räume, Geräte) - Bereits bestehende Termine - Verordnete Behandlungsfrequenz (z. B. 1–2× pro Woche) 💡 Tipp: Die Stapelplanung spart euch bei Verordnungen mit 6, 10 oder mehr Einheiten enorm viel Zeit – nutzt sie!
Online-Buchung einrichten
Mit der Online-Buchung können Patient:innen Termine direkt über einen Link buchen – ohne Anruf. Ihr erhaltet die Anfragen im Dashboard & bestätigt oder lehnt sie ab. ## Online-Buchung aktivieren 1. Navigiert zu Einstellungen → Online-Buchung. 2. Aktiviert die Online-Buchung über den Schalter. 3. Konfiguriert die Buchungsoptionen: - Welche Leistungen sollen online buchbar sein? (z. B. nur Selbstzahler-Leistungen oder auch GKV-Ersttermine) - Welche Therapeut:innen nehmen Online-Buchungen an? - In welchen Zeitfenstern darf gebucht werden? (z. B. nur zwischen 08:00 & 18:00) - Wie viel Vorlaufzeit ist nötig? (z. B. mindestens 24 Stunden im Voraus) 4. Kopiert euren individuellen Buchungslink. 5. Klickt auf Speichern. ## Den Buchungslink teilen - Bindet den Link auf eurer Praxis-Website ein (z. B. als Button „Online-Termin buchen“). - Teilt ihn in euren Social-Media-Profilen (Instagram, Facebook, Google Unternehmensprofil). - Fügt ihn in eure E-Mail-Signatur ein. ## Buchungsanfragen bearbeiten 1. Eingehende Buchungen erscheinen als Buchungsanfragen auf eurem Dashboard. 2. Prüft die Details (Patient:in, gewünschter Termin, Leistung). 3. Klickt auf Bestätigen oder Ablehnen. 4. Bestätigte Termine werden automatisch im Kalender angelegt. 5. Die Patient:innen erhalten eine automatische Bestätigungs- oder Absage-E-Mail. 💡 Tipp: Aktiviert die Online-Buchung zunächst nur für wenige, klar definierte Leistungen. So behaltet ihr die Kontrolle & könnt den Umfang später ausweiten.
Terminerinnerungen einrichten
Automatische Terminerinnerungen reduzieren No-Shows deutlich. tinana versendet sie per E-Mail oder SMS an eure Patient:innen. ## Terminerinnerungen konfigurieren 1. Navigiert zu Einstellungen → Terminerinnerungen. 2. Aktiviert die gewünschten Erinnerungskanäle (E-Mail &/oder SMS). 3. Legt den Zeitpunkt der Erinnerung fest: - Erste Erinnerung: z. B. 24 Stunden vor dem Termin - Zweite Erinnerung (optional): z. B. 2 Stunden vor dem Termin 4. Passt den Erinnerungstext an. Ihr könnt Platzhalter verwenden: - {patient_name} – Name der Patient:in - {termin_datum} – Datum des Termins - {termin_uhrzeit} – Uhrzeit des Termins - {praxis_name} – Name eurer Praxis - {praxis_telefon} – Eure Telefonnummer 5. Klickt auf Speichern. ## Beispieltext für eine Erinnerung „Hallo {patient_name}, wir möchten dich an deinen Termin am {termin_datum} um {termin_uhrzeit} in der Praxis {praxis_name} erinnern. Falls du den Termin nicht wahrnehmen kannst, melde dich bitte unter {praxis_telefon}. Wir freuen uns auf dich!“ 💡 Tipp: Eine Erinnerung 24 Stunden vorher gibt Patient:innen genug Zeit, um abzusagen. Eine zweite Erinnerung 2 Stunden vorher minimiert kurzfristiges Vergessen.
Abwesenheiten im Kalender eintragen
Neben der Verwaltung unter den Einstellungen könnt ihr Abwesenheiten auch direkt im Kalender eintragen – das ist oft der schnellere Weg. ## Abwesenheit im Kalender eintragen 1. Öffnet den Kalender & navigiert zum gewünschten Datum. 2. Klickt auf den gewünschten Zeitraum in der Spalte der betroffenen Person. 3. Wählt im Erstellungsdialog den Typ Abwesenheit (statt Termin). 4. Gebt einen Grund an (Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Sonstiges). 5. Legt den genauen Zeitraum fest (einzelne Stunden oder ganze Tage). 6. Optional: Fügt eine Notiz hinzu. 7. Klickt auf Speichern. ## Konfliktprüfung Falls im gewählten Zeitraum bereits Termine liegen, zeigt euch tinana die betroffenen Termine an. Ihr könnt: - Die Abwesenheit trotzdem eintragen & die Termine anschließend umbuchen. - Die betroffenen Termine direkt im Konflikt-Dialog umbuchen oder absagen. - Die Abwesenheit auf einen anderen Zeitraum verschieben. ## Halbtags- vs. Ganztags-Abwesenheiten - Ganztags: Die komplette Spalte im Kalender wird blockiert. - Halbtags: Nur der gewählte Zeitraum wird blockiert, davor & danach sind Termine weiterhin buchbar. 💡 Tipp: Nutzt den Kalender für kurzfristige, spontane Abwesenheiten (z. B. Krankheit). Für geplante Urlaube empfehlen wir den Weg über Einstellungen → Abwesenheiten, da ihr dort eine bessere Übersicht über alle geplanten Abwesenheiten habt.
Aufgaben & Notizen im Kalender
Neben Terminen & Abwesenheiten könnt ihr im Kalender auch Aufgaben & Notizen erstellen. So behaltet ihr organisatorische To-Dos direkt im Blick. ## Aufgabe erstellen 1. Klickt auf einen Zeitslot im Kalender. 2. Wählt den Typ Aufgabe. 3. Gebt eine Beschreibung ein (z. B. „Patient Müller zurückrufen“, „Therapiebericht für Dr. Schmidt schreiben“). 4. Legt fest, wer für die Aufgabe verantwortlich ist. 5. Optional: Setzt eine Priorität (hoch, mittel, niedrig). 6. Klickt auf Speichern. ## Notiz erstellen 1. Klickt auf einen Zeitslot oder den gewünschten Tag. 2. Wählt den Typ Notiz. 3. Gebt den Notiztext ein (z. B. „Handwerker kommt um 14 Uhr“, „Teambesprechung“). 4. Klickt auf Speichern. ## Unterschied zwischen Aufgaben & Notizen - Aufgaben: Können als erledigt markiert werden, haben eine:n Verantwortliche:n & optional eine Priorität. Sie erscheinen als markierte Einträge im Kalender. - Notizen: Freie Texteinträge ohne Status. Sie sind informativ & dienen als Erinnerung für das gesamte Team. Beides ist im Kalender farblich unterschieden & für alle Teammitglieder sichtbar. 💡 Tipp: Nutzt Aufgaben für To-Dos, die abgearbeitet werden müssen, & Notizen für allgemeine Hinweise an das Team.
Warteliste
Die Warteliste ist eine geplante Funktion, die es euch ermöglichen wird, Patient:innen auf eine Warteliste zu setzen, wenn aktuell kein passender Termin verfügbar ist. ## Was ist geplant? - Patient:innen können auf eine Warteliste gesetzt werden, wenn kein passender Termin frei ist. - Sobald ein Termin frei wird, werdet ihr benachrichtigt & könnt der Patient:in einen Termin anbieten. - Die Warteliste zeigt euch auf einen Blick, welche Patient:innen auf einen Termin warten, seit wann & für welche Behandlung. ## Aktueller Status Die Warteliste befindet sich aktuell in der Entwicklung & wird in einem zukünftigen Update verfügbar sein. Wir informieren euch, sobald die Funktion bereitsteht. 💡 Tipp: In der Zwischenzeit könnt ihr Aufgaben oder Notizen im Kalender nutzen, um euch an wartende Patient:innen zu erinnern.