Patient:innen & Dokumentation
Verwaltet Patient:innendaten, Verordnungen, Dokumentation & digitale Formulare.
Patient:innen anlegen & verwalten
Die Patient:innenverwaltung ist einer der wichtigsten Bereiche in tinana. Hier legt ihr neue Patient:innen an, verwaltet Stammdaten & habt Zugriff auf die komplette Behandlungshistorie. ## Patient:in anlegen – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Patienten in der Seitenleiste. 2. Klickt auf den Plus-Button oben rechts. 3. Gebt die Stammdaten ein: - Anrede, Vorname, Nachname - Geburtsdatum & Geschlecht - Adresse (Straße, PLZ, Ort) - Telefonnummer(n) & E-Mail-Adresse 4. Hinterlegt die Versicherungsdaten: - Versicherungsart (GKV, Privat, BG, Selbstzahler) - Krankenkasse & Versichertennummer - Bei GKV: Zuzahlungsstatus (zuzahlungspflichtig, befreit) 5. Optional: Fügt Notizen hinzu (z. B. „Bevorzugt Termine am Vormittag“). 6. Klickt auf Speichern. ## Patient:innen suchen & filtern In der Patient:innenliste könnt ihr: - Nach Name, Geburtsdatum oder Versichertennummer suchen - Nach Versicherungsart filtern (GKV, Privat, BG) - Nach Geschlecht, Altersgruppe oder VIP-Status filtern - Die Sortierung ändern (alphabetisch, nach letztem Termin, nach Anlage-Datum) ## Die Patientendetailansicht Ein Klick auf eine:n Patient:in öffnet die Detailansicht. Hier findet ihr: - Stammdaten: Alle persönlichen Daten & Versicherungsinformationen - Termine: Alle vergangenen & zukünftigen Termine auf einen Blick - Verordnungen: Alle aktiven & abgeschlossenen Verordnungen mit Fortschrittsanzeige - Dokumente: Hochgeladene Dateien, ausgefüllte Formulare, Therapieberichte - Timeline: Chronologische Übersicht aller Aktivitäten (Termine, Dokumentationen, Rezepte) 💡 Tipp: Nutzt das Notizfeld, um wichtige Informationen zu hinterlegen, die bei jedem Termin sichtbar sein sollen (z. B. Allergien, besondere Bedürfnisse).
Patient:innen importieren
Ihr wechselt von einer anderen Praxissoftware? Mit dem Import-Assistenten übernehmt ihr eure Patient:innendaten in wenigen Minuten – ohne alles neu einzutippen. ## Import durchführen – Schritt für Schritt 1. Exportiert eure Patient:innendaten aus eurer bisherigen Software als CSV- oder Excel-Datei. 2. Navigiert in tinana zu Patienten. 3. Klickt auf den Import-Button (oben rechts). 4. Zieht eure Datei in das Upload-Feld oder wählt sie über den Datei-Dialog. 5. Der Import-Assistent zeigt euch eine Vorschau der erkannten Spalten. 6. Ordnet die Spalten den tinana-Feldern zu: - z. B. „Name“ → Nachname - z. B. „Geb.-Datum“ → Geburtsdatum - z. B. „Kasse“ → Krankenkasse 7. Prüft die Zuordnung in der Vorschau. 8. Klickt auf Import starten. ## Nach dem Import tinana zeigt euch eine Zusammenfassung: - Anzahl erfolgreich importierter Datensätze - Eventuelle Fehler oder übersprungene Zeilen (z. B. bei fehlendem Pflichtfeld) - Duplikat-Erkennung: Falls eine Person bereits existiert ## Unterstützte Formate - CSV (Comma-Separated Values) - XLSX (Excel) - Die Datei sollte eine Kopfzeile mit Spaltennamen enthalten 💡 Tipp: Bereinigt eure Export-Datei vor dem Import: Entfernt leere Zeilen, prüft Sonderzeichen & stellt sicher, dass Datumsformate einheitlich sind (TT.MM.JJJJ).
Patientendetails anpassen
Jede Praxis hat unterschiedliche Anforderungen an die Patientenakte. In tinana könnt ihr die angezeigten Felder an eure Bedürfnisse anpassen. ## Felder konfigurieren 1. Navigiert zu Einstellungen → Patienten-Einstellungen. 2. Ihr seht eine Liste aller verfügbaren Felder (z. B. Telefon 2, Arbeitgeber, Hausarzt, Notfallkontakt etc.). 3. Aktiviert oder deaktiviert Felder per Schalter. 4. Ändert die Reihenfolge der Felder per Drag & Drop. 5. Klickt auf Speichern. ## Auswirkungen der Konfiguration - Aktivierte Felder erscheinen in der Patientendetailansicht & beim Anlegen neuer Patient:innen. - Deaktivierte Felder werden ausgeblendet, die Daten bleiben jedoch erhalten (falls ihr das Feld später wieder aktiviert). - Die Reihenfolge bestimmt die Darstellung in der Patientenakte. ## Empfohlene Konfiguration für Heilmittelpraxen - Pflichtfelder: Vor-/Nachname, Geburtsdatum, Versicherungsdaten, mindestens eine Telefonnummer - Empfohlen: E-Mail (für Terminerinnerungen), Adresse (für Hausbesuche) - Optional: Arbeitgeber, Beruf, Notfallkontakt 💡 Tipp: Weniger ist mehr! Zeigt nur die Felder an, die ihr täglich braucht. Das beschleunigt die Dateneingabe & reduziert die Fehlerquote.
Verordnungen (Rezepte) erfassen
Verordnungen (Rezepte) sind die Grundlage für die Behandlung & Abrechnung von Kassenpatient:innen. In tinana erfasst ihr Verordnungen digital & das System prüft automatisch auf Vollständigkeit & Gültigkeit. ## Verordnung erfassen – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Verordnungen in der Seitenleiste oder öffnet eine Patientenakte. 2. Klickt auf Neue Verordnung. 3. Wählt den Rezepttyp: - Muster 13 / GKV (Kassenrezept) - Privatrezept - BG-Rezept (Berufsgenossenschaft) - Zahnarzt-Rezept 4. Wählt die:den Patient:in (falls nicht bereits ausgewählt). 5. Hinterlegt die verordnende Ärzt:in (Name, LANR, BSNR – oder wählt aus der gespeicherten Ärzt:innenliste). 6. Gebt die Diagnose ein: - ICD-10-Code (tinana bietet eine Suchfunktion mit Autovervollständigung) - Diagnosegruppe & Leitsymptomatik 7. Wählt die verordneten Heilmittel aus dem Katalog. 8. Gebt die Anzahl der verordneten Einheiten & die Behandlungsfrequenz ein. 9. Tragt das Verordnungsdatum & ggf. den spatiesten Behandlungsbeginn ein. 10. Klickt auf Speichern. ## Automatische Validierung tinana prüft eure Eingaben in Echtzeit & warnt bei: - Fehlenden Pflichtangaben (z. B. keine Diagnose, kein Ärzt:innenname) - Abgelaufenen Fristen (z. B. Behandlungsbeginn überschritten) - Ungültigen Heilmittelkombinationen laut Heilmittelkatalog - Fehlender Genehmigung bei Verordnungen außerhalb des Regelfalls ## Fortschrittsanzeige Jede Verordnung zeigt einen Fortschrittsring: Wie viele der verordneten Einheiten sind bereits geplant, behandelt oder abgerechnet? So behaltet ihr den Überblick über den Behandlungsfortschritt. 💡 Tipp: Prüft jede Verordnung sofort bei Eingang – so erkennt ihr Fehler früh & könnt Rückmeldung an die verordnende Praxis geben, bevor die Behandlung beginnt.
Rezepte scannen
Der Rezept-Scan spart euch die manuelle Dateneingabe. Fotografiert ein Papierrezept & tinana erkennt die Daten automatisch. ## So scannt ihr ein Rezept 1. Öffnet tinana auf einem verbundenen Tablet oder Smartphone (oder nutzt die Kamera eures Computers). 2. Navigiert zu Verordnungen & klickt auf Rezept scannen. 3. Haltet das Rezept vor die Kamera: - Achtet auf gute Beleuchtung (kein Schatten auf dem Rezept) - Haltet das Rezept möglichst gerade & vollständig im Bild - Vermeidet Reflexionen (besonders bei laminierten Rezepten) 4. tinana fotografiert & analysiert das Rezept. 5. Die erkannten Daten werden in das Verordnungsformular übertragen: - Patient:innenname & Geburtsdatum - Ärzt:innenname, LANR & BSNR - Diagnose & ICD-10-Code - Verordnete Heilmittel & Einheiten 6. Prüft die erkannten Daten sorgfältig & korrigiert ggf. Fehler. 7. Klickt auf Speichern. ## Tipps für eine gute Erkennung - Verwendet ein Tablet mit guter Kamera (mind. 8 Megapixel). - Legt das Rezept auf eine ebene, helle Fläche. - Vermeidet handschriftliche Rezepte – gedruckte Rezepte werden deutlich besser erkannt. - Bei schlechter Erkennung: Daten manuell ergänzen & den Scan als Beleg in der Verordnung hinterlegen. 💡 Tipp: Auch wenn die automatische Erkennung sehr gut ist – prüft die Daten immer gegen das Original-Rezept. Fehler bei der Verordnungserfassung können zu Absetzungen führen.
Dokumentation & Therapieberichte
Die Behandlungsdokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben & ein wichtiges Qualitätsmerkmal eurer Praxis. In tinana dokumentiert ihr direkt am Termin & erstellt Therapieberichte mit wenigen Klicks. ## Behandlung dokumentieren 1. Öffnet einen Termin im Kalender (Klick auf den Termineintrag). 2. Klickt auf Dokumentation. 3. Füllt die relevanten Felder aus: - Befund: Aktueller Zustand der Patient:in - Behandlungsinhalt: Was wurde durchgeführt? - Verlauf: Wie hat die Patient:in reagiert? - Besonderheiten: Auffälligkeiten, Komplikationen, Änderungen am Therapieplan 4. Nutzt Textbausteine (Kürzel eintippen), um häufige Formulierungen schnell einzufügen. 5. Klickt auf Speichern. ## Therapiebericht erstellen 1. Öffnet eine Verordnung. 2. Klickt auf Therapiebericht erstellen. 3. tinana füllt den Bericht mit den Verordnungsdaten vor (Patient:in, Diagnose, Behandlungszeitraum). 4. Ergänzt eure Einschätzung: Behandlungsergebnis, Empfehlung für weitere Verordnungen, Prognose. 5. Prüft den Bericht & klickt auf Fertigstellen. ## Therapiebericht versenden - Per KIM: Sendet den Bericht sicher & digital direkt an die verordnende Ärzt:in (erfordert TI-Anbindung). - Per E-Mail: Versendet den Bericht als PDF an die Ärzt:in. - Als PDF: Ladet den Bericht herunter & druckt ihn bei Bedarf aus. 💡 Tipp: Dokumentiert möglichst direkt nach der Behandlung, solange die Eindrücke frisch sind. Textbausteine helfen, die Dokumentation in unter 2 Minuten zu erledigen.
Textbausteine anlegen
Textbausteine sind wiederverwendbare Textblöcke, die ihr bei der Dokumentation per Kürzel einfügen könnt. Sie sparen enorm viel Zeit & sorgen für einheitliche, professionelle Dokumentation. ## Textbaustein erstellen 1. Navigiert zu Einstellungen → Textbausteine. 2. Klickt auf Textbaustein hinzufügen. 3. Gebt ein Kürzel ein (z. B. „kg-befund“, „mt-standard“, „bericht-positiv“). 4. Gebt den vollständigen Text ein, der beim Kürzel eingefügt werden soll. 5. Wählt eine Kategorie (z. B. Befund, Behandlung, Therapiebericht). 6. Klickt auf Speichern. ## Textbausteine verwenden 1. Öffnet die Dokumentation eines Termins. 2. Tippt das Kürzel in ein Textfeld (z. B. „kg-befund“). 3. tinana zeigt den passenden Textbaustein als Vorschlag an. 4. Klickt auf den Vorschlag oder drückt Enter, um den Text einzufügen. 5. Passt den eingefügten Text bei Bedarf an die aktuelle Patient:in an. ## Beispiele für Textbausteine - Befund KG: „Patient:in zeigt eingeschränkte Beweglichkeit im Bereich ... Schmerzangabe: .../10 auf der VAS. Muskelstatus: ...“ - Behandlung MT: „Durchführung manueller Techniken im Bereich ... Mobilisation der Gelenke ... Weichteiltechniken ...“ - Verlauf positiv: „Patient:in berichtet über Besserung der Beschwerden. Bewegungsausmaß hat sich verbessert. Therapie wird wie geplant fortgesetzt.“ 💡 Tipp: Erstellt Textbausteine für eure 10 häufigsten Dokumentationsszenarien. Die Zeitersparnis summiert sich schnell auf mehrere Stunden pro Woche.
Formulare erstellen & nutzen
Mit dem Formular-Editor erstellt ihr digitale Formulare für eure Praxis – z. B. Anamnesebögen, Einwilligungserklärungen, Datenschutzerklärungen oder Feedback-Bögen. ## Formular erstellen – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Einstellungen → Formulare. 2. Klickt auf Formular erstellen. 3. Gebt dem Formular einen Titel (z. B. „Anamnesebogen Physiotherapie“). 4. Fügt Felder hinzu – verfügbare Feldtypen: - Textfeld: Für freie Texteingaben (z. B. „Beschreiben Sie Ihre Beschwerden“) - Auswahlfeld: Dropdown oder Radio-Buttons (z. B. „Wo sind die Schmerzen?“) - Checkbox: Für Mehrfachauswahl (z. B. „Vorerkrankungen“) - Datum: Für Datumsangaben - Unterschrift: Digitales Unterschriftsfeld (z. B. für Einwilligungen) 5. Ordnet die Felder per Drag & Drop in der gewünschten Reihenfolge an. 6. Markiert Pflichtfelder mit dem Stern-Symbol. 7. Klickt auf Veröffentlichen. ## Formulare von Patient:innen ausfüllen lassen 1. Öffnet die Patientenakte oder nutzt das Tablet am Empfang. 2. Wählt das gewünschte Formular aus der Liste. 3. Übergebt das Tablet an die Patient:in. 4. Die Patient:in füllt das Formular aus & unterschreibt digital. 5. Das ausgefüllte Formular wird automatisch in der Patientenakte gespeichert. ## Formulare einsehen Ausgefüllte Formulare findet ihr in der Patientenakte unter dem Tab Dokumente. Dort könnt ihr sie jederzeit einsehen, herunterladen oder ausdrucken. 💡 Tipp: Erstellt eine Datenschutzerklärung als Pflichtformular, das jede:r neue Patient:in bei der Erstanmeldung digital unterschreibt. So habt ihr die DSGVO-konforme Einwilligung direkt dokumentiert.
Ärzt:innen verwalten
Unter den Ärzt:innen-Einstellungen hinterlegt ihr verordnende Ärzt:innen. Diese Daten werden bei der Verordnungserfassung automatisch vorgeschlagen & für die GKV-Abrechnung benötigt. ## Ärzt:in anlegen 1. Navigiert zu Einstellungen → Ärzte. 2. Klickt auf Ärzt:in hinzufügen. 3. Gebt die folgenden Daten ein: - Titel (z. B. Dr. med.) - Vor- & Nachname - Fachrichtung (z. B. Orthopädie, Allgemeinmedizin, Neurologie) - LANR (Lebenslange Arztnummer) – 9 Stellen - BSNR (Betriebsstättennummer) – 9 Stellen 4. Optional: Hinterlegt Telefonnummer & Adresse der Praxis. 5. Klickt auf Speichern. ## Ärzt:innen per CSV-Import übernehmen Wenn ihr bereits Ärzt:innen-Daten in eurem Altsystem gespeichert habt, könnt ihr diese bequem per CSV-Datei importieren, anstatt sie einzeln anzulegen. 1. Exportiert die Ärzt:innen-Daten aus eurem bisherigen System als CSV-Datei. 2. Achtet darauf, dass die CSV-Datei folgende Spalten enthält: Titel, Vorname, Nachname, Fachrichtung, LANR, BSNR (optional: Telefonnummer, Adresse). 3. Navigiert zu Einstellungen → Ärzte. 4. Klickt auf Importieren / CSV-Import. 5. Wählt die vorbereitete CSV-Datei aus oder zieht sie per Drag & Drop in das Upload-Feld. 6. Überprüft die Vorschau der zu importierenden Daten & ordnet bei Bedarf die Spalten zu. 7. Klickt auf Import starten. 💡 Tipp: Prüft nach dem Import stichprobenartig einige Einträge, insbesondere LANR & BSNR, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt übernommen wurden. ## Ärzt:innen bei der Verordnungserfassung nutzen Wenn ihr eine neue Verordnung anlegt & den Ärzt:innennamen eingebt, schlägt tinana bereits hinterlegte Ärzt:innen vor. LANR & BSNR werden automatisch übernommen – so vermeidet ihr Tippfehler bei diesen wichtigen Abrechnungsdaten. ## Warum sind LANR & BSNR wichtig? Die LANR identifiziert die Ärzt:in eindeutig, die BSNR die Praxis. Beide Nummern sind Pflichtangaben auf jeder Verordnung & werden für die GKV-Abrechnung benötigt. Fehlerhafte Nummern führen zu Absetzungen. 💡 Tipp: Fragt beim ersten Rezept einer neuen Ärzt:in nach einer Visitenkarte oder dem Praxisstempel. Dort findet ihr LANR & BSNR zuverlässig.
Zuzahlungsbefreiungen verwalten
Manche Patient:innen sind von der gesetzlichen Zuzahlung befreit (z. B. bei chronischen Erkrankungen oder geringem Einkommen). In tinana hinterlegt ihr Befreiungen direkt beim Patienten unter „Dokumente“. ## Zuzahlungsbefreiung eintragen 1. Öffnet die Patientenakte der betreffenden Person. 2. Navigiert zum Reiter „Dokumente“. 3. Klickt auf „Neues Dokument“ & wählt den Typ „Zuzahlungsbefreiung“. 4. Tragt den Gültigkeitszeitraum ein: - Gültig von (Startdatum der Befreiung) - Gültig bis (Enddatum, meist 31.12. des laufenden Jahres) 5. Optional: Hinterlegt eine Notiz (z. B. „Befreiungsbescheid liegt vor“). 6. Klickt auf Speichern. ## Automatische Berücksichtigung Sobald eine gültige Befreiung hinterlegt ist: - Werden im Kassensystem keine Zuzahlungen für GKV-Leistungen berechnet. - Wird auf der Abrechnung der Vermerk „befreit“ gesetzt. - Erhaltet ihr eine Erinnerung, wenn die Befreiung bald abläuft. ## Befreiung erneuern Am Jahresende müsst ihr die Befreiung in der Regel erneuern. tinana erinnert euch automatisch, wenn eine Befreiung bald abläuft. Bittet die Patient:in, den neuen Befreiungsbescheid mitzubringen, & aktualisiert den Gültigkeitszeitraum unter „Dokumente“. 💡 Tipp: Prüft den Befreiungsbescheid immer auf das korrekte Kalenderjahr & die richtige Krankenkasse. Falsche Angaben können zu Absetzungen führen.