Patient:innen & Dokumentation
Verwaltet Patient:innendaten, Verordnungen, Dokumentation & digitale Formulare.
Patient:innen anlegen & verwalten
Die Patient:innenverwaltung ist einer der wichtigsten Bereiche in tinana. Hier legt ihr neue Patient:innen an, verwaltet Stammdaten & habt Zugriff auf die komplette Behandlungshistorie. ## Patient:in anlegen – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Patienten in der Seitenleiste. 2. Klickt auf Neuer Patient. 3. Gebt die Stammdaten ein: - Vorname & Nachname (Pflichtfelder) - Anrede (Herr, Frau, Keine Angabe) - Geschlecht (Männlich, Weiblich, Divers, Keine Angabe) - Geburtsdatum - Standort, an dem die Person behandelt wird - Optional: Kennzeichnung als VIP-Patient 4. Tragt die Adresse ein (Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt). 5. Hinterlegt die Kontaktdaten: - E-Mail-Adresse & optional den Schalter An Termine erinnern - Eine oder mehrere Telefonnummern (über Telefonnummer hinzufügen) 6. Hinterlegt die Versicherungsdaten: - Versichertennummer - Versichertenstatus (1 – Mitglied, 3 – Familienversichert, 5 – Rentner) - Kostenträger: Suche über IK-Nummer oder Krankenkassenname 7. Optional: Ergänzt Wichtige Patienteninformationen – Hinweise, die in der Akte immer sichtbar bleiben sollen. 8. Klickt auf Erstellen. ## Patient:innen suchen & verwalten Die Patientenliste zeigt Name, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail & Adresse; bei mehreren Standorten zusätzlich den Standort. Über die Suche findet ihr Personen anhand ihres Namens. Mit Auswählen aktiviert ihr die Mehrfachauswahl, um mehrere Einträge gemeinsam zu bearbeiten oder zu löschen. ## Die Patientenakte Ein Klick auf eine:n Patient:in öffnet die Akte mit fünf Tabs: - Übersicht: Laufende Verordnungen, Behandlungsverlauf, Wichtige Patienteninformationen, Kontaktdaten & Versicherungsdaten - Termine: Alle Termine als Listen- oder Kalenderansicht, inkl. Status, Leistung & Mitarbeiter:in - Verordnungen: Alle Verordnungen der Person mit Fortschritt - Dokumente: Hochgeladene Dateien, ausgefüllte Formulare & Zuzahlungsbefreiungen - Rechnungen: Alle Rechnungen der Person Im Behandlungsverlauf auf der Übersicht seht ihr chronologisch alle Termine, Statusänderungen & neu ausgestellten Verordnungen. Über Kommentieren ergänzt ihr eigene Einträge. 💡 Tipp: Nutzt Wichtige Patienteninformationen für Hinweise, die bei jedem Termin sichtbar sein sollen (z. B. Allergien, besondere Bedürfnisse).
Patient:innen importieren
Ihr wechselt von einer anderen Praxissoftware? Mit dem Import-Assistenten übernehmt ihr eure Patient:innendaten in wenigen Minuten – ohne alles neu einzutippen. ## Import durchführen – Schritt für Schritt 1. Exportiert eure Patient:innendaten aus eurer bisherigen Software als CSV-Datei. 2. Öffnet den Import-Assistenten in tinana. Am schnellsten geht das über die Startseite: In der Checkliste Willkommen bei tinana klickt ihr auf Importiere deine Patientenliste. 3. Der Assistent führt euch in drei Schritten durch den Import: Datei, Zuordnung & Import. 4. Schritt Datei: Zieht eure CSV-Datei in das Upload-Feld oder wählt sie über Datei auswählen aus. 5. Schritt Zuordnung: Ordnet die CSV-Spalten den tinana-Feldern zu – z. B. „Geb.-Datum" zu Geburtsdatum. Spalten ohne Zuordnung werden nicht importiert. tinana zeigt euch an, sobald alle Pflichtfelder zugeordnet sind. 6. Wählt den Standort für importierte Patienten aus. 7. Habt ihr Kostenträger in der Datei, ordnet ihr im Zwischenschritt die Krankenkassen zu. 8. Schritt Import: Prüft die Vorschau & starte den Import über den Button unten rechts. Er zeigt euch an, wie viele Datensätze angelegt & wie viele aktualisiert werden. ## Die Vorschau lesen Die Vorschau markiert je Feld, was der Import bewirkt: - Unverändert: Der Wert bleibt wie er ist. - Neuer Wert: Ein bestehender Wert wird überschrieben. - War leer, wird gefüllt: Ein leeres Feld erhält einen Wert. - Wird geleert: Ein bestehender Wert wird entfernt. Nicht zugeordnete Felder bleiben in jedem Fall unangetastet – ein zweiter Import überschreibt also nicht versehentlich Daten, die ihr in tinana ergänzt habt. ## Unterstütztes Format - CSV (Comma-Separated Values) mit einer Kopfzeile, die die Spaltennamen enthält 💡 Tipp: Bereinigt eure Export-Datei vor dem Import: Entfernt leere Zeilen, prüft Sonderzeichen & stellt sicher, dass Datumsformate einheitlich sind (TT.MM.JJJJ).
Patientendetails anpassen
Jede Praxis erfasst zu ihren Patient:innen unterschiedliche Informationen. Unter Einstellungen → Patienten-Einstellungen erweitert ihr die Patientenakte um eigene Felder & prüft euren Bestand auf Dubletten. ## Eigene Felder anlegen 1. Navigiert zu Einstellungen → Patienten-Einstellungen. 2. Klickt im Abschnitt Zusätzliche benutzerdefinierte Felder auf Ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen. 3. Benennt das Feld (z. B. „Arbeitgeber", „Hausarzt", „Notfallkontakt"). 4. Fügt bei Bedarf weitere Felder hinzu. 5. Klickt auf Speichern. Die angelegten Felder erscheinen anschließend im Patientenformular & in den Patientendetails – dort erfasst & pflegt ihr die Werte je Person. ## Dubletten-Erkennung Nach einem Datenimport oder bei mehreren Personen am Empfang entstehen leicht doppelte Datensätze. Der Dubletten-Scan hilft dabei: 1. Klickt im Abschnitt Dubletten-Erkennung auf Dubletten-Scan jetzt ausführen. 2. tinana durchsucht den Patientenbestand nach möglichen Dubletten – ähnliche Namen bei gleichem Geburtsdatum. 3. Für jeden Fund wird ein Hinweis in der Patientenliste angelegt. 4. Prüft die Treffer & pflegt die Datensätze zusammen bzw. löscht den überzähligen Eintrag. 💡 Tipp: Führt den Dubletten-Scan direkt nach einem Patientenimport aus – dann findet ihr Doppelungen, bevor Termine & Verordnungen auf beide Datensätze verteilt werden.
Verordnungen (Rezepte) erfassen
Verordnungen (Rezepte) sind die Grundlage für die Behandlung & Abrechnung von Kassenpatient:innen. In tinana erfasst ihr Verordnungen digital & das System prüft automatisch auf Vollständigkeit & Gültigkeit. ## Verordnung erfassen – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Verordnungen in der Seitenleiste oder öffnet eine Patientenakte. 2. Klickt auf Neue Verordnung. 3. Wählt den Erfassungsweg: Manuelle Eingabe, Hochladen (Foto oder PDF der Verordnung) oder Scanner (Aufnahme über ein verbundenes Mobilgerät). 4. Wählt die:den Patient:in aus. 5. Wählt die Verordnungsart: - Muster 13 (Kassenrezept) - Privat - Blanko (Blankoverordnung nach § 125a SGB V) - BG (Berufsgenossenschaft) - Zahnarzt - Entlassmanagement 6. Tragt das Datum der Verordnung ein. 7. Wählt die verordneten Heilmittel. Unter Schnellwahl stehen eure häufigsten Positionen bereit. 8. Klickt auf Speichern – oder auf Ganzes Formular öffnen, um alle Angaben des Rezepts zu erfassen. ## Das vollständige Verordnungsformular Im vollständigen Formular erfasst ihr das Rezept feldgenau wie auf dem Papier: - Kennzeichen: Zuzahlungsfrei / Zuzahlungspflichtig, Unfallfolgen, BVG - Kostenträger: Krankenkasse, Kostenträgerkennung (IK), Versicherten-Nr. & Status - Arzt: Betriebsstätten-Nr. (BSNR), Arzt-Nr. (LANR), Ausstellungsdatum - Heilmittelbereich: Physiotherapie, Podologische Therapie, Stimm-, Sprech-, Sprach- & Schlucktherapie oder Ergotherapie - Diagnose: ICD-10-Code(s) mit Suchfunktion, Diagnosetext, Diagnosegruppe, BVB / LHB - Leitsymptomatik: a, b, c oder patientenindividuell als Freitext - Heilmittel: bis zu drei Positionen mit Einheiten & optionaler Doppelbehandlung, dazu ein ergänzendes Heilmittel - Kennzeichen Therapiebericht & Hausbesuch - Therapiefrequenz (× pro Woche) & Dringlicher Behandlungsbedarf (innerhalb von 14 Tagen) - Therapieziele / weitere med. Befunde & Hinweise - Arztstempel & Unterschrift gesetzt - IK des Leistungserbringers – die Abrechnungseinheit, unter der abgerechnet wird ## Automatische Validierung tinana prüft eure Eingaben in Echtzeit & warnt bei: - Fehlenden Pflichtangaben (z. B. fehlende BSNR oder fehlender Arztstempel) - Widersprüchen zwischen Kennzeichen (z. B. BVG-Verordnungen sind von der Zuzahlung befreit) - Manuell erfassten Versichertendaten, die von den Stammdaten abweichen - Ungültigen Heilmittelkombinationen laut Heilmittelkatalog ## Fortschritt & Belege Rechts neben dem Formular zeigt tinana den Fortschritt: wie viele der verordneten Einheiten bereits stattgefunden haben, dazu Gültig von & Gültig bis. Über Fotos der Verordnung hinterlegt ihr Aufnahmen des Papierrezepts als Beleg. Die Verordnung hat drei Tabs: - Details: das Verordnungsformular - Termine: alle gebuchten Einheiten mit Datum, Status, Leistung, Mitarbeiter:in & Abrechnungsstand - Abrechnung: der Abrechnungsstand dieser Verordnung Über das Aktionsmenü oben rechts könnt ihr eine Verordnung Als beendet markieren oder – wenn doch noch Einheiten offen sind – auf Weiter behandeln zurückstellen. 💡 Tipp: Prüft jede Verordnung sofort bei Eingang – so erkennt ihr Fehler früh & könnt Rückmeldung an die verordnende Praxis geben, bevor die Behandlung beginnt.
Rezepte scannen
Der Rezept-Scan spart euch die manuelle Dateneingabe. Fotografiert ein Papierrezept & tinana übernimmt die erkannten Daten in das Verordnungsformular. ## Weg 1: Direkt am Computer hochladen 1. Navigiert zu Verordnungen & klickt auf Neue Verordnung. 2. Wechselt zum Modus Hochladen. 3. Zieht das Foto der Verordnung in das Upload-Feld – möglich sind PNG & JPG bis 10 MB. 4. tinana analysiert den Beleg & füllt die erkannten Felder vor. ## Weg 2: Mit dem Smartphone scannen 1. Verbindet einmalig ein Mobilgerät unter Einstellungen → Mobile Geräte per QR-Code – siehe [Mobile Geräte verbinden](/helpcenter/praxis-einrichten/mobile-geraete-verbinden). 2. Öffnet in tinana Neue Verordnung & wechselt zum Modus Scanner. Dort zeigt tinana einen QR-Code. 3. Scannt den QR-Code mit dem Smartphone & fotografiert das Rezept. Die Aufnahme erscheint direkt in der Erfassung am Computer. Solange nichts übertragen wurde, steht dort „Keine Scans vorhanden“. ## Tipps für eine gute Erkennung - Achtet auf gute Beleuchtung – kein Schatten auf dem Rezept. - Haltet das Rezept möglichst gerade & vollständig im Bild. - Vermeidet Reflexionen, besonders bei glänzendem Papier. - Legt das Rezept auf eine ebene, helle Fläche. - Gedruckte Rezepte werden deutlich besser erkannt als handschriftliche. ## Nach dem Scan 1. Prüft die erkannten Daten sorgfältig gegen das Original – insbesondere BSNR, LANR, Diagnose & Einheiten. 2. Ergänzt fehlende Angaben im vollständigen Formular. 3. Das Bild bleibt der Verordnung unter Fotos der Verordnung als Beleg erhalten. 4. Speichert die Verordnung. 💡 Tipp: Auch wenn die automatische Erkennung gut ist – prüft die Daten immer gegen das Original-Rezept. Fehler bei der Verordnungserfassung können zu Absetzungen führen.
Dokumentation & Therapieberichte
Die Behandlungsdokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben & ein wichtiges Qualitätsmerkmal eurer Praxis. In tinana dokumentiert ihr direkt am Termin & erstellt Therapieberichte mit wenigen Klicks. ## Behandlung dokumentieren 1. Öffnet einen Termin im Kalender (Klick auf den Termineintrag). 2. Klickt auf Dokumentation. Es öffnet sich der Dialog Behandlungsdokumentation mit Name & Datum. 3. Tragt eure Behandlungsnotizen in das Textfeld ein. 4. Tippt / im Textfeld, um einen [Textbaustein](/helpcenter/patienten-dokumentation/textbausteine-anlegen) einzufügen. 5. Statt zu tippen könnt ihr diktieren: Über das Mikrofon-Symbol im Textfeld startet ihr die Spracheingabe, ein zweiter Klick stoppt die Aufnahme. Der erkannte Text landet direkt im Feld. 6. Optional: Legt Dateien im Bereich Dokumente ab (Ziehen & Ablegen oder Klick) – z. B. Befundfotos. 7. Klickt auf Speichern. Links im Dialog seht ihr unter Vorherige Dokumentationen den Verlauf früherer Behandlungen dieser Person. So knüpft ihr direkt an die letzte Einheit an, ohne die Akte zu wechseln. ## Dokumentation im Behandlungsverlauf Alle Dokumentationen laufen in der Patientenakte im Behandlungsverlauf zusammen – gemeinsam mit Terminen, Statusänderungen & neu ausgestellten Verordnungen. Über Kommentieren ergänzt ihr dort Einträge, die sich nicht auf einen einzelnen Termin beziehen. ## Therapiebericht erstellen 1. Öffnet einen Termin der betreffenden Verordnung im Kalender. 2. Öffnet über Mehr das Aktionsmenü. 3. Wählt Therapiebericht erstellen. Existiert bereits ein Bericht, heißt der Eintrag Therapiebericht bearbeiten. 4. tinana füllt den Bericht mit den Verordnungsdaten vor (Patient:in, Diagnose, Behandlungszeitraum) & listet die dokumentierten Behandlungen auf. 5. Ergänzt eure Einschätzung: Behandlungsergebnis, Empfehlung für weitere Verordnungen, Prognose. 6. Speichert den Bericht. tinana erzeugt daraus ein PDF. Hat der Arzt auf der Verordnung das Kennzeichen Therapiebericht gesetzt, seht ihr das direkt im Verordnungsformular – so vergisst ihr den Bericht nicht. ## Befundung erstellen Neben dem Therapiebericht könnt ihr zu einer Verordnung eine klinische Befundung festhalten – etwa den Ausgangsbefund zu Beginn der Behandlungsserie. 1. Öffnet einen Termin der betreffenden Verordnung im Kalender. 2. Öffnet über Mehr das Aktionsmenü. 3. Wählt Befundung erstellen. Existiert bereits eine, heißt der Eintrag Befundung bearbeiten. 4. Erfasst den Befund im Textfeld. Auch hier funktionieren Textbausteine über / & die Spracheingabe über das Mikrofon-Symbol. 5. Speichert die Befundung. ## Therapiebericht versenden - Als PDF: Ladet den Bericht herunter & versendet oder druckt ihn. - Per KIM: Sendet den Bericht verschlüsselt über den KIM-Postausgang im Bereich TI an die verordnende Praxis. Das erfordert eine aktive [TI-Anbindung](/helpcenter/integrationen/ti-integrieren). 💡 Tipp: Dokumentiert möglichst direkt nach der Behandlung, solange die Eindrücke frisch sind. Textbausteine helfen, die Dokumentation in unter 2 Minuten zu erledigen.
Textbausteine anlegen
Textbausteine sind wiederverwendbare Textblöcke, die ihr bei der Dokumentation per Kürzel einfügen könnt. Sie sparen enorm viel Zeit & sorgen für einheitliche, professionelle Dokumentation. ## Textbaustein erstellen 1. Navigiert zu Einstellungen → Textbausteine. 2. Klickt auf Neuer Textbaustein. 3. Gebt ein Kürzel ein. Kürzel beginnen mit einem Schrägstrich – z. B. /akut, /besser, /vas7. 4. Gebt den Volltext ein, der beim Kürzel eingefügt werden soll. 5. Klickt auf Erstellen. Die Übersicht zeigt alle Bausteine mit Kürzel & einer Volltext-Vorschau. ## Textbausteine verwenden 1. Öffnet die Behandlungsdokumentation eines Termins. 2. Tippt / in das Textfeld. tinana zeigt die passenden Bausteine als Vorschlagsliste an. 3. Tippt weiter, um die Liste zu filtern (z. B. /vas). 4. Wählt den gewünschten Baustein aus – der Volltext wird eingefügt. 5. Passt den eingefügten Text bei Bedarf an die aktuelle Behandlung an. ## Beispiele für Textbausteine - /akut: „Patient erscheint heute mit akuten Schmerzen; Bewegungsausmaß deutlich eingeschränkt ..." - /besser: „Patient berichtet über eine deutliche Linderung der Beschwerden ..." - /gleich: „Schmerzsymptomatik unverändert im Vergleich zur Voreinheit ..." - /vas3: „Aktuelle Schmerzskala (VAS) liegt bei 3/10 in Ruhe ..." 💡 Tipp: Wählt kurze, sprechende Kürzel nach einem einheitlichen Schema (z. B. /vas3, /vas7). Erstellt Bausteine für eure 10 häufigsten Dokumentationsszenarien – die Zeitersparnis summiert sich schnell auf mehrere Stunden pro Woche.
Formulare erstellen & nutzen
Mit dem Formular-Editor erstellt ihr digitale Formulare für eure Praxis – z. B. Anamnesebögen, Einwilligungserklärungen oder Feedback-Bögen. ## Formular erstellen – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Einstellungen → Formulare. 2. Klickt auf Neues Formular. 3. Gebt dem Formular einen Titel (z. B. „Anamnesebogen Physiotherapie") & optional eine Beschreibung. 4. Fügt Felder hinzu: Klickt links auf einen Feldtyp oder zieht ihn auf die Arbeitsfläche. 5. Ordnet die Felder per Drag & Drop in der gewünschten Reihenfolge an. 6. Prüft das Ergebnis über Vorschau. 7. Klickt auf Speichern. ## Verfügbare Feldtypen - Kurzer Text: einzeiliges Textfeld - Langer Text: mehrzeiliges Textfeld - Einzelauswahl: nur eine Option wählbar - Mehrfachauswahl: mehrere Optionen wählbar - Dropdown: Auswahl aus einer Liste - Skala: numerische Bewertung (z. B. Schmerzskala 0–10) - Sternebewertung: Bewertung mit Sternen - Datum: Datumseingabe - Body Chart: Körperskizze, in der Beschwerden markiert werden können ## Formulare von Patient:innen ausfüllen lassen 1. Öffnet die Patientenakte & wechselt zum Tab Dokumente. 2. Klickt auf Neu & wählt Formular ausfüllen. 3. Wählt das gewünschte Formular aus. 4. Füllt es gemeinsam mit der Patient:in aus oder übergebt das Gerät. 5. Nach dem Speichern liegt das ausgefüllte Formular in der Akte. ## Formulare einsehen Ausgefüllte Formulare findet ihr in der Patientenakte unter Dokumente. Über den Filter Dokumentart → Formulare blendet ihr gezielt nur Formulare ein. 💡 Tipp: Nutzt den Feldtyp Body Chart für Anamnesebögen in der Physiotherapie – eine markierte Körperskizze sagt oft mehr als drei Absätze Freitext.
Ärzt:innen verwalten
Unter Einstellungen → Ärzte hinterlegt ihr verordnende Ärzt:innen. Diese Daten werden bei der Verordnungserfassung vorgeschlagen & für die GKV-Abrechnung benötigt. ## Ärzt:in anlegen 1. Navigiert zu Einstellungen → Ärzte. 2. Klickt auf Arzt hinzufügen. 3. Gebt die folgenden Daten ein: - Titel (Dr. med., Dr. med. dent., Prof. Dr. med., PD Dr. med.) - Vorname & Nachname (Nachname ist Pflichtfeld) - Adresse der Praxis (Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt) - Betriebsstättennummer (BSNR) - Arztnummer (LANR) - Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Handynummer, Faxnummer 4. Klickt auf Erstellen. ## Mehrere Betriebsstätten derselben Person Arbeitet eine Ärzt:in an mehreren Standorten, legt ihr pro Betriebsstätte einen eigenen Eintrag mit der jeweiligen BSNR & Adresse an. In der Übersicht erscheint der Name dann mehrfach – jeweils mit eigener Arztnummer & Adresse. Bei der Verordnungserfassung wählt ihr die Betriebsstätte aus, die auf dem Rezept steht. ## Ärzt:innen bei der Verordnungserfassung nutzen Im Verordnungsformular tragt ihr Betriebsstätten-Nr. & Arzt-Nr. ein. Hinterlegte Ärzt:innen werden dabei vorgeschlagen – so vermeidet ihr Tippfehler bei diesen wichtigen Abrechnungsdaten. ## Warum sind LANR & BSNR wichtig? Die LANR identifiziert die Ärzt:in eindeutig, die BSNR die Praxis. Beide Nummern sind Pflichtangaben auf jeder Verordnung & werden für die GKV-Abrechnung benötigt. Fehlerhafte Nummern führen zu Absetzungen. 💡 Tipp: Fragt beim ersten Rezept einer neuen Ärzt:in nach einer Visitenkarte oder dem Praxisstempel. Dort findet ihr LANR & BSNR zuverlässig.
Zuzahlungsbefreiungen verwalten
Manche Patient:innen sind von der gesetzlichen Zuzahlung befreit (z. B. bei chronischen Erkrankungen oder geringem Einkommen). In tinana hinterlegt ihr Befreiungen in der Patientenakte unter Dokumente. ## Zuzahlungsbefreiung eintragen 1. Öffnet die Patientenakte der betreffenden Person. 2. Wechselt zum Tab Dokumente. 3. Klickt auf Neu & wählt Neue Zuzahlungsbefreiung. 4. Tragt die Krankenkasse ein, die die Befreiung ausgestellt hat. 5. Legt den Gültigkeitszeitraum fest: - Gültig von (Startdatum der Befreiung) - Gültig bis (tinana schlägt den 31.12. des laufenden Jahres vor) 6. Wählt die Befreiungsart: Vollständige Befreiung oder Teilweise Befreiung. 7. Aktiviert Nachweis vorhanden, wenn Befreiungsausweis oder Bescheinigung vorliegen, & tragt optional die Nachweisnummer ein. 8. Optional: Ergänzt eine Bemerkung. 9. Klickt auf Erstellen. ## Befreiungen wiederfinden Im Tab Dokumente filtert ihr über Dokumentart → Zuzahlungsbefreiungen auf die hinterlegten Befreiungen. Jeder Eintrag zeigt Status & Gültigkeitszeitraum – so erkennt ihr auf einen Blick, ob eine Befreiung noch gilt. ## Automatische Berücksichtigung Sobald eine gültige Befreiung hinterlegt ist: - Berechnet das Kassensystem keine Zuzahlungen für die betroffenen Leistungen. - Werden befreite Positionen im Kassiervorgang mit dem Vermerk (befreit) gekennzeichnet. ## Befreiung erneuern Am Jahresende müsst ihr die Befreiung in der Regel erneuern. Bittet die Patient:in, den neuen Befreiungsbescheid mitzubringen, & legt anschließend eine neue Befreiung mit dem aktuellen Gültigkeitszeitraum an. 💡 Tipp: Prüft den Befreiungsbescheid immer auf das korrekte Kalenderjahr & die richtige Krankenkasse. Falsche Angaben können zu Absetzungen führen.