Verordnungen (Rezepte) erfassen

Verordnungen (Rezepte) sind die Grundlage für die Behandlung & Abrechnung von Kassenpatient:innen. In tinana erfasst ihr Verordnungen digital & tinana weist euch auf fehlende oder unplausible Angaben hin.

Verordnung erfassen – Schritt für Schritt

1. Navigiert zu Verordnungen in der Seitenleiste oder öffnet eine Patientenakte (Tab Verordnungen).
2. Klickt auf Neue Verordnung. Im Kalender erreicht ihr denselben Dialog über Verordnung erfassen.
3. Wählt den Erfassungsweg: Manuelle Eingabe, Hochladen (Foto der Verordnung als PNG oder JPG) oder Scanner (Aufnahme über ein verbundenes Mobilgerät).
4. Wählt die:den Patient:in aus.
5. Wählt die Verordnungsart:
6. - Muster 13 (Kassenrezept)
7. - Privat
8. - Blanko (Blankoverordnung nach § 125a SGB V)
9. - BG (Berufsgenossenschaft)
10. - Zahnarzt
11. - Entlassmanagement
12. Habt ihr mehrere Leistungserbringer, wählt den Heilmittelbereich.
13. Tragt das Datum der Verordnung ein.
14. Wählt die verordneten Heilmittel – beim Privatrezept die Privatleistungen. Unter Schnellwahl stehen eure häufigsten Positionen bereit.
15. Klickt auf Speichern – oder auf Ganzes Formular öffnen, um alle Angaben des Rezepts zu erfassen.

Nach dem Speichern zeigt tinana Verordnung angelegt. Von dort plant ihr Termine (Termine planen öffnet den Kalender mit vorausgewählter Verordnung), ordnet bereits gebuchte Termine zu (… Termine zuordnen) oder öffnet die Verordnung (Verordnung ansehen).

Das vollständige Verordnungsformular

Im vollständigen Formular erfasst ihr das Rezept feldgenau wie auf dem Papier – das Formular bildet den Vordruck der jeweiligen Verordnungsart nach. Bei Muster 13 sind das:

• Kopf: Krankenkasse bzw. Kostenträger, Name, Vorname & Anschrift, Geburtsdatum, Kostenträgerkennung, Versicherten-Nr. & Status, Betriebsstätten-Nr. (BSNR), Arzt-Nr. (LANR), Ausstellungsdatum
• Kennzeichen: Zuzahlungsfrei / Zuzahlungspflichtig, Unfallfolgen, BVG
• Heilmittelbereich: Physiotherapie, Podologische Therapie, Stimm-, Sprech-, Sprach- & Schlucktherapie oder Ergotherapie
• Diagnose: ICD-10-Code(s) mit Suchfunktion, Diagnosetext, Diagnosegruppe, BVB / LHB
• Leitsymptomatik: a, b, c oder patientenindividuell als Freitext
• Heilmittel: bis zu drei Positionen mit Einheiten & optionaler Doppelbehandlung, dazu ein ergänzendes Heilmittel
• Kennzeichen Therapiebericht & Hausbesuch
• Therapiefrequenz (Minimum & Maximum pro Woche) & Dringlicher Behandlungsbedarf (innerhalb von 14 Tagen)
• Therapieziele / weitere med. Befunde & Hinweise
• Arztstempel & Unterschrift gesetzt
• IK des Leistungserbringers – die Abrechnungseinheit, unter der abgerechnet wird

Die Angaben im Kopf gelten für diese Verordnung, so wie sie auf dem Rezept stehen. Weicht ein Wert von den Patientendaten ab, markiert tinana das Feld. Beim Speichern fragt tinana, ob die abweichenden Angaben auch in die Patientendaten übernommen werden – oder nur auf der Verordnung gelten (Nein, nur auf der Verordnung ändern).

Die anderen Verordnungsarten haben ihren eigenen Vordruck: Die BG-Verordnung erfasst u. a. Unfallversicherungsträger, Unfalltag, Aktenzeichen des UV-Trägers & die Durchgangsärzt:in, die Zahnarzt-Verordnung vorrangige & ergänzende Heilmittel, das Privatrezept eine Liste der Privatleistungen. Habt ihr die falsche Art gewählt, wechselt ihr sie über Ändern neben der Verordnungsart oben im Formular. Gehen dabei Angaben verloren, fragt tinana vorher nach.

Automatische Validierung

tinana prüft eure Eingaben in Echtzeit & warnt bei:

• Fehlenden Pflichtangaben (z. B. fehlende BSNR oder fehlender Arztstempel)
• Widersprüchen zwischen Kennzeichen (z. B. BVG-Verordnungen sind von der Zuzahlung befreit)
• Ungültigen Heilmittelkombinationen laut Heilmittelkatalog

Gibt es beim Speichern noch offene Fehler, könnt ihr die Verordnung über Trotzdem speichern trotzdem anlegen & später vervollständigen.

Fortschritt & Belege

Rechts neben dem Formular zeigt tinana den Fortschritt: wie viele der verordneten Einheiten bereits stattgefunden haben, dazu Gültig von & Gültig bis. Über Fotos der Verordnung hinterlegt ihr Aufnahmen des Papierrezepts als Beleg.

Die Verordnung hat drei Tabs:

• Details: das Verordnungsformular
• Termine: alle gebuchten Einheiten mit Datum, Status, Leistung, Mitarbeiter:in & Abrechnungsstand
• Abrechnung: der Abrechnungsstand dieser Verordnung

Über das Aktionsmenü oben rechts erstellt ihr einen Therapiebericht oder eine Folgeverordnung, markiert eine Verordnung Als beendet – oder stellt sie, wenn doch noch Einheiten offen sind, auf Weiter behandeln zurück.

Termine nachträglich zuordnen

Wurde ein Termin ohne Verordnung gebucht, zeigt tinana am Termin die Aufgabe Verordnung hinterlegen bzw. Verordnung zuordnen. Sie öffnet einen Assistenten:

1. Termin ansehen: tinana zeigt den Termin, dem die Verordnung fehlt. Klickt auf Verordnung hinterlegen.
2. Verordnung wählen: Wählt eine vorhandene Verordnung mit freien Plätzen – passende stehen oben – oder Neue Verordnung anlegen (Foto, Upload oder manuell). Abgelaufene & abgerechnete Verordnungen werden nicht angeboten.
3. Weitere Termine: Unter Termine belegen ist der Ausgangstermin vorausgewählt. Über … weitere Termine ohne Verordnung einblenden nehmt ihr weitere hinzu – mit Ja, automatisch so viele, wie die Verordnung noch abdeckt, oder über Manuell wählen.
4. Klickt auf … Termine zuordnen.

Bei Blanko-Verordnungen gibt es kein festes Limit; vorausgewählt sind dann die nächsten 12 Termine. Denselben Assistenten öffnet ihr in der Verordnung & in der Patientenakte über den Hinweis … Termine ohne Verordnung → Zuweisen.